Anstatt als beA Nachrichtenbetreff automatisch die Aktenkurzbezeichnung zu verwenden, kann nun im E-Versand der Word Schnittstelle für eine beA Nachricht ein individueller Betreff, z. B. ein gerichtliches Aktenzeichen, festgelegt werden.
Das Speichern der beA Nachricht in die E-Akte ist jetzt auch in einem gesonderten Unterordner möglich. Bislang wurden die beA Nachrichten automatisch in den Hauptordner der E-Akte gespeichert.
Sind der Rechnungs- und der Leistungsempfänger einer RVG-Rechnung nicht identisch, so kann der abweichende Leistungsempfänger zusätzlich zum Rechnungsempfänger in der Rechnung ausgewiesen werden. Der Ausweis des abweichenden Leistungsempfängers erfolgt sowohl bei der direkten Ausgabe der Rechnung als auch bei der Ausgabe als XRechnung.
Im Rahmen der Aktenanlage kann der abweichende Leistungsempfänger als Unterbeteiligter angelegt und mit dem mitgelieferten Korrespondenzkürzel ALE gekennzeichnet werden.
Das Programmfunktion Rechnung RVG stellt im Falle des Vorhandenseins eines mit dem Korrespondenzkürzel ALE gekennzeichneten Unterbeteiligten die Option Abw. Leistungsempfänger zur Verfügung:
Wird diese angewählt, weist das Programm bei der direkten Ausgabe der Rechnung oberhalb des Rechnungskörpers den abweichenden Leistungsempfänger aus:
Bei der Ausgabe als XRechnung weist das Programm den abweichenden Leistungsempfänger in der Zeile <cac:DeliveryParty> aus.
Mit der neuen Allgemeinen Einstellung 1.44 E-Akte kann je Benutzer die neue E-Akte 2 Oberfläche eingestellt werden. Diese Modernisierung hat die Zielsetzung verbesserter Ergonomie und Performance. Die wesentlichen Funktionalitäten für die alltägliche Nutzung der E-Akte sind in der E‑Akte 2 bereits realisiert. Im Laufe der weiteren Entwicklung soll insb. auch in Berücksichtigung der Kunden-Anforderungen aus der Praxis der digitalen Kanzlei der Leistungsumfang erweitert werden.
Zwischen beiden Versionen der E-Akte kann gewechselt werden. Die WebAkte ist in der E-Akte 2 noch nicht implementiert; dies ist für den Sommer 2022 vorgesehen.
Wir empfehlen grundsätzlich allen Kunden nunmehr die Umstellung auf Microsoft SQL, um die RA‑MICRO Neuentwicklungen, insb. den Kalender 3 oder die neue E-Akte 2, nutzen zu können. RA‑MICRO legt künftigen Neuentwicklungen die SQL Datenhaltung zugrunde, weil nur so den stetig wachsenden Anforderungen der digitalen Anwaltskanzlei und den ansteigenden Dateimengen sicher und performant entsprochen werden kann.
Bei der i. d. R. nur mit geringem Aufwand verbundenen Umstellung sind bei kleineren Anlagen der RA-MICRO Technische Support, ansonsten stets auch die RA-MICRO Vor Ort Partner behilflich. Für die empfehlenswerte zusätzlich gesonderte Datensicherung des RA-MICRO SQL Servers steht ein RA‑MICRO Datensicherungsprogramm zur Verfügung.
Zur strukturierte Auswahl und Anlage von Unterordnern in der E-Akte sowie zur Anlage und Nutzung gesonderter referatsbezogener Unterordner bei der Aktenanlage werden in der E-Akte neu angelegte Unterordner nicht mehr automatisch zur Liste der Unterordner hinzugefügt, sondern nur zur jeweiligen Akte.
In der E-Akte werden Unterordner über Datei, Unterordner anlegen oder über das Kontextmenü eines Aktenknotens ebenfalls mit Unterordner anlegen angelegt bzw. gewählt:
Wird in die Zeile eine Ordnerbezeichnung eingegeben, die noch nicht vorhanden ist, wird der Unterordner einmalig nur zu dieser Akte gespeichert, nicht jedoch in der Auswahlliste für spätere Nutzung angezeigt.
Sollen Unterordner dauerhaft und als Auswahlliste zur Verfügung stehen, sind diese während der Aktenanlage referatsbezogen über die Auswahlliste anzulegen, die über den Drei-Punkte-Button aufgerufen wird:
Wird für ein Referat eine referatsbezogene Unterordner-Liste in Akte anlegen, Unterordner E-Akte, Option referatsbezogen angelegt, zeigt die Auswahlliste in der zugeordneten E-Akte ebenfalls nur diese referatsbezogenen Unterordner an. Neu hinzugefügte Unterordner werden nur in dieser E-Akte gespeichert, es sei denn, sie werden der Auswahlliste der referatsbezogenen Unterordner über den Drei-Punkte-Button hinzugefügt.
Zur Nutzung von Unterordnern ist die Einstellung 1.17 Unterordner verwenden unter Kanzlei, Modul Einstellungen, E-Workflow, 1 E-Akte, 1.2 Speichern zu setzen. Außerdem wird das Benutzerrecht E-Akte-Unterordner-Bezeichnungen anlegen/löschen/umbenennen unter Kanzlei, Benutzerverwaltung, Rechte, E-Workflow, E-Akte vorausgesetzt.
Um die Dokumentationsverpflichtung zu unterstützen, wurde die Kennzeichnungsmöglichkeit bei Aktenanlage oder Aktenänderung bei Vorliegen einer Verpflichtung nach dem Geldwäschegesetz (GwG) um die konkreten Verpflichtungstatbestände nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG und eine Formulareingabe zur Dokumentation der prüfungsrelevanten Tatsachen ergänzt.
Dazu kann in den Programmfunktionen Akte anlegen und Akte ändern im Auswahlmenü Prüfung GwG ein konkreter Verpflichtungstatbestand V1 bis V9 gewählt werden.
Bei der Aktenanlage öffnet sich dann ein Formular, welches bereits die aus der Akte übernommenen Vorschlagswerte enthält. Manuelle Änderungen sind jederzeit möglich. Für die Inhalte sind die Prüfenden verantwortlich.
Über Akte ändern öffnet sich mit Rechtsklick auf einen beliebigen Mandanten ein Kontextmenü. Die Wahl des Menüpunktes Daten für Prüfung GwG bearbeiten ruft das bereits bei Aktenanlage erstellte Formular auf und lässt die Bearbeitung der bereits erfassten Daten zu.
Ist zur Akte noch keine GwG-Prüfung erfasst, kann über Akte ändern die Prüfung GwG nachträglich gewählt werden. Nach dem Speichern der Akte öffnet sich dann der Textvariablenmanager TVM und übergibt die Daten zum Mandanten.
Der Info Desk und das Modul Berechnungen wurden aufgelöst und auf die übrigen Module verteilt.
Es ergeben sich folgende Änderungen:
* Entfallen sind die Programmfunktionen Blutalkohol, LHK-Index, Tabelle Unterhalt und Währungen.
Das in der DictaNet Office Software integrierte DictaPad für die Dragon für DictaNet Spracherkennung wurde modernisiert und auf die aktuellste Technologie angepasst.
Das DictaPad (oder Dragon-Diktierfenster)
Neben der Online Spracherkennung (oder Vordergrundspracherkennung) – das Diktat wird während des Diktierens am PC von der Spracherkennung in Text umgesetzt – ist auch die sog. Hintergrundspracherkennung möglich. Dabei wird ein bereits vorhandenes – noch nicht spracherkanntes – Diktat nachträglich in Text umgesetzt.
Die Hintergrundspracherkennung ist geeignet
Die Hintergrundspracherkennung kann automatisch für alle Diktate oder für alle Diktate in einem bestimmten Diktatordner eingestellt werden:
Unabhängig davon kann die Hintergrundspracherkennung auch individuell pro Diktat (Kontextmenü, Senden an Spracherkennung) erfolgen.
Die Dragon für DictaNet Spracherkennung kann kostenlos für 30 Tage getestet werden. Sie steht zum Herunterladen unter https://www.ra-micro-online.de/Dragon15Testversion zur Verfügung oder kann direkt aus RA-MICRO unter Schriftverkehr, Dragon für DictaNet installiert werden.
Bei der Speicherung von Fristenblättern in die E-Akte wird zusätzlich das Ablaufdatum und der Fristgrund in die Bemerkung eingetragen und automatisch die Rubrik FB – Fristenblatt (optional mit farblicher Markierung) zugewiesen, wenn diese Rubrik vorhanden ist. Dem Anwender wird dadurch die Erkennbarkeit von Fristenblättern wesentlich erleichtert.
Damit eine automatische Zuordnung zu der Rubrik erfolgen kann, ist in der Auswahlliste Rubrik einmalig eine neue Rubrik Fristenblatt mit dem Kennzeichen FB hinzuzufügen. Optional kann die Rubrik wie gewohnt auch mit einer Farbe versehen werden.
Mithilfe der Allgemeinen Einstellung 1.38 Korrespondenzkürzel vollständig anzeigen wurde die Möglichkeit geschaffen, im Beteiligtenbaum neben dem eigentlichen Kürzel auch die jeweilige Beschreibung des Aktenbeteiligten vollständig wiederzugeben.
Insbesondere bei frei definierten Kürzeln können Aktenbeteiligte so nun auf einen Blick zugeordnet werden. Die Akteninfo wurde ebenfalls in diesem Sinne erweitert.
Ab dem 01.01.2022 haben Notar/innen gemäß § 59a BeurkG ein elektronisches Verzeichnis über die Verwahrungsmassen im elektronischen Urkundenarchiv (§ 78h Bundesnotarordnung) der Bundesnotarkammer (BNotK) zu führen.
Die BNotK stellt auch hier eine Schnittstelle zur Verfügung, welche einen manuellen Import erforderlich macht.
Über die Programmfunktion Verwahrung können die Eintragungen der Massen wie gewohnt vorgenommen und im Anschluss exportiert und in das elektronische Verwahrungsverzeichnis (VVZ) der BNotK importiert werden.
Eine automatisierte Schnittstelle, die eine Synchronisation mit der Notariats-Software ermöglicht, soll durch die BNotK nachgereicht werden.
Die nachfolgenden Programmfunktionen sind automatisch ab dem 01.01.2022 in der RA-MICRO Kanzleisoftware sichtbar.
Erforderlich, aber auch ausreichend, ist eine Version des Software XNP der BNotK in der derzeit kostenfreien Basisversion.
In den Einstellungen des Notariats ist zunächst unter ERV ein Exportverzeichnis für die Exportdatei zu wählen.
Der über Verwahrung, Massenbuch, Neu gespeicherte Massen-Eintrag ist über Notariat, Elektronischer Rechtsverkehr in der Programmfunktion Export XNP/VVZ zum Export auszuwählen:
In der Spalte Export zu XNP zum jeweiligen Urkundeneintrag werden zum Export vorgesehenen Einträge mit einem grünen Haken markiert. Nach Bestätigung über die Schaltfläche 
wird die Datei in dem in den Einstellungen gewählten Exportpfad gespeichert und kann von dort aus über XNP in das VVZ übernommen werden.
Danach ist in die XNP-Software der BNotK zu wechseln und die Exportdatei zu importieren.
