In den neuen Ordner Aktenanhänge, der sich unter dem Hauptknoten der jeweiligen E-Akte befindet, können nicht chronologisch benötigte externe Dokumente, z. B. aus dem Windows-Explorer, gesondert per Drag-and-drop gespeichert werden – vergleichbar mit der Aufbewahrung von Dokumenten in der Aktentasche des Anwalts:

Nach dem Ziehen eines oder mehrerer Dokumente auf den Ordner Aktenanhänge liest RA-MICRO deren Dateinamen als Bemerkung ein. Für jedes Dokument wird hierfür ein gesondertes Fenster aufgerufen. Die Bemerkungen können bei Bedarf überschrieben werden:

Klick auf den Ordner Aktenanhänge listet die enthaltenen Dokumente auf, weitere Dokumente können hier auch per Drag-and-drop hinzugefügt werden:

Mit Doppelklick können dort aufgelistete Dokumente mit dem ihnen im Windows Betriebssystem verknüpften Standardprogramm geöffnet werden.

Per Rechtsklick auf den Ordner Aktenanhänge in der E-Akte wird der Windows-Explorer mit dem separaten Ordner zur jeweiligen Akte geöffnet:

Neu:

Signaturordner können im Postausgang ein- und ausgeblendet werden.

Zweck:

Verbesserte Übersicht über die noch zu signierenden Nachrichten.

Funktion:

Hierzu steht mit Rechtklick auf den Eintrag Signaturordner die Menüzeile Sichtbare SB Ordner wählen… zur Verfügung.

Anschließend besteht die Möglichkeit, alle SB-Ordner anzuzeigen, alle auszublenden oder nur eine eigene Auswahl anzuzeigen:

Die Schaltflächen Deaktivieren, Alle aktivieren und Alle deaktivieren sind nur mit der Auswahl Nur folgende anzeigen nutzbar.

Der eigene Signaturordner kann nicht abgewählt werden und wird daher für den eigenen Benutzer immer angezeigt.

Neu:

Die E-Akte App wurde um die Möglichkeit der Anzeige/Suche nach Adressen erweitert.

Zweck:

Die neue Adressliste in der E-Akte App ermöglicht die Suche nach Kontaktdaten aus dem RA-MICRO Datenbestand.

Funktion:

Voraussetzung ist der Export von Adressdaten aus der RA-MICRO Kanzleisoftware heraus an den entsprechenden E-Akte App Benutzer. Hierfür muss über das Modul App Akten-Sender der Export an die App mit der Option Adressdaten senden durchgeführt werden.

Der Aufruf der Adressen kann in der E-Akte App über das entsprechende Icon oben rechts in der Kopfzeile erfolgen.

Die Adressen in der Liste können durch die alphabetische Navigation rechtsseitig angesteuert werden.

Oberhalb der gesamten Liste kann über die Suchzeile durch die Eingabe eines Suchbegriffs nach bestimmten Kontaktdaten gesucht werden.

Die Kontaktdaten einer Adresse können per Touch auf diese Zeile aufgerufen und direkt angesteuert werden.

Bei Touch auf die E-Mail-Adresse wird eine neue E-Mail an den Adressaten geöffnet.

Neu:

Die E-Akte App ist die kostenlose mobile Ergänzung exklusiv für Kanzleien, Rechtsanwälte und Gerichtsreferendare für die vereinfachte elektronische Fallbearbeitung. Alle erforderlichen Akten und Termine sind auf dem mobilen Endgerät (iPad) stets dabei.

Funktion:

Die Kopplung der App mit dem RA-MICRO Benutzer (Schnittstelle zur/von der RA-MICRO Kanzleisoftware) erfolgt einmalig, komfortabel sowie sicher verschlüsselt in der RA-MICRO Benutzerverwaltung. Eine aufwendige Eingabe von Zugangsdaten in der App ist nicht erforderlich.

Der universelle und sichere Versand von E-Akten zum iPad ist aus dem RA-MICRO App Akten-Sender heraus möglich. Zusätzlich kann bei Bedarf direkt vom Mobilgerät eine Akte aus dem RA-MICRO Datenbestand angefordert werden.

Die Oberfläche wurde übersichtlich in einer Stapel-Optik – bestehend aus 6 verschiedenen Akten-Stapeln – gestaltet. Der Anwender kann sich eine eigene Übersicht durch individuelle Gestaltungsmöglichkeiten schaffen (Veränderung der Stapelfarbe). Eine optionale Umbenennung der Stapel-Überschriften Prio 1, Prio 2 und Prio 3 ist möglich. Weiterhin können die Stapel durch Verschiebung individuell positioniert werden. Weiteres Highlight ist die Gestaltungsmöglichkeit des Hintergrunds bzw. des Deckblatts durch Wahl aus verschiedenen Holzoptiken, Art-Covern oder eigenen Bildern.

Unter Beachtung ggf. verwendeter Datenpools können Akten, Fristenakten, Terminsakten sowie der eigene Postkorb empfangen werden. Grundlage ist stets der manuelle Export aus dem App Akten-Sender.

Zusätzlich gibt es eine Kalender-Wochenübersicht (rückseitig zur Stapelansicht der Akten). Diese gibt Auskunft über die anstehenden Termine der aktuellen Woche. Auch hier ist der direkte Aufruf der dem Termin zugeordneten E-Akte möglich, um sich einen schnellen Überblick zum Vorgang verschaffen zu können.

Die Dokumente der E-Akte sowie deren Anlagen werden übersichtlich und mit Inhaltsverzeichnis dargestellt und können schnell durchblättert oder direkt angesteuert werden. Verfügungen/Notizen, Dokumentenkennzeichen und Rubriken, die den Dokumenten zugeteilt wurden, werden ebenso in der E-Akte der App dargestellt.

Die E-Akte App empfängt über zwei mögliche optional zu verwendende Versandwege aus der RA‑MICRO Kanzleisoftware (App Akten-Sender):

Der Import der aus der RA-MICRO Kanzleisoftware gesandten Akten/Dokumente erfolgt in der App bei Touch auf das Synchronisationsrädchen oben links wahlweise per ELAN innerhalb oder per RA‑MICRO Sync außerhalb der Kanzlei.

Neu:

Im Postkorb und der E-Akte können die technischen Dateianhänge, wie z. B. qualifiziert elektronische Signaturen und Strukturdatensatz-Dateien zu beA-Nachrichten ausgeblendet werden.

Zweck:

Durch das Ausblenden der technischen Dateianhänge werden der Postkorb und die E-Akte auf die vom Benutzer lesbaren Dateien reduziert und die Übersicht der E-Akte erhöht.

Funktion:

Mit aktivierter Einstellung Technische Dateianhänge ausblenden in den Einstellungen E-Workflow, E-Akte, Anzeige werden Dateien mit den Dateiendungen *.pkcs7 und *p7s sowie xjustiz_nachricht*.xml-Dateien nicht als Anhänge der beA-Nachricht dargestellt.

Aktivierte Einstellung:

Deaktivierte Einstellung:

Über den Kontextmenüeintrag Technische Dateianhänge einblenden in der E-Akte können diese Dateianhänge temporär wieder angezeigt werden. Das Einblenden der Dateianhänge kann über den Aktenknoten, einen Unterordner oder ein Dokument erfolgen:

Neu:

Im beA Postausgang wird eine Nachricht in der Spalte Wartend seit mit einem grauen Ausrufezeichen gekennzeichnet, wenn keine Zugangsbestätigung über die beA KSW-Schnittstelle zurückgegeben wird. Das Verarbeiten dieser Nachrichten ist über neue Kontextmenüeinträge möglich.

Zweck:

beA Nachrichten, für die keine Zugangsbestätigung über die beA KSW-Schnittstelle empfangen wurden, werden in RA-MICRO nicht in den Ordner Gesendete Elemente verschoben, um zu signalisieren, dass Handlungsbedarf seitens des Anwenders im Hinblick auf die aktuelle Rechtsprechung besteht:

BAG; Beschluss vom 07.08.2019, 5 AZB 16/19
Leitsatz:
Versendet ein Rechtsanwalt fristwahrende Schriftsätze über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) an das Gericht, hat er in seiner Kanzlei das zuständige Personal dahingehend zu belehren, dass stets der Erhalt der automatisierten Eingangsbestätigung nach § 46c Abs. 5 Satz 2 ArbGG zu kontrollieren ist. Er hat zudem diesbezüglich zumindest stichprobenweise Überprüfungen durchzuführen.

Funktion:
Im beA Postausgang wird zu diesen beA Nachrichten ein grauer Haken mit Ausrufezeichen in der Spalte Wartend seit angezeigt:

Bei Klick auf das Symbol erscheint folgende Hinweismeldung:

Nach Überprüfung des Status der beA Nachricht auf der beA Web-Oberfläche kann die Nachricht über die neuen Programmfunktionen im Kontextmenü Versand manuell bestätigen, Erneut senden (Karte), Erneut senden (Zertifikat) und Aus beA Postausgang entfernen verarbeitet werden:

Über die Programmfunktionen Erneut senden (Karte), Erneut senden (Zertifikat) und Aus beA Postausgang entfernen wird die jeweilige Versandart gestartet und die beA Nachricht erneut versendet oder mit entsprechender Sicherheitsabfrage aus dem beA Postausgang entfernt.

Sofern für eine beA Nachricht der Versand manuell bestätigt wird, wird diese in den Ordner Gesendete Elemente verschoben und der Zustellstatus in der E-Akte entsprechend aktualisiert.

Neu:

E-Mails können mit einer einfachen Syntax in die E-Akte und im Postkorb gespeichert werden. Auch eine direkte Zuordnung zu einem Eingangsfach im Posteingang ist möglich.

Zweck:

Posteingänge können schneller bearbeitet werden, eine weitere Bearbeitung im Posteingang entfällt.

Funktion:

Folgt der Aktennummer zu Beginn des E-Mail-Betreffs der Zusatz ea, wird direkt in die E-Akte gespeichert – ohne vorherige Anzeige im Posteingang oder Postkorb. Eine im Posteingang und/oder den E-Mail Konten bereits eingestellte Weiterleitung an einen Postkorb wird ignoriert.

Beispiel: 8/20ea Müller ./. Meier

Ist nach der Aktennummer der Zusatz pk[Nr.] im E-Mail-Betreff vorhanden, erfolgt eine direkte Speicherung in die E-Akte und den Benutzerpostkorb. Eine im Posteingang und/oder den E-Mail Konten bereits eingestellte Weiterleitung an einen Postkorb wird ignoriert.

Beispiel: 8/20pk2 Müller ./. Meier – Speicherung in die E-Akte 8/20 nebst Postkorb des Benutzers 2.

Enthält der E-Mail-Betreff die Aktennummer mit dem Zusatz pe<Nr.> oder nur pe<Nr.>, wird die Nachricht im entsprechenden Eingangsfach des Posteingangs mit oder ohne Aktennummernvorschlag angezeigt. Eine im Posteingang und/oder den E-Mail Konten bereits eingestellte Weiterleitung an einen Postkorb wird ignoriert.

Beispiel: 8/20pe01 Müller ./. Meier oder pe01 Müller ./. Meier – Die Nachricht wird im Eingangsfach 01 angezeigt.

Technische Voraussetzungen:

  1. In den E-Mail Konten ist in der Spalte Empfangen / Senden der Posteingang oder ein Postkorb aktiviert.
  2. Aktivierung des Kanzlei E-Mail Receiver im Dienste Starter von RA-MICRO.
  3. Im Posteingang ist das empfangene E-Mail Konto als Quelle Import E-Mail gewählt.

 

Neu:

Optimierte Darstellung der Ansichtseinstellungen für Explorerbaum, Tabelle und Einzeilige Tabelle in der Abschlussleiste.

Zweck:

Intuitivere Anzeige für die Auswahl des Explorerbaums, der Tabelle und der Einzeiligen Tabelle.

Funktion:

Zur besseren Wahrnehmung werden die Symbole für Explorerbaum, Tabelle und Einzeilige Tabelle in der Abschlussleiste bei aktivierter Einstellung schwarz dargestellt:

Ist die Ansichtseinstellung nicht aktiviert, werden die Symbole in grauer Farbe dargestellt:

Das Symbol zum Ein- oder Ausklappen der Tabelle wurde in Form eines Pfeils angepasst:

Über diese Schaltfläche kann die Tabelle in der Größe angepasst werden. Hierauf verweist ebenfalls der Tooltip Tabelle einklappen/Tabelle ausklappen.

 

Neu:

Die Navigation per Tastatur wurde in der E-Akte und im Postkorb verbessert.

Zweck:

Die Navigation in den jeweiligen Programmfenstern und zwischen Dokumenten bzw. Seiten wird erleichtert, ohne auf die Maus zurückgreifen zu müssen.

Funktion:

In der E-Akte und im Postkorb kann der Fokus zwischen Explorerbaum, der Tabelle und der Vorschau mit der Leertaste gewechselt werden. Ein blauer Rahmen markiert die momentane Fokusposition, z. B. den Explorerbaum der E-Akte:

Im Explorerbaum bzw. in der Tabelle ist es möglich, mit den Pfeiltasten fortlaufend zwischen den Dokumenten zu blättern.

Befindet sich der Fokus im Vorschaufenster, ist ein Wechsel zum nächsten Dokument mit der Enter-Taste und ein Wechsel zum vorherigen Dokument mit der Tastenkombination Shift + Enter möglich. Ergänzend kann nun – inklusive Seiten- und Dokumentenwechsel – mit den Pfeiltasten zeilenweise und den Bild-Tasten halbseitig gescrollt werden.

Neu:
Mit dem Arbeitsplatz-Scan können Aktendaten für Dokumente bereits vor dem Scannen eingegeben werden. Die Aktenzuordnung, das Einscannen und Speichern erfolgt in einem Vorgang.

Zweck:
Der Arbeitsplatz-Scan bildet den Workflow

Brief öffnen → Akte zuordnen → Dokumente einscannen → speichern

ab. Der Scanner muss direkt am Arbeitsplatz nutzbar sein.

Funktion:
Die Funktion kann im Posteingang über die Schaltfläche Arbeitsplatz-Scan in der Toolbar aktiviert werden.

Ist ein Verzeichnis ausgewählt, wird automatisch die Quelle Scan Ordner Arbeitsplatz/Lokal aktiviert. Über die Schaltfläche Arbeitsplatz-Scan wird der Modus aktiviert und eine Zeile zur Eingabe der Aktendaten wird angezeigt.

Nach Eingabe der Aktendaten (Mindesteingabe ist die Aktennummer) können die Dokumente eingescannt werden. Anlagen werden über schwarze Trennblätter identifiziert. Die aus den Scans erzeugten Dateien werden im zuvor festgelegten Verzeichnis gespeichert.

Durch Klick auf die Schaltfläche Arbeitsplatz-Scan in der Abschlussleiste werden die gescannten Dokumente eingelesen.

Anschließend kann über Verarbeiten zur E-Akte gespeichert werden, der Arbeitsplatz-Scan Modus bleibt aktiv.

Über die Schaltfläche Abbruch in der Abschlussleiste wird der Arbeitsplatz-Scan Modus geschlossen.