Mit dem Aktuellen Hinweis 27-20 wurde die neue E-Workflow Einstellung PDF vollständig durchsuchbar machen und Schriften einbetten vorgestellt.

Nach dem heutigen Stand der Technik können die Anforderungen einiger Gerichte an eine vollständige Durchsuchbarkeit und Einbettung der Schriften nicht immer ohne Qualitätsverlust umgesetzt werden. Dies hat folgende Gründe:

  • Enthalten Dokumente Grafiken, müssen diese mit einer OCR Software (bspw. OmniPage) durchsuchbar gemacht werden, da programmtechnisch nicht erkennbar ist, ob diese Grafik Text enthält. Durch die Durchsuchbarmachung kann die Qualität des Schriftbildes verschlechtert werden.
  • Von OmniPage werden bei der Durchsuchbarmachung keine Schriftarten eingebettet. Dies wird in einem weiteren Schritt nachgeholt, welcher wiederum Einfluss auf das Schriftbild haben kann.
  • Werden besondere Schriftarten, wie Open Type Fonts oder lizenztechnisch geschützte Schriftarten, eingesetzt, können diese ggf. nicht in Dokumente eingebettet werden. In diesen Fällen wird die Schriftart durch eine andere ersetzt. Dadurch kann es zu Veränderungen des Schriftbildes bis hin zur Unleserlichkeit kommen.

Mit der neuen Einstellung kann entschieden werden, ob und wann eine vollständige Durchsuchbarmachung und Einbettung der Schriften (für PDF/A-Konformität) erfolgen soll.

Sofern die E-Workflow Einstellung PDF vollständig durchsuchbar machen und Schriften einbetten unter E-Akte/Speichern nicht aktiv ist, findet beim Speichern in die E-Akte keine nachträgliche Einbettung statt. Die in RA-MICRO generierten PDF-Dokumente sind mit Ausnahme der Grafiken durchsuchbar sowie die Schriften eingebettet.

Wird im beA Postausgang eine Nachricht vollständig durchsuchbar gemacht und werden Schriften eingebettet (per Einstellung oder Kontextmenü), dann wird an den Empfänger ein PDF-Dokument übermittelt, welches ggf. in Form und Schrift nicht mit dem Original in der E-Akte übereinstimmt.

Neu:

Im beA Postausgang wird eine Nachricht in der Spalte Wartend seit mit einem grauen Ausrufezeichen gekennzeichnet, wenn keine Zugangsbestätigung über die beA KSW-Schnittstelle zurückgegeben wird. Das Verarbeiten dieser Nachrichten ist über neue Kontextmenüeinträge möglich.

Zweck:

beA Nachrichten, für die keine Zugangsbestätigung über die beA KSW-Schnittstelle empfangen wurden, werden in RA-MICRO nicht in den Ordner Gesendete Elemente verschoben, um zu signalisieren, dass Handlungsbedarf seitens des Anwenders im Hinblick auf die aktuelle Rechtsprechung besteht:

BAG; Beschluss vom 07.08.2019, 5 AZB 16/19
Leitsatz:
Versendet ein Rechtsanwalt fristwahrende Schriftsätze über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) an das Gericht, hat er in seiner Kanzlei das zuständige Personal dahingehend zu belehren, dass stets der Erhalt der automatisierten Eingangsbestätigung nach § 46c Abs. 5 Satz 2 ArbGG zu kontrollieren ist. Er hat zudem diesbezüglich zumindest stichprobenweise Überprüfungen durchzuführen.

Funktion:
Im beA Postausgang wird zu diesen beA Nachrichten ein grauer Haken mit Ausrufezeichen in der Spalte Wartend seit angezeigt:

Bei Klick auf das Symbol erscheint folgende Hinweismeldung:

Nach Überprüfung des Status der beA Nachricht auf der beA Web-Oberfläche kann die Nachricht über die neuen Programmfunktionen im Kontextmenü Versand manuell bestätigen, Erneut senden (Karte), Erneut senden (Zertifikat) und Aus beA Postausgang entfernen verarbeitet werden:

Über die Programmfunktionen Erneut senden (Karte), Erneut senden (Zertifikat) und Aus beA Postausgang entfernen wird die jeweilige Versandart gestartet und die beA Nachricht erneut versendet oder mit entsprechender Sicherheitsabfrage aus dem beA Postausgang entfernt.

Sofern für eine beA Nachricht der Versand manuell bestätigt wird, wird diese in den Ordner Gesendete Elemente verschoben und der Zustellstatus in der E-Akte entsprechend aktualisiert.

Neu:

E-Mails können mit einer einfachen Syntax in die E-Akte und im Postkorb gespeichert werden. Auch eine direkte Zuordnung zu einem Eingangsfach im Posteingang ist möglich.

Zweck:

Posteingänge können schneller bearbeitet werden, eine weitere Bearbeitung im Posteingang entfällt.

Funktion:

Folgt der Aktennummer zu Beginn des E-Mail-Betreffs der Zusatz ea, wird direkt in die E-Akte gespeichert – ohne vorherige Anzeige im Posteingang oder Postkorb. Eine im Posteingang und/oder den E-Mail Konten bereits eingestellte Weiterleitung an einen Postkorb wird ignoriert.

Beispiel: 8/20ea Müller ./. Meier

Ist nach der Aktennummer der Zusatz pk[Nr.] im E-Mail-Betreff vorhanden, erfolgt eine direkte Speicherung in die E-Akte und den Benutzerpostkorb. Eine im Posteingang und/oder den E-Mail Konten bereits eingestellte Weiterleitung an einen Postkorb wird ignoriert.

Beispiel: 8/20pk2 Müller ./. Meier – Speicherung in die E-Akte 8/20 nebst Postkorb des Benutzers 2.

Enthält der E-Mail-Betreff die Aktennummer mit dem Zusatz pe<Nr.> oder nur pe<Nr.>, wird die Nachricht im entsprechenden Eingangsfach des Posteingangs mit oder ohne Aktennummernvorschlag angezeigt. Eine im Posteingang und/oder den E-Mail Konten bereits eingestellte Weiterleitung an einen Postkorb wird ignoriert.

Beispiel: 8/20pe01 Müller ./. Meier oder pe01 Müller ./. Meier – Die Nachricht wird im Eingangsfach 01 angezeigt.

Technische Voraussetzungen:

  1. In den E-Mail Konten ist in der Spalte Empfangen / Senden der Posteingang oder ein Postkorb aktiviert.
  2. Aktivierung des Kanzlei E-Mail Receiver im Dienste Starter von RA-MICRO.
  3. Im Posteingang ist das empfangene E-Mail Konto als Quelle Import E-Mail gewählt.

 

Neu:

Optimierte Darstellung der Ansichtseinstellungen für Explorerbaum, Tabelle und Einzeilige Tabelle in der Abschlussleiste.

Zweck:

Intuitivere Anzeige für die Auswahl des Explorerbaums, der Tabelle und der Einzeiligen Tabelle.

Funktion:

Zur besseren Wahrnehmung werden die Symbole für Explorerbaum, Tabelle und Einzeilige Tabelle in der Abschlussleiste bei aktivierter Einstellung schwarz dargestellt:

Ist die Ansichtseinstellung nicht aktiviert, werden die Symbole in grauer Farbe dargestellt:

Das Symbol zum Ein- oder Ausklappen der Tabelle wurde in Form eines Pfeils angepasst:

Über diese Schaltfläche kann die Tabelle in der Größe angepasst werden. Hierauf verweist ebenfalls der Tooltip Tabelle einklappen/Tabelle ausklappen.

 

Neu:

Die Navigation per Tastatur wurde in der E-Akte und im Postkorb verbessert.

Zweck:

Die Navigation in den jeweiligen Programmfenstern und zwischen Dokumenten bzw. Seiten wird erleichtert, ohne auf die Maus zurückgreifen zu müssen.

Funktion:

In der E-Akte und im Postkorb kann der Fokus zwischen Explorerbaum, der Tabelle und der Vorschau mit der Leertaste gewechselt werden. Ein blauer Rahmen markiert die momentane Fokusposition, z. B. den Explorerbaum der E-Akte:

Im Explorerbaum bzw. in der Tabelle ist es möglich, mit den Pfeiltasten fortlaufend zwischen den Dokumenten zu blättern.

Befindet sich der Fokus im Vorschaufenster, ist ein Wechsel zum nächsten Dokument mit der Enter-Taste und ein Wechsel zum vorherigen Dokument mit der Tastenkombination Shift + Enter möglich. Ergänzend kann nun – inklusive Seiten- und Dokumentenwechsel – mit den Pfeiltasten zeilenweise und den Bild-Tasten halbseitig gescrollt werden.

Neu:
Mit dem Arbeitsplatz-Scan können Aktendaten für Dokumente bereits vor dem Scannen eingegeben werden. Die Aktenzuordnung, das Einscannen und Speichern erfolgt in einem Vorgang.

Zweck:
Der Arbeitsplatz-Scan bildet den Workflow

Brief öffnen → Akte zuordnen → Dokumente einscannen → speichern

ab. Der Scanner muss direkt am Arbeitsplatz nutzbar sein.

Funktion:
Die Funktion kann im Posteingang über die Schaltfläche Arbeitsplatz-Scan in der Toolbar aktiviert werden.

Ist ein Verzeichnis ausgewählt, wird automatisch die Quelle Scan Ordner Arbeitsplatz/Lokal aktiviert. Über die Schaltfläche Arbeitsplatz-Scan wird der Modus aktiviert und eine Zeile zur Eingabe der Aktendaten wird angezeigt.

Nach Eingabe der Aktendaten (Mindesteingabe ist die Aktennummer) können die Dokumente eingescannt werden. Anlagen werden über schwarze Trennblätter identifiziert. Die aus den Scans erzeugten Dateien werden im zuvor festgelegten Verzeichnis gespeichert.

Durch Klick auf die Schaltfläche Arbeitsplatz-Scan in der Abschlussleiste werden die gescannten Dokumente eingelesen.

Anschließend kann über Verarbeiten zur E-Akte gespeichert werden, der Arbeitsplatz-Scan Modus bleibt aktiv.

Über die Schaltfläche Abbruch in der Abschlussleiste wird der Arbeitsplatz-Scan Modus geschlossen.

RA-MICRO bietet mit der Integration der beA-Schnittstelle der BRAK die Möglichkeit, komfortabel am ERV teilzunehmen. Voraussetzungen dafür ist zunächst die Erstregistrierung und Anmeldung (inkl. der Hinterlegung der nichtanwaltlichen Nutzer über die dortige Benutzer- und Rechteverwaltung) im beA-Webzugang der BRAK.

Nach der Einrichtung der beA-Schnittstelle können Sie folgende Funktionen nutzen:

  1. Empfang der beA-Nachrichten über das zentrale elektronische Posteingangsfach

    Tipp 1: Mit dem beA-Softwarezertifikat (erhältlich über die BNotK) werden alle beA-Nachrichten automatisiert abgerufen. Die mehrmalige PIN-Eingabe über das Kartenlesegerät entfällt.

    Tipp 2: Einzelanwälte, die keine Mitarbeiter beschäftigen, müssen aufgrund der passiven Nutzungspflicht für den Urlaubs-/Krankheitsfall die Vertretung regeln – ggf. gem. § 53 BRAO bei der jeweiligen RAK einen Vertreter bestellen.

  2. Empfang, Bearbeitung und Anforderung eines elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB).
  3. Vorbereitung und Fertigstellung von Schriftsätzen über die Kanzleitextverarbeitung/Word-schnittstelle mit Anlagenbezug und Übergabe an die beA-Schnittstelle per E-Versand.
  4. Versand von Schriftsätzen mit Anlagen über den beA-Postausgang. Hier gibt es für jeden anwaltlichen Berufsträger einen eigenen beA-Postausgangsordner. Dokumente werden nach Datum und Aktenbezug sortiert.

    Tipp 1: Sofern die Kanzleimitarbeiter den beA-Versand durchführen, sind die Dokumente vorab vom Berufsträger qualifiziert elektronisch zu signieren. Eine kostenlose Signaturfunktion bietet RA-MICRO mit dem aktuellen Patch vom 28.1. für den direkten Versand aus RA-MICRO heraus an.

    Tipp 2: Seit Mitte 2019 sind PDF‑Dateien, die an Gerichte übertragen werden, in durchsuchbarer Form zu übermitteln, sofern dies technisch möglich ist. Der beA-Postausgang in RA-MICRO prüft, ob beigefügte PDF‑Dateien in durchsuchbarer Form vorliegen und ermöglicht eine automatische Konvertierung in durchsuchbare PDF‑Dateien. Hierfür ist die Installation der kostenpflichtigen OCR‑Software OmniPage ab Version 15 an mindestens einem Arbeitsplatz und die Aktivierung der zentralen Einstellung Dokumente durchsuchbar speichern in den Einstellungen des E‑Workflows erforderlich.

    Tipp 3: Mit der RA-MICRO Version vom 28. Januar 2020 wird eine Zustellbestätigung bzw. ein Zustellnachweis in die E-Akte gespeichert. Weitere Informationen sind im Aktuellen Hinweis zusammengefasst.

  5. Auch für die Teilnahme am E-Mahnverfahren steht der Kommunikationsweg beA in RA-MICRO zur Verfügung.

    Tipp: Inkassobüros und Rechtsabteilungen können weiterhin das EGVP nutzen. Als Ersatz für den EGVP Classic Client gibt es zahlreiche Drittprodukte (wie z. B. den Governikus Communicator Justiz Edition).

  6. Der Versand von Vollstreckungsaufträgen wegen Geldforderungen über das ZV-Auftrag-Formular ist ebenfalls über beA aus RA-MICRO heraus an den Gerichtsvollzieher oder Gerichtsvollzieherverteilerstelle möglich.

    Tipp: Die Beifügung des Originaltitels ist nur unter den Voraussetzungen des § 754a ZPO entbehrlich.

Welche weiteren Schritte für die Nutzung der beA-Schnittstelle in RA-MICRO erforderlich sind, haben wir in der RA-MICRO Online-Hilfe unter dem Stichwort „Informationen zur Integration der beA-Schnittstelle“ zusammengefasst.

Für versandte beA-Nachrichten wird ab sofort eine Zustellbestätigung bzw. ein Zustellnachweis als PDF-Dokument in der RA-MICRO E-Akte gespeichert. Diese praktische Funktion ist mit dem RA-MICRO Patch 2020.01.015 vom 28. Januar 2020 verfügbar. Das PDF-Dokument enthält die wichtigsten Daten zum Versand und befindet sich in der E-Akte als Anlage zu der versendeten Nachricht.

 

 

Weitere Informationen können dem aktuellen Hinweis entnommen werden.

Neu:

Für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) steht die Signaturfunktion der beA KSW Schnittstelle zur Verfügung.

Zweck:

Über die Signaturfunktion der beA KSW Schnittstelle ist der Versand von beA Nachrichten ohne zusätzliche Signatursoftware möglich.

Funktion:

In den Einstellungen E-Workflow Karteikarte Postausgang kann über Signaturprogramm beA Postausgang eingestellt werden, dass mit der internen Signaturfunktion der beA KSW Schnittstelle signiert wird.

Die beA Signaturfunktion darf aufgrund von nutzungsrechtlichen Bedingungen nur für den Versand über beA genutzt werden.

Für die Nutzung der beA Signaturfunktion ist eine beA Anmeldung und damit eine Onlineverbindung erforderlich.

Eine Stapelsignatur wird aus Sicherheitsgründen von der beA KSW Schnittstelle nicht unterstützt.

Neu:

Für versandte beA-Nachrichten wird eine Zustellbestätigung bzw. ein Zustellnachweis in die E-Akte gespeichert.

Zweck:

Bereitstellung einer visualisierten Zustellbestätigung (bzw. eines Nachweises) als PDF-Dokument.

Funktion:

Beim Nachrichtenversand an Gerichte wird auf dem Justizserver ein Zustellnachweis, die sog. ProcessCard, generiert. Diese enthält die notwendigen Daten, inklusive der digitalen Signatur der Justizsysteme (intermediär), zum Nachweis der Zustellung. Über die beA KSW-Schnittstelle werden die Daten ausgelesen und die wichtigsten visualisiert als Zustellnachweis gespeichert.

Beim Nachrichtenversand an einen beA-Empfänger wird die Zustellung vom beA-System bestätigt. Aus diesen Daten wird eine visualisierte Zustellbestätigung generiert und in die E-Akte gespeichert.

Beide Dokumente enthalten die wichtigsten Daten, ersetzen jedoch nicht das auf der beA-Weboberfläche zu erstellende Prüfprotokoll. Die darin befindlichen Daten werden über die beA KSW-Schnittstelle beim Versand nicht automatisch zur Verfügung gestellt.