Notariat – Elektronischer Rechtsverkehr: Übernahme von Dokumenten aus E-Akte Unterordnern

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Neu: 

Im Elektronischen Rechtsverkehr werden in der Dokumentenauswahl bei der Übernahme von Dokumenten aus der E-Akte nunmehr die Unterordner der E-Akte sowie eine etwaige farbliche Kennzeichnung von Dokumenten angezeigt. 

Zweck: 

Die Anzeige der Unterordner unterstützt die Organisation zur Abarbeitung von notariellen Sachverhalten im elektronischen Rechtsverkehr. 

Dokumente, die zur Übernahme an eine elektronische Nachricht im Grundbuchverkehr vorbereitet und insoweit farblich gekennzeichnet und/oder strukturiert in E-Akte Unterordnern zusammengestellt wurden, können nun einfacher ausgewählt werden. 

Funktion: 

Soweit in der E-Akte Unterordner für die betreffende Akte hinterlegt wurden, werden diese im oberen linken Bereich des Auswahlfensters angezeigt:

Bei Auswahl einen Unterordners werden nur die jeweils enthaltenen Schreiben dieses Unterordners angezeigt. 

Zusätzlich werden die Rubrikfarben anzeigt, wenn diese zu den Dokument-Metadaten in der E-Akte hinterlegt wurden: 

 

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Notariat – Elektronische Beglaubigung: Neue Funktionen “Unkenntlich” und verbesserte Vorschau

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Neu: 

In der Funktion Elektronischen Beglaubigung/Signatur wurde die Option Unkenntlich eingebunden und die Vorschau optimiert.

 

Zweck: 

Die Dienstordnung für Notarinnen und Notare regelt nunmehr, dass ausgewählte Angaben zu den Beteiligten, z.B. private Wohnanschrift, nicht mehr in den Dokumenten, die in öffentlich beglaubigter Form an das Handels- oder ähnliche Register übermittelt werden, enthalten sein dürfen. 

Funktion: 

Die neue Option Unkenntlich befindet sich in der Abschlussleiste der Funktion Elektronische Beglaubigung/Signatur. 

Nach Auswahl dieser Funktion wird in der linken oberen Ecke ein weißes Rechteck angezeigt, 

welches mit der Maus an der gewünschten Stelle im Text platziert werden kann. Ebenfalls über die Mausbedienung kann die Größe des Rechtecks angepasst werden, so dass, der zu weißende Text vollständig verdeckt ist: 

 

Über die separaten Button OK und Abbruch: 

ist die Platzierung der zu weißenden Textpassage zu bestätigen oder abzubrechen. 

Bei Bestätigung mit OK wird der gewählte Text aus dem Dokument entfernt, beim Speichern des Dokumentes bleibt diese Textstelle weiß und kann nicht wiederhergestellt werden: 

In diesem Zusammenhang wurde die Schaltfläche zur Bearbeitung des Beglaubigungsvermerks aus der Abschlussleiste entfernt und direkt neben der Auswahl für den Beglaubigungsvermerk platziert: 

Über die Vorschau wird nun, anders als bisher, immer das vollständige Dokument – inklusive Beglaubigungsvermerk – so angezeigt, wie es nach der Speicherung oder Signatur aussehen würde. Über die Lesezeichenfunktion in der linken Menüleiste, sind die einzelnen Bestandteile des Gesamtdokuments zur Anzeige auswählbar: 

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E-Notarpostfach – Überarbeitung der Funktion Neue Nachricht

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Im Zusammenhang mit der Bereitstellung einer aktuellen Version der beN-Schnittstelle durch die Bundesnotarkammer ist nunmehr die Adressierung von  beA-Postfächern möglich.

Zu diesem Zweck wurde die Funktion Neue Nachricht überarbeitet und neu strukturiert.

Über Neue Nachricht

  • an Gericht können wie gewohnt Gerichte erreicht werden, z.B. um Anträge gemäß § 14b FamFG einzureichen
  • an andere Empfänger können Nachrichten an beA-Empfänger, Ämter und Behörden oder Privatpersonen mit elektronischem Postfach erstellt und später versandt werden.
  • Neue Registeranmeldung bereitet einen neuen Antrag an die Registergerichte zum Versand vor.
  • Neuer Grundbuchantrag bereitet einen neuen Antrag an die Grundbuchämter zum Versand vor.

Hinzugekommen ist das Fenster Neue Nachricht an andere Empfänger:

Der Empfänger kann wahlweise über die RA-MICRO Adresse oder über die Such- Funktion (Lupe) adressiert werden. Wurde in der RA-MICRO Adresse bereits eine Safe-ID hinterlegt, wird diese im Hintergrund für die Adressierung des Empfängers verwendet. Wurde noch keine Safe-ID in der Adresse hinterlegt, startet die Such-Funktion automatisch und übernimmt den Namen aus der RA-MICRO Adresse.

Im nachfolgenden können dann Sendungsgrund und -priorität ergänzt werden, auch die Anforderung eines eEBs wäre möglich. Nach dem Beifügen der benötigten Dokumente oder Erstellung eines Anschreibens kann die Nachricht an den Postausgang übergeben und von dort gesendet werden.

 

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Urkundsgeschäfte – Neue Anforderungen der Schnittstelle zum UVZ

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Die aktuelle Version der von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellten Schnittstelle zum elektronischen Urkundenverzeichnis (UVZ) kann nunmehr das Merkmal eines Beteiligten, dass dieser sowohl für sich selbst als auch als Vertreter eines anderen handelt, übergeben werden.

Dieses Merkmal wird automatisch beim Export des Eintrags generiert, sobald ein Beteiligter auf der Karteikarte Beteiligte mehrmals aufgenommen und dabei zugleich als Vertreter gekennzeichnet wurde:

Außerdem können die Informationen, ob es sich um eine Videobeurkundung oder eine Vollzugsbeglaubigung handelt, an das Urkundenverzeichnis übermittelt werden. Dazu wurden zwei neue Optionen auf der Karteikarte Urkunde eingefügt:

Die Option Vollzugsbeglaubigung ist nur wählbar bei den Geschäftsarten:

  • von Unterschriften, Handzeichen oder qeS mit Anfertigung eines Urkundenentwurfs
  • von Unterschriften, Handzeichen oder qeS ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs

 

Für alle übrigen Auswahlmöglichkeiten steht diese Option nicht zur Verfügung

Im Zuge der Umsetzungen zur aktuellen Schnittstellen-Versionierung sind die Eingabemöglichkeiten für die Geschäftsgruppen entfallen. Diese können nicht an das Urkundenverzeichnis übergeben oder dort ausgewertet werden.

 

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Notariat – Elektronischer Rechtsverkehr: Hinweismeldung zur Verwendung von zulässigen Dateinamen

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Neu: 

Prüfung und ggf. Anzeige einer Hinweismeldung zur Verwendung von zulässigen Dateinamen im elektronischen Rechtsverkehr. 

Zweck: 

Die Prüfung der Dateinamen erfolgt gemäß den Anforderungen für die Teilnahme von Drittanwendungen am OSCI-gestützten elektronischen Rechtsverkehr. 

Funktion: 

Hierbei gelten die folgenden Bedingungen für die Vergabe von Dateinamen:  

  • Die Länge von Dateinamen darf nur 90 Zeichen inkl. der Dateiendungen betragen. 
  • In Dateinamen dürfen nur noch alle Buchstaben des deutschen Alphabetes einschließlich der Umlaute Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü und ß genutzt werden. 
  • Zudem dürfen alle Ziffern und die Zeichen „Unterstrich“ und „Minus“ genutzt werden. 
  • Leerzeichen sind nicht zulässig. 
  • Punkte sind nur als Trennung zwischen dem Dateinamen und der Dateinamenserweiterung zulässig. 
  • Nur bei konkatenierten Dateinamensendungen, z.B. bei abgesetzten Signaturdateien, dürfen Punkte auch im Dateinamen genutzt werden. (z.B. Dokument1.pdf.pkcs7) 

 

Sofern der Dateiname des gewählten Dokumentes von diesen Vorgaben abweicht, wird eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt: 

Die Dokumente müssen dann gemäß den Vorgaben umbenannt oder neu erstellt werden. 

 

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Notariat: Urkundsgeschäfte – Übergabe der elektronischen Fassung der Urschrift in die elektronische Urkundensammlung zum 01.07.2022

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Mit dem 01.07.2022 besteht die Verpflichtung für Notariate, alle neu errichteten Urkunden als “elektronische Fassung der Urschrift” in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren.

Unter Urkundsgeschäfte, Urkundenrolle, Neu ermöglicht die neue Auswahl Dokumente die Verwendung bereits beglaubigter, signierter bzw. unsignierter elektronischer Dokumente aus einem Dateiordner oder der E-Akte.

Zunächst sind die Urkundeneinträge wie gewohnt vorzunehmen. Dokumente wird erst aktiv, wenn ein Beurkundungsdatum ab dem 01.07.2022 eingetragen wird.

Anschließend können sowohl zuvor über Beglaubigung/Signatur elektronisch beglaubigte und signierte Dokumente aus dem Dateisystem als auch unsignierte Dokumente aus dem Dateisystem bzw. aus der E-Akte übernommen werden.

Die mit * als Pflichtfelder gekennzeichneten Eingabefelder sind auszufüllen. Dabei ist die Dokumentart aus einer abschließenden Liste, die nicht durch individuelle Einträge erweitert werden kann, zu wählen. Dokumente enthält eine Dokumentenvorschau zur umfassenden Kontrolle.

Mit Übernehmen wird das ausgewählte Dokument für den Export zum UVZ übernommen. Über Plus und Minus können weitere Dokumente hinzugefügt oder bereits gewählte entfernt werden.

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Notariat: Verwahrung – Elektronisches Verwahrungsverzeichnis der BNotK

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Ab dem 01.01.2022 haben Notar/innen gemäß § 59a BeurkG ein elektronisches Verzeichnis über die Verwahrungsmassen im elektronischen Urkundenarchiv (§ 78h Bundesnotarordnung) der Bundesnotarkammer (BNotK) zu führen.

Die BNotK stellt auch hier eine Schnittstelle zur Verfügung, welche einen manuellen Import erforderlich macht.

Über die Programmfunktion Verwahrung können die Eintragungen der Massen wie gewohnt vorgenommen und im Anschluss exportiert und in das elektronische Verwahrungsverzeichnis (VVZ) der BNotK importiert werden.

Eine automatisierte Schnittstelle, die eine Synchronisation mit der Notariats-Software ermöglicht, soll durch die BNotK nachgereicht werden.

Die nachfolgenden Programmfunktionen sind automatisch ab dem 01.01.2022 in der RA-MICRO Kanzleisoftware sichtbar.

Erforderlich, aber auch ausreichend, ist eine Version des Software XNP der BNotK in der derzeit kostenfreien Basisversion.

In den Einstellungen des Notariats ist zunächst unter ERV ein Exportverzeichnis für die Exportdatei zu wählen.

Der über Verwahrung, Massenbuch, Neu gespeicherte Massen-Eintrag ist über Notariat, Elektronischer Rechtsverkehr in der Programmfunktion Export XNP/VVZ zum Export auszuwählen:

In der Spalte Export zu XNP zum jeweiligen Urkundeneintrag werden zum Export vorgesehenen Einträge mit einem grünen Haken markiert. Nach Bestätigung über die Schaltfläche wird die Datei in dem in den Einstellungen gewählten Exportpfad gespeichert und kann von dort aus über XNP in das VVZ übernommen werden.

Danach ist in die XNP-Software der BNotK zu wechseln und die Exportdatei zu importieren.

 

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Notariat: Urkundsgeschäfte – Elektronisches Urkundenverzeichnis der BNotK

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Mit dem 01.01.2022 ist der Anforderung des § 55 Beurkundungsgesetz (BeurkG) Rechnung zu tragen, ein elektronisches Urkundenverzeichnis (UVZ) und eine elektronische Urkundensammlung (USL) im Elektronischen Urkundenarchiv der BNotK (§ 78h der Bundesnotarordnung, BNotO) zu führen. Das UVZ löst die bisherige Urkundenrolle sowie das Erbvertragsverzeichnis und das dazugehörige Namensverzeichnis ab.

Die BNotK stellt zunächst eine Schnittstelle zur Verfügung, welche einen manuellen Import erforderlich macht. Eine automatisierte Schnittstelle, die eine Synchronisation mit der Notariats-Software ermöglicht, soll nachgereicht werden.

So enthält die Programmfunktion Urkundsgeschäfte die Möglichkeit, den bisherigen Eintrag der Urkundenrolle zu exportieren und in das elektronische Urkundenverzeichnis (UVZ) der Bundesnotarkammer (BNotK) zu importieren.

Die nachfolgenden Funktionen sind automatisch ab dem 01.01.2022 in der RA-MICRO Kanzleisoftware sichtbar.

Erforderlich, aber auch ausreichend, ist eine Version des Software XNP der BNotK in der derzeit kostenfreien Basisversion. In den Einstellungen des Notariats ist zunächst unter ERV ein Exportverzeichnis für die Exportdatei zu wählen.

Nach der Beurkundung wird die Urkunde wie gewohnt unter Notariat, Urkundsgeschäfte, Urkundenrolle, Neu erfasst. Es können zusätzliche Angaben hinsichtlich des Notarvertreters oder der Verwahrung eines Erbvertrages sowie Angaben zur Anzahl der Ausfertigungen erfasst werden.

Nach dem Speichern ist über Notariat, Elektron. Rechtsverkehr die Programmfunktion Export XNP/UVZ aufzurufen:

Mit Klick in die Spalte Export zu XNP zum jeweiligen Urkundeneintrag werden die Daten des Eintrags an die Exportdatei übergeben. Nach Bestätigung über die Schaltfläche  wird diese in dem in den Einstellungen hinterlegten Exportpfad gespeichert und kann von dort aus über XNP in das UVZ übernommen werden. Danach ist in die XNP-Software zu wechseln und die Exportdatei zu importieren.

Der importierte Eintrag ist im UVZ durch die bewusste Bestätigung des Eintrags abzuschließen. Es wird empfohlen, die Übergabe an das UVZ in der RA-MICRO Urkundenrolle – Export XNP in der Spalte Eingetragen ins UVZ zu dokumentieren.

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Notariat: Unterstützung der SecSigner Signatursoftware

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Neu:

Im Modul Notariat wird die Signatursoftware SecSigner von SecCommerce unterstützt.

 

Zweck:

Die bisher im Notariat allein unterstützte Signatursoftware OpenLimit SignCubes wird aufgrund der Insolvenz von OpenLimit für Neukunden nicht mehr angeboten und für Bestandskunden nicht mehr aktualisiert. Als Alternative kommt die bereits im Modul E‑Workflow bewährte Signatursoftware SecSigner von SecCommerce nun auch im Notariat zur Anwendung.

Funktion:

Über Notariat, Elektronischer Rechtsverkehr, Beglaubigung/Signatur, Neu ist SecSigner als Signaturkomponente einsetzbar. Nach Auswahl des zu signierenden Dokumentes und Betätigung der Signieren-Schaltfläche startet SecSigner und das Dokument kann nach Auswahl der Signaturkarte qualifiziert elektronisch signiert werden:

Ebenso wird SecSigner als Signatursoftware gestartet, wenn über die Anzeige der unsignierten Dokumente eine Auswahl getroffen und anschließend Signieren gewählt wird:

 

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