Mit der neuen Allgemeinen Einstellung 1.44 E-Akte kann je Benutzer die neue E-Akte 2 Oberfläche eingestellt werden. Diese Modernisierung hat die Zielsetzung verbesserter Ergonomie und Performance. Die wesentlichen Funktionalitäten für die alltägliche Nutzung der E-Akte sind in der E‑Akte 2 bereits realisiert. Im Laufe der weiteren Entwicklung soll insb. auch in Berücksichtigung der Kunden-Anforderungen aus der Praxis der digitalen Kanzlei der Leistungsumfang erweitert werden.

Zwischen beiden Versionen der E-Akte kann gewechselt werden. Die WebAkte ist in der E-Akte 2 noch nicht implementiert; dies ist für den Sommer 2022 vorgesehen.

Wir empfehlen grundsätzlich allen Kunden nunmehr die Umstellung auf Microsoft SQL, um die RA‑MICRO Neuentwicklungen, insb. den Kalender 3 oder die neue E-Akte 2, nutzen zu können. RA‑MICRO legt künftigen Neuentwicklungen die SQL Datenhaltung zugrunde, weil nur so den stetig wachsenden Anforderungen der digitalen Anwaltskanzlei und den ansteigenden Dateimengen sicher und performant entsprochen werden kann.

Bei der i. d. R. nur mit geringem Aufwand verbundenen Umstellung sind bei kleineren Anlagen der RA-MICRO Technische Support, ansonsten stets auch die RA-MICRO Vor Ort Partner behilflich. Für die empfehlenswerte zusätzlich gesonderte Datensicherung des RA-MICRO SQL Servers steht ein RA‑MICRO Datensicherungsprogramm zur Verfügung.

Zur strukturierte Auswahl und Anlage von Unterordnern in der E-Akte sowie zur Anlage und Nutzung gesonderter referatsbezogener Unterordner bei der Aktenanlage werden in der E-Akte neu angelegte Unterordner nicht mehr automatisch zur Liste der Unterordner hinzugefügt, sondern nur zur jeweiligen Akte.

In der E-Akte werden Unterordner über Datei, Unterordner anlegen oder über das Kontextmenü eines Aktenknotens ebenfalls mit Unterordner anlegen angelegt bzw. gewählt:

Wird in die Zeile eine Ordnerbezeichnung eingegeben, die noch nicht vorhanden ist, wird der Unterordner einmalig nur zu dieser Akte gespeichert, nicht jedoch in der Auswahlliste für spätere Nutzung angezeigt.

Sollen Unterordner dauerhaft und als Auswahlliste zur Verfügung stehen, sind diese während der Aktenanlage referatsbezogen über die Auswahlliste anzulegen, die über den Drei-Punkte-Button aufgerufen wird:

Wird für ein Referat eine referatsbezogene Unterordner-Liste in Akte anlegen, Unterordner E-Akte, Option referatsbezogen angelegt, zeigt die Auswahlliste in der zugeordneten E-Akte ebenfalls nur diese referatsbezogenen Unterordner an. Neu hinzugefügte Unterordner werden nur in dieser E-Akte gespeichert, es sei denn, sie werden der Auswahlliste der referatsbezogenen Unterordner über den Drei-Punkte-Button hinzugefügt.

Zur Nutzung von Unterordnern ist die Einstellung 1.17 Unterordner verwenden unter Kanzlei, Modul Einstellungen, E-Workflow, 1 E-Akte, 1.2 Speichern zu setzen. Außerdem wird das Benutzerrecht E-Akte-Unterordner-Bezeichnungen anlegen/löschen/umbenennen unter Kanzlei, Benutzerverwaltung, Rechte, E-Workflow, E-Akte vorausgesetzt.

Die Elektronische Versicherungskommunikation gewährleistet den papier- und zeitsparenden Online-Versand vollstrukturierter und damit maschinenlesbarer Deckungsanfragen und Kfz-Schaden­meldungen inkl. Folge­korres­­pondenzen an die teilnehmenden Versicherungen.

Sie bietet schnelle Bearbeitung bei minimiertem Arbeits­aufwand. Anlagen sind in der Regel nicht erforderlich, im Bedarfsfall aber, z. B. bei Folgekorrespondenzen, möglich. Mit einem voll­struk­turierten Online-Versicherungsdialog werden unnötige Rückfragen vermieden.

Die erforderlichen Aktenstammdaten werden – falls vorhanden – inkl. der Rechtsschutzversicherung (RSV) bzw. der gegnerischen Kfz-Haftpflicht­ver­sicherung automatisch aus der Akte übernommen. Die Elektronische Versicherungskommunikation unterstützt das Nachtragen fehlender Daten mit Infos und Bedienungs­hinweisen. Die Liste teilnehmender Versicherer informiert darüber, welche Versicherungen für die Elektronische Versicherungskommunikation zugelassen sind.

Beim ersten Start erfolgen automatisch Registrierungen bei den Versicherungsdienstleistern drebis und e.Consult, wobei bereits vorhandene Registrierungen in der Titelleiste über das Zahnradsymbol in den Erweiterten Einstellungen erfasst und so weiter genutzt werden können. Für bestimmte Versicherungen kann über die Schaltfläche Bearbeiten festgelegt werden, über welchen Dienstleister der Versand erfolgen soll.

Bereits zur RSV im RSV-Betreff bzw. zur gegnerischen Haftpflichtversicherung zur Akte erfasste Daten wie Versicherungsschein-, Schadennummer sowie weitere gegnerischen Daten bei der Schadenmeldung wie Kfz-Kennzeichen, Unfalltag etc. werden automatisch vorgeschlagen. Fehlende Angaben können ergänzt werden.

Als Anfrageart wird bei der RSV automatisch Erst-Deckungsanfrage vorge­schlagen, bei weiteren Anfra­gen in der Sache stehen Deckungs­erweiterung bzw. Folgekorres­pondenz zur Verfü­gung.

Mit der Auswahl Kfz-Schaden ist die Schadenmeldung selbst bis hin zu weiteren Folge­korrespondenzen möglich. Die Auswahl Schadens­­parte ermöglicht die Entscheidung zwischen Kraftfahrthaftpflicht-, Fahrzeugvoll- und Fahrzeugteilversicherung.

Über die Schaltfläche Start werden die Stammdaten zur Vervollständigung der Versicherungsdaten aus dem linken Bereich in den Online-Dialog der jeweiligen Versicherung übertragen. Der Inhalt der Anfrage ergibt sich aus der Beantwortung von Fragen im Online-Formular. Am Ende des Versicherungs­dialogs erfolgt eine Zusammenfassung, sodass die Angaben vor dem Versand des Online-Formulars kontrolliert werden können. Eine Versandbestätigung zur Deckungsanfrage an die RSV bzw. für die Kfz-Schaden­meldung wird im Anschluss automatisch in die zugeordnete E-Akte gespeichert.

Mit Rechtsschutz wird eine Deckungsanfrage online an die zur Akte gespeicherte Rechtsschutz­versicherung (RSV) übermittelt: Mit Kfz-Schaden wird die Kfz-Schaden­regulierung online abgewickelt:

Zum Rech­nungs­­ausgleich durch die RSV ist die Rechnung RVG des Moduls Gebühren mit aktivierter Option Rechnungsausgleich durch RSV – ggf. unter Angabe einer Selbstbeteiligung, falls diese nicht schon im RSV-Betreff erfasst wurde und hier vorgeschlagen wird – und mit Rechnungsnummer an die Mandantschaft zu adressieren. Die anschließende Übergabe an den E-Brief über die Abschluss­leiste der Rechnungsvorschau ist erforderlich, um die elektronische Kommunikation mit der RSV nicht zu unterbrechen. Nach Übermittlung an den Postausgang erfolgt dort der Rechnungsversand an die Mandantschaft und – in maschinenlesbarer Form – an die RSV.

Der Posteingang prüft automatisch auf Übermittlungs­bestäti­gungen und Antworten der Versicherer. Diese werden zur zeitnahen Bearbeitung durch den zuständigen Benutzer – falls im Posteingang so eingestellt – an den gewählten Postkorb weitergeleitet. Über die Erweiterten Einstellungen der Elektronischen Versicherungskommunikation kann zusätzlich gewählt werden, ob Benachrichti­gungen der Versicherungen auch per E-Mail erfolgen.

Für die Nutzung der Elektronischen Versicherungs­kommunikation wird die Erfassung der RA-MICRO Online (RMO-) Benutzerdaten in der RA-MICRO Benutzerverwaltung erwartet.

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Ab dem 01.11.2021 müssen Dateinamen von Anlagen, welche per beA übermittelt werden, folgende Vorgaben erfüllen:

  • Die Länge der Dateinamen inkl. Dateiendungen darf max. 84 Zeichen umfassen.
  • Es sind alle Buchstaben des deutschen Alphabets und alle Ziffern zulässig.
  • Es dürfen Unterstriche und Minus-Zeichen verwendet werden.
  • Punkte sind nur als Trennung zwischen dem Dateinamen und der Dateiendung zulässig.
  • Leerzeichen sind nicht erlaubt.

Für die automatische Dateinamenkorrektur im beA Postausgang wurde in den Einstellungen E‑Workflow auf der Karteikarte 4 Postausgang die Einstellung 4.10 beA-konforme autom. Dateinamenkorrektur aufgenommen. Diese Einstellung ist standardmäßig gesetzt.

Erfüllen Anlagen bei der Prüfung im beA Postausgang nicht die angegebenen Vorgaben, findet automatisch eine Korrektur ihres Dateinamens statt. So werden nicht zulässige Zeichen z. B. durch einen Unterstrich ersetzt. Dateinamen, welche mehr als die zulässigen Zeichen umfassen, werden gekürzt.

Die Korrektur wird durch ein Stift-Symbol in der neuen Spalte autom. Dateinamenkorrektur dargestellt. Sofern keine Korrektur der Dateinamen für die Anhänge erforderlich ist, wird dies durch ein leeres Feld mit passendem Tooltip dargestellt:

Mit den neuen Spalten Notizen und Verfügungen können Posteingänge effizient in der zugeordneten E‑Akte gespeichert werden. Über die Auswahl der Spalte Notizen ist es möglich, Informationen zu Posteingängen vor dem Speichern zur E-Akte zu notieren. Mithilfe der Spalte Verfügungen können Verfügungen hinzugefügt und bearbeitet werden.

Die neuen Spalten Notizen und Verfügungen sind im Posteingang über Ansicht, Spalten verfügbar.

In den neuen Ordner Aktenanhänge, der sich unter dem Hauptknoten der jeweiligen E-Akte befindet, können nicht chronologisch benötigte externe Dokumente, z. B. aus dem Windows-Explorer, gesondert per Drag-and-drop gespeichert werden – vergleichbar mit der Aufbewahrung von Dokumenten in der Aktentasche des Anwalts:

Nach dem Ziehen eines oder mehrerer Dokumente auf den Ordner Aktenanhänge liest RA-MICRO deren Dateinamen als Bemerkung ein. Für jedes Dokument wird hierfür ein gesondertes Fenster aufgerufen. Die Bemerkungen können bei Bedarf überschrieben werden:

Klick auf den Ordner Aktenanhänge listet die enthaltenen Dokumente auf, weitere Dokumente können hier auch per Drag-and-drop hinzugefügt werden:

Mit Doppelklick können dort aufgelistete Dokumente mit dem ihnen im Windows Betriebssystem verknüpften Standardprogramm geöffnet werden.

Per Rechtsklick auf den Ordner Aktenanhänge in der E-Akte wird der Windows-Explorer mit dem separaten Ordner zur jeweiligen Akte geöffnet: