Neu:

Das Modul Akten wurde um die Programmfunktion Beteiligteninfo erweitert.

Zweck:

Die Beteiligteninfo verschafft einen strukturierten Überblick der Aktenbeteiligten nebst Ansprechpartnern zur Ansicht und Anwendung ihrer Kommunikationsdaten.

Funktion:

Die Beteiligteninfo wird nach Eingabe einer Aktennummer angezeigt. Zum Aufruf vorhandener Kommunikationsdaten stehen die zugeordneten Symbole zur Verfügung:

: Aufruf der Beteiligtendaten zur Ansicht und Bearbeitung im Adressfenster,
bzw.  : Anruf der Beteiligten auf ihrem Festnetz- oder Mobiltelefon bei Verwendung des Telefonassistenten,
: Anschreiben der Beteiligten per E-Mail,
: Routenplanung eines Orts- oder Gerichtstermins.

Die vorhandenen Kommunikationsdaten werden bei inaktiver Einstellung kleine Ansicht angezeigt.

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Neu:

Im Aktenwächter steht die Prüfung auf unerledigte Verfügungen in E-Akten zur Auswahl.

Zweck:

Für E-Akten wird automatisiert eine Wiedervorlage eingetragen, wenn sie unerledigte Verfügungen enthalten, die ein gewähltes Mindestalter überschritten haben.

Funktion:

Der Aktenwächter prüft E-Akten rückwirkend auf unerledigte Verfügungen mit einem bestimmten Mindestalter. Zu allen E-Akten, in denen unerledigte Verfügungen vorhanden sind, wird eine Wiedervorlage mit dem Wiedervorlagegrund Aktenwächter unerledigte Verfügung gespeichert.

Die durch den Aktenwächter eingetragenen Wiedervorlagen können über die Wiedervorlagelistea) – oder im Protokoll des Aktenwächters b) – angezeigt werden. Über das Protokoll – Schaltfläche   – besteht die Möglichkeit, das Dokument, zu welchem die unerledigte Verfügung vorliegt, direkt in der E-Akte aufzurufen.

Neu:

Die nach dem GwG vorgenommene Überprüfung, ob der Anwalt/Notar für das konkrete Mandat Verpflichteter nach dem GwG ist, kann zu einer Akte gespeichert und ausgegeben/ausgewertet werden.

Zweck:

Dokumentation der erfolgten Prüfung nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 Geldwäschegesetz (GWG).

Funktion:

In den Programmfunktionen Akte anlegen, Akte ändern und Akte kopieren kann das Ergebnis der Überprüfung, ob das konkrete Mandat den in § 2 Abs. 1 Nr. 10 Geldwäschegesetz (GwG) genannten Tätigkeitsbereichen zuzuordnen ist, über die Auswahlliste Prüfung GwG gewählt werden.

Über die Programmfunktion Akteninfo wird das Prüfungsergebnis für die jeweilige Akte angezeigt.

Im Aktenregister wird über die neue Spalte GwG die in der Akte gespeicherte Auswahl angezeigt. Über den Filter Prüfung GwG kann ermittelt werden, für welche Akten eine Überprüfung erfolgt ist und mit welchem Ergebnis.

Auf den Aktenvorblättern kann das Ergebnis über neue Datenfelder/Platzhalter ausgegeben werden.

Die mitgelieferten Aktenvorblätter Rechtsanwalt I/Notar allgemein (TAV-/AVB-Format) wurden standardmäßig um die Ausgabe erweitert. Für die übrigen Aktenvorblätter steht ein neues Datenfeld Status Prüfung GwG zur Verfügung.

Die mitgelieferten Aktenvorblätter im RTF-Format wurden ebenfalls um die Ausgabe der GwG-Prüfung erweitert, die angepassten Aktenvorblätter können über die Textbausteinaktualisierung in der Programmfunktion Standardtexte aktualisiert werden. Für eigene RTF-Aktenvorblätter oder Textbausteine wurde ein neuer Rubrum-Platzhalter (<$77>) zur Verfügung gestellt.

Neu:

Mit dem Korrespondenzkürzel VK können weitere Beteiligte als Streitverkündete mit einem Unterbeteiligten als Bevollmächtigtem zur Akte gespeichert werden.

Zweck:

Streitverkündete und deren Bevollmächtigte können als Unterbeteiligte in einem Rubrum dargestellt werden, z. B. im Rahmen einer Klage oder eines selbstständigen Beweisverfahrens.

Funktion:

In der Akte muss der Streitverkündete als weiterer Beteiligter mit dem Korrespondenzkürzel VK angelegt werden. Dem Streitverkündeten kann ein Unterbeteiligter hinzugefügt werden, der im Rubrum als Vertreter des Streitverkündeten dargestellt wird.

Im Anschluss ist das Rubrum um die neuen Rubrum-Platzhalter für den Streitverkündeten und dessen Vertreter zu ergänzen. Hierfür wurden die nachfolgenden Rubrum-Platzhalter zur Verfügung gestellt, welche mittels doppeltem Mausklick in den gewünschten Rubrum-Textbaustein eingefügt werden können,

welcher anschließend – z. B über die Sternchen-Methode mit *rubvs – in einen Schriftsatz an das Gericht eingelesen werden kann:

Neu:

Die Ablageoptionen wurden um die Prüfung von Postkörben auf aktenbezogene Dokumente erweitert.

Zweck:

Die Option ermöglicht es, die Prüfung auf vorhandene und zur Akte gespeicherte Dokumente im Postkorb durchzuführen, um eine unbeabsichtigte Aktenablage bei unerledigten Dokumenten zur Akte zu vermeiden.

Funktion:

In den Ablageoptionen steht dazu im Bereich Offene Posteingänge die Option Postkörbe auf Dokumente zur Akte prüfen zur Verfügung. Werden während der Aktenablage unerledigte Dokumente gefunden, erfolgt ein Vermerk im Ablageprotokoll.

Bereits vor der Aktenablage kann eine Prüfung über Jetzt prüfen in den ausgewiesenen Postkörben oder in der E-Akte erfolgen und das betreffende Dokument bearbeitet oder – falls erledigt – aus dem Postkorb/der E-Akte entfernt werden.

Bei nicht gesetzter Option erfolgt keine Prüfung und die Akte wird abgelegt, auch wenn sich noch nicht verarbeitete Dokumente in den Postkörben befinden.

 

 

Neu:

Im Modul Akten steht die neue Programmfunktion Aktenwächter zur Verfügung. Die Einrichtung des Aktenwächters erfolgt unter Kanzlei im Dienste Starter als Kanzlei-Dienst.

Zweck:

Der Aktenwächter prüft die laufenden Akten auf Wiedervorlagen, überwacht die Akten zusätzlich auf Ereignisse und erfasst automatisch eine Wiedervorlage.

Funktion:

Der Aktenwächter wird als Kanzlei-Dienst am eingestellten Tag des Kalendermonats bei den gewählten Benutzern automatisch gestartet und ausgeführt. Ereignisse werden als Wiedervorlage eingetragen und können in Termine/Fristen in der Wiedervorlagenliste angezeigt werden.

Der Aktenwächter prüft die laufenden Kanzleiakten für folgende Bereiche und vermerkt eine Wiedervorlage:

1. Akten ohne zukünftige Wiedervorlage:

In laufende Akten ohne Wiedervorlage wird eine neue Wiedervorlage eingetragen. Abgelaufene Wiedervorlagen werden vorgetragen und aktualisiert.

2. Zahlungseingänge im Aktenkonto bei Ratenvereinbarung:

Aktenkonten werden auf den Eingang vereinbarter Zahlungen innerhalb der beschlossenen Ratenlaufzeit geprüft. Sind Zahlungen auf Aktenkonten nicht oder nicht in der vereinbarten Höhe eingegangen, wird eine Wiedervorlage eingetragen.

3. Forderungskonten der Zwangsvollstreckung:

Alle laufenden Forderungskonten werden auf Kontobewegungen überwacht. Bei erstmaligem Start des Aktenwächters wird ein 30 Tage zurückliegender Zeitraum geprüft; danach immer bis zur letzten Prüfung rückwirkend. Sind im Konto im durchsuchten Zeitraum keine Buchungen erfolgt, wird eine Wiedervorlage zur Akte eingetragen.

Forderungskonten und Forderungsunterkonten werden auf den Eingang vereinbarter Zahlungen innerhalb der beschlossenen Ratenlaufzeit geprüft. Sind Zahlungen nicht oder nicht in der vereinbarten Höhe eingegangen, wird eine Wiedervorlage eingetragen.

4. E-Akten:

In der E-Akte erfolgt die Überwachung aller laufenden Akten auf neue Dokumente. Die Prüfung auf Eingang von neuen Dokumenten in allen E-Akten erfolgt immer rückwirkend für den gewählten Zeitraum. Sind keine neuen Dokumente eingegangen, wird eine Wiedervorlage zur Akte eingetragen.

 

Neu:

Für jedes Referat kann eine eigene Liste für Unterordner in E-Akten gespeichert werden.

Zweck:

Die Anlage von Unterordnern für E-Akten kann individueller und schneller erfolgen.

Funktion:

In den Programmfunktionen Akte anlegen oder Akte kopieren gibt es eine neue Option referatsbezogen.

Bei Auswahl dieser Option wird für das in der Programmfunktion gewählte Referat einmalig eine neue Auswahlliste für die Unterordner zur E-Akte angelegt. Dabei kann gewählt werden, ob eine bereits vorhandene allgemeine Liste der Unterordner übernommen oder eine neue/leere Liste angelegt werden soll.

Die Liste Unterordner E-Akte kann über die Schaltfläche  bearbeitet werden.

Neu:

Das Aktenregister wurde um die Spalte Lösch-Sperre erweitert.

Zweck:

Mit dieser Option kann festgelegt werden, welche Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer nicht gelöscht werden sollen.

Funktion:

Akten mit einer Lösch-Sperre werden vom Lösch-Assistenten nicht berücksichtigt und sind somit vom Löschvorgang ausgeschlossen.

Im Aktenregister kann über Ansicht, Spalten auswählen die neue Spalte Lösch-Sperre eingeblendet werden.

Nach dem Einblenden der Spalte Lösch-Sperre kann bestimmt werden, welche der Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer nicht gelöscht werden sollen.

Die Funktion Lösch-Sperre kann ebenfalls über Akte anlegen bzw. Akte ändern genutzt werden.

Neu:

Im Aktenregister wurden zwei neue Spalten – Archivierungsdatum und Aufbewahrungsdauer – aufgenommen.

Zweck:

Neben dem Archivierungsdatum kann die Aufbewahrungsdauer einer Akte eingetragen und angezeigt werden.

Funktion:

Die Ansicht des Aktenregisters kann über Spalten auswählen um die neuen Spalten erweitert werden.

 

Neu:

Akten können nicht nur in Verbindung mit der Aktenablage sondern auch mit der Option Akten archivieren über das Aktenregister archiviert werden. 

Zweck:

Die laufende Erhöhung der Dateianzahl und Daten-Größen im aktuellen Arbeitsdatenbestand kann sich negativ auf Performance, Betriebssicherheit sowie auf die Datensicherung und die Datenrücksicherung im Störungsfall auswirken. Deshalb können abgelegte Aktenbestände auch nachträglich über das Aktenregister archiviert und auf ein externes Archivlaufwerk ausgelagert werden.

 

Funktion:

Zur Akte gespeicherte Dokumente werden als komprimiertes E-Akten Archiv auf das Archivlaufwerk ausgelagert und vom RA-MICRO Datenlaufwerk gelöscht.

Ein Zugriff auf abgelegte archivierte Akten ist ausschließlich über das E-Akte Fenster möglich. Die Archivdatei enthält E-Akte, Aktenvorblatt, Aktenkonto und Forderungskonto.

Wir empfehlen, die Archivierung im Aktenregister jahrgangsweise auszuführen. Dies kann je nach Datenbestand eine längere Zeit in Anspruch nehmen, während der Archivierung kann weiter gearbeitet
werden.

Das Archivlaufwerk wird in den Einstellungen E-Workflow im Bereich E-Akte/Laufwerke festgelegt.


Bei der Reaktivierung von Akten wird die Archivierung rückgängig gemacht. Die Dokumente werden zurück auf das RA-MICRO Datenlaufwerk verschoben und sind wieder in der E-Akte verfügbar.