Die für die Entwicklung und Bereitstellung der elektronischen Anwaltspostfächer entstehenden Kosten werden von der Bundesrechtsanwaltskammer über den Kammerbeitrag der regionalen Rechtsanwaltskammern erhoben und eingezogen. In welcher Form die regionalen Kammern diesen Betrag finanzieren, ist unterschiedlich geregelt. Zum Teil erfolgt dies durch eine Erhöhung der jährlichen Mitgliedsbeiträge, zum Teil über eine Umlagefinanzierung durch Rückgriff auf das jeweilige Kammervermögen/ Rückstellungen oder durch eine Mischfinanzierung aus den genannten Elementen. Bitte informieren Sie sich bei Ihrer jeweiligen Rechtsanwaltskammer, welche Finanzierung auf der Kammerversammlung beschlossen wurde. Für das Jahr 2018 hat die BRAK-Hauptversammlung im Mai 2017 beschlossen, dass die Kammern pro Mitglied einen beA-Beitrag von 58 Euro abzuführen haben. Überschüsse aus dem Vorjahr werden jeweils in die nächsten Haushaltsjahre vorgetragen; so wurde z. B. der Beitrag für 2018 um 9 Euro gegenüber dem Vorjahr reduziert.
Fragen und Antworten zum Elektronischen Rechtsverkehr und zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach
Das besondere elektronische Anwaltspostfach wurde per Gesetz eingeführt, um die Voraussetzungen für eine sichere digitale Kommunikation zwischen Anwälten untereinander sowie zwischen der Anwaltschaft und der Justiz zu schaffen. Damit soll zugleich der derzeit noch bestehende “Flickenteppich” beim elektronischen Rechtsverkehr innerhalb der einzelnen Bundesländer beseitigt und eine bundesweit flächendeckende elektronische Infrastruktur geschaffen werden. Das beA wird – ggf. nach einer kurzen Umstellungsphase – zu einer Effektivierung und Beschleunigung der Arbeitsabläufe innerhalb der Kanzlei führen. Mittelfristig wird die ausschließlich elektronische Kommunikation zu einer Verkürzung der Postlaufzeiten und einer Einsparung an Druck-, Papier- und Portokosten führen.
Siehe zunächst unter “Muss ich zur Vorbereitung auf die Nutzung des elektronischen Anwaltspostfachs irgendwelche Vorkehrungen treffen?” .
Im Übrigen benötigen Sie zum Betrieb des beA lediglich:
- einen Computer mit Internetanschluss
- eine leistungsfähige Internetverbindung
- ein Kartenlesegerät für Signaturkarten mit Tastatur
- eine spezielle beA-Karte, ggf. mit Signatur
- einen Scanner zur Digitalisierung von Schriftsätzen und Anlagen
- ggf. einen Drucker zum Ausdrucken elektronisch übermittelter Dokumente
Der Aufruf des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs erfolgt zunächst über den beA-Webzugang mit einem Webbrowser (IE, Firefox, Chrome, Safari etc.).
Die Kosten für die Einrichtung der besonderen elektronischen Anwaltspostfächer werden im Ergebnis von der Anwaltschaft zu tragen sein, da die vom Gesetzgeber zur Einrichtung verpflichtete BRAK diese Kosten auf die regionalen Kammern umlegt, welche diese in Form von Beitragserhöhungen an ihre Mitglieder weiterreicht.
Hintergrund: Der Gesetzgeber sieht vor, dass für jeden Anwalt ein Postfach einzurichten ist, da auch jeder Anwalt eine Kanzlei zu unterhalten hat, an die wirksame Zustellungen erfolgen müssen. Die Bundesrechtsanwaltskammer hat den gesetzlichen Auftrag erhalten, die elektronischen Anwaltspostfächer zu errichten und der Anwaltschaft bis zum 1.1.2016 zur Verfügung zu stellen. Die Konzeption, Durch- und Einführung des Projekts “beA” wird mit einigem Kostenaufwand verbunden sein, welcher zunächst bei der federführenden Bundesrechtsanwaltskammer entsteht. Dabei werden die initialen Kosten für die Einrichtung der Postfächer naturgemäß höher sein als für deren dauerhafte Unterhaltung.
Grundsätzlich ist das beA personenbezogen ausgestaltet (d. h. 1 Account pro Berufsträger). Gemäß § 31a Abs. 2 S. 2 BRAO n.F. ist es aber möglich, dass für das Postfach unterschiedlich ausgestaltete Zugangsberechtigungen für Rechtsanwälte und Kanzleimitarbeiter vorgesehen werden können.
Das besondere Anwaltspostfach soll und wird sich in die üblichen Arbeitsabläufe einer Kanzlei und die dort praktizierte Arbeits- und Aufgabenteilung einfügen. So können bspw. Anwaltskollegen und Kanzleimitarbeitern verschieden ausgestaltete Zugriffs- und Bearbeitungsrechte zugewiesen werden, sodass etwa Posteingänge nicht nur durch den Postfachinhaber selbst, sondern auch durch befugte Dritte gelesen und bearbeitet werden können. Möglicherweise kann auch eine Koppelung mehrerer Postfächer erfolgen, etwa um nur einen einzigen Posteingang kontrollieren und einen einzelnen Postausgang nutzen zu können. Durch die wechselseitige Vergabe verschiedener Zugriffsrechte kann somit faktisch ein sog. “virtuelles Kanzleipostfach” eingerichtet werden, welches die Posteingänge (und -ausgänge) mehrerer Anwälte enthält und Mitarbeitern den Zugriff ermöglicht.
Ja. Zwar ist das Postfach grundsätzlich personengebunden an den einzelnen Berufsträger. Gemäß § 31a Abs. 2 S. 2 BRAO n.F. ist aber ausdrücklich geregelt, dass für das Postfach – unterschiedlich ausgestaltete – Zugangsberechtigungen für Rechtsanwälte und andere Personen vorgesehen werden können. So ist beispielsweise ein eingeschränkter Zugang dergestalt denkbar, dass Rechtsanwaltsfachangestellte Nachrichten aus dem Postfach abrufen, aber nicht selbst versenden können.
Nein, für den beA-Webzugang ist zunächst nur ein Computer (PC, Laptop, Tablet etc.) mit einem aktuellen Browser und ein Internetanschluss erforderlich (siehe auch hier). Ein bestimmtes Betriebssystem der Kanzlei-EDV ist nicht Voraussetzung, d. h. das beA wird mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel sein. Die erstellten Dokumente werden in digitaler Form und ohne Medienbruch unmittelbar in das Anwaltspostfach hochgeladen. Eingehende Nachrichten können von dem Portal unmittelbar auf dem Rechner – z. B. in einer Verzeichnisstruktur – abgelegt oder in die Kanzleisoftware eingestellt werden.
Sofern der bearbeitende Anwalt dem Schriftsatz Anlagen beifügen will, die (nur) in Papierform vorliegen, muss er diese vorher einscannen lassen. Gegebenenfalls genügt auch eine Fotografie z. B. mit einem Smartphone. Anschließend werden diese Bilddateien ebenfalls über den Rechner in das Portal hochgeladen.
Bilddateien können zusätzlich zu Dateien im PDF-Format als TIFF-Dateien an die Justiz gemäß § 5 der Elektronischen Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) übertragen werden. Weitere Details sind unter www.justiz.de veröffentlicht.
Der Gesetzgeber sieht verschiedene Möglichkeiten vor, wie Anwälte künftig mit den Gerichten elektronisch kommunizieren können:
- Das elektronische Dokument kann einerseits wie auch bisher mit der elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen werden.
- Alternativ kann die Nachricht auf einem anderen „sicheren Übermittlungsweg“ an das Gericht übersandt werden. In diesem Fall genügt die – auch elektronische – Namenswiedergabe unter dem Schriftsatz oder der Nachricht (wie bspw. der Absender in einer E-Mail).
Welche Übermittlungswege aus Sicht des Gesetzgebers “sicher” sind, ist für den Zivilprozess in § 130a Abs. 4 ZPO n.F. bestimmt. So beschreibt § 130a Abs. 4 ZPO n.F. u.a. den Übermittlungsweg zwischen dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach als einen infrage kommenden und damit sicheren Übermittlungsweg. Aber auch die Verwendung eines De-Mail-Versanddienstes ist ein solcher „sicherer Weg“.
Für Anwälte wird gem. § 31a BRAO n.F. vorrangig der Versand über das elektronische Anwaltspostfach in Betracht kommen. Dieser Weg setzt eine sichere Anmeldung beim Anwaltspostfach mit zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln („Besitz und Wissen“) voraus. Eines davon ist ein Passwort. Das andere ist die spezielle beA-Karte. Die BRAK beabsichtigt, mehrere Sicherungsmittel zuzulassen, unter denen der Anwalt selbst wählen kann.
Die Kommunikation zwischen Portal und Gerichten wird voraussichtlich über den OSCI-Standard erfolgen, der auch beim Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) Verwendung findet und eine „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ der Inhaltsdaten gewährleistet. Die gesamte Abwicklung wird voraussichtlich über eigene Server der BRAK erfolgen.
Darüber hinaus sollen keine hohen technischen Hürden vor die Nutzung des beA gestellt werden. Der Benutzer soll nur eine Internetverbindung und einen Computer benötigen. Die Anmeldung erfolgt derzeit direkt über das Internet(-portal).
Als “sichere Übermittlungswege” bestimmt § 130a Abs. 4 ZPO n. F. insgesamt vier elektronische Transportwege:
- den Postfach- und Versanddienst eines De-Mail-Kontos, wenn der Absender bei Versand der Nachricht sicher i. S. d. § 4 Abs. 1 Satz 2 des De-Mail-Gesetzes angemeldet ist und er sich die sichere Anmeldung gemäß § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes bestätigen lässt,
- den Übermittlungsweg zwischen dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach nach § 31a BRAO oder einem entsprechenden, auf gesetzlicher Grundlage errichteten elektronischen Postfach und der elektronischen Poststelle des Gerichts,
- den Übermittlungsweg zwischen einem nach Durchführung eines Identifizierungsverfahrens eingerichteten Postfach einer Behörde oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts und der elektronischen Poststelle des Gerichts; wobei die Rechtsverordnung nach § 130a Abs. 2 Satz 2 ZPO n. F. das Nähere regelt,
- als eine Technik offene Variante sonstige bundeseinheitliche Übermittlungswege, die durch Rechtsverordnung der Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrates festgelegt werden, bei denen die Authentizität und Integrität der Daten sowie die Barrierefreiheit gewährleistet sind.