Gebühren: Notar Kostenrechnung – Aufnahme eines Dokuments in die elektronische Urkundensammlung als eigene Auslagenposition

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Im RA-MICRO Programmfenster Notar Kostenrechnung werden zwei neue Auslagenpositionen zur Verfügung gestellt. Diese dienen der Weiterberechnung der Gebühren der elektronischen Urkundensammlung an den Zahlungspflichtigen mit dem KV 32015 GNotKG: 

32015 – Aufnahme eines Dokuments in die elektronische Urkundensammlung … 4,50 € 

32015 – Beglaubigung von Unterschriften, die nicht mit der Fertigung eines Entwurfs in Zusammenhang stehen … 2,50 € 

Die beiden Auslagenpositionen werden unter Auslagen angeboten: 

Anschließend werden diese unter der Kurzbezeichnung 32015 Sonstige Auslagen nach Steuern in die Notar Kostenrechnung übernommen, in der Anlage mit den jew. Langbezeichnungen ausgewiesen und an das Kostenregister übergeben.

 

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Lohn/Gehalt – Änderungen zur Berechnung der Lohnsteuer gemäß Jahressteuergesetz 2022 

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Neu:

Im Modul Lohn/Gehalt wurde die durch das Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom 13.02.2023 bekanntgegebene Änderung des neuen Ablaufplans zur Lohnsteuerberechnung (Anhebung des Arbeitnehmer-Pauschbetrags auf 1.230,00 € und des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende auf 4.260,00 €) umgesetzt. 

 

Zweck:

Die Änderungen bewirken, dass die vom Gesetzgeber verpflichtende Anwendung für Gehaltsberechnungen ab dem 01.04.2023 erfolgen kann. 

 

Funktion:

Die Änderungen sind rückwirkend zum 01.01.2023 anzuwenden. Daher sind die Gehälter für die einzelnen Mitarbeiter ab Januar 2023 chronologisch nochmals neu zu berechnen. 

Die geänderten Lohnsteuerwerte können im Anschluss über eine berichtigte Lohnsteueranmeldung für den jeweiligen Zeitraum (Monat oder Quartal) an das Finanzamt übermittelt werden. 

Im Falle ausgeschiedener Mitarbeiter, für die bereits eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt wurde, muss keine Nachberechnung erfolgen.

 

Verfügbar ab RA-MICRO Version 2023.04.001

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E-Notarpostfach – Überarbeitung der Funktion Neue Nachricht

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Im Zusammenhang mit der Bereitstellung einer aktuellen Version der beN-Schnittstelle durch die Bundesnotarkammer ist nunmehr die Adressierung von  beA-Postfächern möglich.

Zu diesem Zweck wurde die Funktion Neue Nachricht überarbeitet und neu strukturiert.

Über Neue Nachricht

  • an Gericht können wie gewohnt Gerichte erreicht werden, z.B. um Anträge gemäß § 14b FamFG einzureichen
  • an andere Empfänger können Nachrichten an beA-Empfänger, Ämter und Behörden oder Privatpersonen mit elektronischem Postfach erstellt und später versandt werden.
  • Neue Registeranmeldung bereitet einen neuen Antrag an die Registergerichte zum Versand vor.
  • Neuer Grundbuchantrag bereitet einen neuen Antrag an die Grundbuchämter zum Versand vor.

Hinzugekommen ist das Fenster Neue Nachricht an andere Empfänger:

Der Empfänger kann wahlweise über die RA-MICRO Adresse oder über die Such- Funktion (Lupe) adressiert werden. Wurde in der RA-MICRO Adresse bereits eine Safe-ID hinterlegt, wird diese im Hintergrund für die Adressierung des Empfängers verwendet. Wurde noch keine Safe-ID in der Adresse hinterlegt, startet die Such-Funktion automatisch und übernimmt den Namen aus der RA-MICRO Adresse.

Im nachfolgenden können dann Sendungsgrund und -priorität ergänzt werden, auch die Anforderung eines eEBs wäre möglich. Nach dem Beifügen der benötigten Dokumente oder Erstellung eines Anschreibens kann die Nachricht an den Postausgang übergeben und von dort gesendet werden.

 

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Urkundsgeschäfte – Neue Anforderungen der Schnittstelle zum UVZ

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Die aktuelle Version der von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellten Schnittstelle zum elektronischen Urkundenverzeichnis (UVZ) kann nunmehr das Merkmal eines Beteiligten, dass dieser sowohl für sich selbst als auch als Vertreter eines anderen handelt, übergeben werden.

Dieses Merkmal wird automatisch beim Export des Eintrags generiert, sobald ein Beteiligter auf der Karteikarte Beteiligte mehrmals aufgenommen und dabei zugleich als Vertreter gekennzeichnet wurde:

Außerdem können die Informationen, ob es sich um eine Videobeurkundung oder eine Vollzugsbeglaubigung handelt, an das Urkundenverzeichnis übermittelt werden. Dazu wurden zwei neue Optionen auf der Karteikarte Urkunde eingefügt:

Die Option Vollzugsbeglaubigung ist nur wählbar bei den Geschäftsarten:

  • von Unterschriften, Handzeichen oder qeS mit Anfertigung eines Urkundenentwurfs
  • von Unterschriften, Handzeichen oder qeS ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs

 

Für alle übrigen Auswahlmöglichkeiten steht diese Option nicht zur Verfügung

Im Zuge der Umsetzungen zur aktuellen Schnittstellen-Versionierung sind die Eingabemöglichkeiten für die Geschäftsgruppen entfallen. Diese können nicht an das Urkundenverzeichnis übergeben oder dort ausgewertet werden.

 

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Gebühren: Zeithonorar II Stapelabrechnung – Ausgabe als XRechnung und Unterbrechungsmöglichkeit auf der Schlusstextseite

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Mit der im RA-MICRO Programmfenster ZH-Abrechnung zur Verfügung stehenden Zeithonorar II Stapelabrechnung kann jetzt eine XRechnung erstellt und in der E-Akte gespeichert werden.  

Dazu muss im Programmfenster ZH-Abrechnung die Option XRechnung mit Speicherung in E-Akte gesetzt werden: 

Das Programm unterbricht bei gesetzter Option den Rechnungslauf auf der Seite 1. Wird dort die Option XRechnung gesetzt, die Leitweg-ID eingetragen und mit Weiter bestätigt, dann erfolgt am Ende des Rechnungslaufs die Ausgabe als XRechnung. Die XRechnungs-XML wird in der E-Akte zur Akte gespeichert. 

Zusätzlich wird eine weitere Unterbrechungsmöglichkeit auf der Schlusstextseite zur Verfügung gestellt. Diese kann in den Einstellungen Gebühren/Kosten im Reiter Zeithonorar angewählt werden. Die Unterbrechung ermöglicht unter anderem die individuelle Bearbeitung von Schlusstext und Grußformel: 

 

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Gebühren: Beratungshilfe – Das neue Beratungshilfeformular

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Zum 1. März 2023 ist die Nutzung eines neuen Beratungshilfeformulars im Rahmen der Beratungshilfeabrechnung verpflichtend. Das neue Formular steht im RA-MICRO Programmfenster Beratungshilfe zur Verfügung. 

Künftig wird es drei Optionen zur Vorlage des Beratungshilfescheins geben: 

Diese Optionen können im RA-MICRO Programmfenster Beratungshilfe auf Seite 1 per Checkbox ausgewählt werden: 

Der bislang aufgedruckte Zusatz „Das Vorliegen des Berechtigungsscheins im Original wird anwaltlich versichert. Für den Fall des Bestreitens wird dieser nachgereicht.“ entfällt. 

Die Erweiterung der Beratungspersonen um Steuerberater u.a. findet Eingang in das Formular. Die geänderte Signatur Beratungsperson kann mit der Funktion Namenszug drucken auf Seite 3 des RA-MICRO Programmfensters Beratungshilfe befüllt werden. 

Weiterhin sieht das Formular in der Zeile Dokumentenpauschale die Aufschlüsselung der Schwarz-Weiß-Kopien vor. Sonstige im Rahmen des 7000 VV RVG anfallende Dokumentenpauschalen werden in der Spalte Betrag mit aufgeführt und im Anhang aufgeschlüsselt. 

 

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E-Workflow: E-Akte 2 – WebAkte

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Neu:

In der E-Akte 2 steht die Funktion der WebAkte  zur Verfügung.

Zweck:

Die WebAkte der e.Consult AG vereinfacht die elektronische Kommunikation zwischen Kanzleien und Mandanten sowie Dritten und ist direkt in den RA-MICRO E-Workflow integriert.

Funktion:

Um die Schnittstelle zur WebAkte der Firma e.Consult AG nutzen zu können, sind die Zugangsdaten der Kanzlei in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte zu speichern. Über den RAMICRO Online Store kann die WebAkte der Firma e.Consult AG abonniert werden.

Mit der Funktion WebAkte können Dokumente mit wenigen Klicks aus der E-Akte heraus an die WebAkte gesendet werden, um den Mandanten über einen separat verschlüsselten Webzugang zu informieren.

Es kann individuell gewählt werden, welche Dokumente der Mandant sehen soll. Der Zugriff ist SSLverschlüsselt und mobil für Mandanten erreichbar. Außerdem können Dokumente mit Rechtsschutz- und Haftpflichtversicherungen ausgetauscht, neue Mandate online empfangen oder Deckungszusagen medienbruchsfrei eingeholt werden.

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Lohn: Befreiungsantrag von der euBP

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Seit dem 01.01.2023 sind die für die Prüfung durch die Rentenversicherung notwendigen Daten elektronisch zu übermitteln (euBP).  

Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung verzichtet werden. RA-MICRO Kunden, die das Lohnprogramm verwenden, müssen diesen Antrag auf Befreiung stellen, da die Sozialversicherungsdaten manuell per sv.net übermittelt werden. Der Antrag auf Befreiung ist bei der zuständigen Rentenversicherung zu stellen.  

In RA-MICRO erscheint hierzu bei Verwendung des Lohnprogramms folgende Hinweismeldung: 

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Notariat – Elektronischer Rechtsverkehr: Hinweismeldung zur Verwendung von zulässigen Dateinamen

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Neu: 

Prüfung und ggf. Anzeige einer Hinweismeldung zur Verwendung von zulässigen Dateinamen im elektronischen Rechtsverkehr. 

Zweck: 

Die Prüfung der Dateinamen erfolgt gemäß den Anforderungen für die Teilnahme von Drittanwendungen am OSCI-gestützten elektronischen Rechtsverkehr. 

Funktion: 

Hierbei gelten die folgenden Bedingungen für die Vergabe von Dateinamen:  

  • Die Länge von Dateinamen darf nur 90 Zeichen inkl. der Dateiendungen betragen. 
  • In Dateinamen dürfen nur noch alle Buchstaben des deutschen Alphabetes einschließlich der Umlaute Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü und ß genutzt werden. 
  • Zudem dürfen alle Ziffern und die Zeichen „Unterstrich“ und „Minus“ genutzt werden. 
  • Leerzeichen sind nicht zulässig. 
  • Punkte sind nur als Trennung zwischen dem Dateinamen und der Dateinamenserweiterung zulässig. 
  • Nur bei konkatenierten Dateinamensendungen, z.B. bei abgesetzten Signaturdateien, dürfen Punkte auch im Dateinamen genutzt werden. (z.B. Dokument1.pdf.pkcs7) 

 

Sofern der Dateiname des gewählten Dokumentes von diesen Vorgaben abweicht, wird eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt: 

Die Dokumente müssen dann gemäß den Vorgaben umbenannt oder neu erstellt werden. 

 

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Termine/Fristen: Verbesserte Fristenverwaltung

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Das Programmfenster Fristen wurde überarbeitet, um die Fristenverwaltung zu verbessern und die Fristenüberwachung zu erleichtern.

Sofern nur ein Sachbearbeiter zur Akte vorhanden ist, wird dieser bei der Fristenerfassung automatisch vorgeschlagen. Weiterhin wird nur noch die jeweils aktive Eingabemöglichkeit angezeigt, je nachdem ob nur Eine Frist oder Mehrere Fristen als Kette erfasst werden sollen.

Während der Fristenerfassung wird ein Wochentagskürzel eingefügt, welches den Wochentag des Fristablaufs anzeigt. Handelt es sich dabei um einen eingestellten landesspezifischen oder bundesweiten Feiertag oder um einen Sa/So (sofern das Fristende samstags nicht zugelassen wird), dann wird das Wochentagskürzel rot eingefärbt. Das Fristende wird, wie bisher auch, auf den nächsten Werktag vorgetragen.

In den Moduleinstellungen Termine/Fristen kann benutzerbezogen mittels der neu geschaffenen Einstellung “Warnmeldung, wenn Datum in Sperrzeit liegt” für die Fristen angewählt werden, ob beim Eintragen während einer Sperrzeit eine Warnmeldung angezeigt werden soll.
Im Programmfenster Fristen wird die Spalte “erledigt am“ hinzugefügt. Neu erfasste Fristen werden hellgrau hervorgehoben, um diese auch bei einer Vielzahl von Fristen zu einer Akte schneller erkennbar zu machen. Werden Fristen erfasst, aber nicht abgespeichert, so erfolgt zur Sicherheit eine Abfrage, ob die nicht gespeicherten Fristen verworfen werden sollen.
Im Eingabekontrollfenster werden neu erfasste Fristen ebenfalls hellgrau hervorgehoben. Standardmäßig wird nach Fristablauf sortiert, es kann individuell z.B. nach Fristbeginn sortiert werden.
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