Notariat: Urkundsgeschäfte – Elektronisches Urkundenverzeichnis der BNotK

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Mit dem 01.01.2022 ist der Anforderung des § 55 Beurkundungsgesetz (BeurkG) Rechnung zu tragen, ein elektronisches Urkundenverzeichnis (UVZ) und eine elektronische Urkundensammlung (USL) im Elektronischen Urkundenarchiv der BNotK (§ 78h der Bundesnotarordnung, BNotO) zu führen. Das UVZ löst die bisherige Urkundenrolle sowie das Erbvertragsverzeichnis und das dazugehörige Namensverzeichnis ab.

Die BNotK stellt zunächst eine Schnittstelle zur Verfügung, welche einen manuellen Import erforderlich macht. Eine automatisierte Schnittstelle, die eine Synchronisation mit der Notariats-Software ermöglicht, soll nachgereicht werden.

So enthält die Programmfunktion Urkundsgeschäfte die Möglichkeit, den bisherigen Eintrag der Urkundenrolle zu exportieren und in das elektronische Urkundenverzeichnis (UVZ) der Bundesnotarkammer (BNotK) zu importieren.

Die nachfolgenden Funktionen sind automatisch ab dem 01.01.2022 in der RA-MICRO Kanzleisoftware sichtbar.

Erforderlich, aber auch ausreichend, ist eine Version des Software XNP der BNotK in der derzeit kostenfreien Basisversion. In den Einstellungen des Notariats ist zunächst unter ERV ein Exportverzeichnis für die Exportdatei zu wählen.

Nach der Beurkundung wird die Urkunde wie gewohnt unter Notariat, Urkundsgeschäfte, Urkundenrolle, Neu erfasst. Es können zusätzliche Angaben hinsichtlich des Notarvertreters oder der Verwahrung eines Erbvertrages sowie Angaben zur Anzahl der Ausfertigungen erfasst werden.

Nach dem Speichern ist über Notariat, Elektron. Rechtsverkehr die Programmfunktion Export XNP/UVZ aufzurufen:

Mit Klick in die Spalte Export zu XNP zum jeweiligen Urkundeneintrag werden die Daten des Eintrags an die Exportdatei übergeben. Nach Bestätigung über die Schaltfläche  wird diese in dem in den Einstellungen hinterlegten Exportpfad gespeichert und kann von dort aus über XNP in das UVZ übernommen werden. Danach ist in die XNP-Software zu wechseln und die Exportdatei zu importieren.

Der importierte Eintrag ist im UVZ durch die bewusste Bestätigung des Eintrags abzuschließen. Es wird empfohlen, die Übergabe an das UVZ in der RA-MICRO Urkundenrolle – Export XNP in der Spalte Eingetragen ins UVZ zu dokumentieren.

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Fibu, Lohn/Gehalt – Erfassung eines Auszahlungsdatums je Abrechnungsmonat

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Zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben gem. § 41a Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG i. V. m. § 52 Abs. 40a EstG wurde die Möglichkeit geschaffen, je Abrechnungsmonat ein Lohnauszahlungsdatum festzulegen, sodass die gesetzlich korrekte Erstellung von Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen ermöglicht wird.

Bei Erstellung der Lohnsteueranmeldung wird nun die Auszahlung anhand des Auszahlungs­datums zum Abrechnungsmonat beim Mitarbeiter berücksichtigt. Gleiches gilt beim Jahreswechsel bei Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung.

Das Auszahlungsdatum je Abrechnungsmonat kann in Allgemeine Grunddaten ändern, Auszahlungsdatum für alle Mitarbeiter vorgegeben werden.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, je Mitarbeiter über Mitarbeiterdaten ändern, Auszahlungsdatum ein abweichendes Auszahlungsdatum je Abrechnungsmonat zu erfassen.

Bei Änderung des Auszahlungsdatums in Allgemeine Grunddaten ändern wird das Auszahlungsdatum in Mitarbeiterdaten ändern überschrieben.

Das Auszahlungsdatum kann innerhalb des Abrechnungsmonats und maximal zwei Monate nach dem Abrechnungsmonat liegen. Eine Änderung ist nach Versand der Lohnsteueranmeldung für den Abrechnungsmonat nicht mehr möglich.

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Kanzlei: Modul Einstellungen, E-Workflow – Texterkennungspflicht entfallen

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Zum 01.01.2022 ist für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an Gerichte gemäß § 2 ERVV n. F. die Durchsuchbarmachung von Dokumenten sowie gemäß der ERVB 2022 (welche die bisherigen ERVB 2018, 2019 und 2021 ersetzt) die Einbettung von Inhalten (Schriften und Grafiken) entfallen.

Die vormalige E-Workflow Einstellung 4.09 Warnung zur ERVV-Konformität anzeigen wird ersetzt durch 4.09 ERVB-Informationen im beA Postausgang.

Zum 01.01.2022 werden die E-Workflow Einstellungen

  • 69 OCR Erkennung für beA Postausgang,
  • 70 OCR Erkennung für E-Akte und
  • 09 ERVB-Informationen im beA Postausgang

automatisch deaktiviert, lassen sich bei Bedarf jedoch wieder aktivieren.

Bei Aktivierung findet eine automatisierte Prüfung der technischen Voraussetzungen in Zusammen­hang mit einer automatischen Bearbeitung mittels des aktivierten OCR-Programms statt.

Die aktivierten Einstellungen 1.69 und 4.09 zeigen die bekannten Symbole im beA Postausgang und den Status der Durchsuchbarkeit sowie der Schrifteinbettung:

 

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E-Workflow: Elektronische Versicherungskommunikation – Online-Deckungsanfragen und Kfz-Schadenmeldungen

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Die Elektronische Versicherungskommunikation gewährleistet den papier- und zeitsparenden Online-Versand vollstrukturierter und damit maschinenlesbarer Deckungsanfragen und Kfz-Schaden­meldungen inkl. Folge­korres­­pondenzen an die teilnehmenden Versicherungen.

Sie bietet schnelle Bearbeitung bei minimiertem Arbeits­aufwand. Anlagen sind in der Regel nicht erforderlich, im Bedarfsfall aber, z. B. bei Folgekorrespondenzen, möglich. Mit einem voll­struk­turierten Online-Versicherungsdialog werden unnötige Rückfragen vermieden.

Die erforderlichen Aktenstammdaten werden – falls vorhanden – inkl. der Rechtsschutzversicherung (RSV) bzw. der gegnerischen Kfz-Haftpflicht­ver­sicherung automatisch aus der Akte übernommen. Die Elektronische Versicherungskommunikation unterstützt das Nachtragen fehlender Daten mit Infos und Bedienungs­hinweisen. Die Liste teilnehmender Versicherer informiert darüber, welche Versicherungen für die Elektronische Versicherungskommunikation zugelassen sind.

Beim ersten Start erfolgen automatisch Registrierungen bei den Versicherungsdienstleistern drebis und e.Consult, wobei bereits vorhandene Registrierungen in der Titelleiste über das Zahnradsymbol in den Erweiterten Einstellungen erfasst und so weiter genutzt werden können. Für bestimmte Versicherungen kann über die Schaltfläche Bearbeiten festgelegt werden, über welchen Dienstleister der Versand erfolgen soll.

Bereits zur RSV im RSV-Betreff bzw. zur gegnerischen Haftpflichtversicherung zur Akte erfasste Daten wie Versicherungsschein-, Schadennummer sowie weitere gegnerischen Daten bei der Schadenmeldung wie Kfz-Kennzeichen, Unfalltag etc. werden automatisch vorgeschlagen. Fehlende Angaben können ergänzt werden.

Als Anfrageart wird bei der RSV automatisch Erst-Deckungsanfrage vorge­schlagen, bei weiteren Anfra­gen in der Sache stehen Deckungs­erweiterung bzw. Folgekorres­pondenz zur Verfü­gung.

Mit der Auswahl Kfz-Schaden ist die Schadenmeldung selbst bis hin zu weiteren Folge­korrespondenzen möglich. Die Auswahl Schadens­­parte ermöglicht die Entscheidung zwischen Kraftfahrthaftpflicht-, Fahrzeugvoll- und Fahrzeugteilversicherung.

Über die Schaltfläche Start werden die Stammdaten zur Vervollständigung der Versicherungsdaten aus dem linken Bereich in den Online-Dialog der jeweiligen Versicherung übertragen. Der Inhalt der Anfrage ergibt sich aus der Beantwortung von Fragen im Online-Formular. Am Ende des Versicherungs­dialogs erfolgt eine Zusammenfassung, sodass die Angaben vor dem Versand des Online-Formulars kontrolliert werden können. Eine Versandbestätigung zur Deckungsanfrage an die RSV bzw. für die Kfz-Schaden­meldung wird im Anschluss automatisch in die zugeordnete E-Akte gespeichert.

Mit Rechtsschutz wird eine Deckungsanfrage online an die zur Akte gespeicherte Rechtsschutz­versicherung (RSV) übermittelt: Mit Kfz-Schaden wird die Kfz-Schaden­regulierung online abgewickelt:

Zum Rech­nungs­­ausgleich durch die RSV ist die Rechnung RVG des Moduls Gebühren mit aktivierter Option Rechnungsausgleich durch RSV – ggf. unter Angabe einer Selbstbeteiligung, falls diese nicht schon im RSV-Betreff erfasst wurde und hier vorgeschlagen wird – und mit Rechnungsnummer an die Mandantschaft zu adressieren. Die anschließende Übergabe an den E-Brief über die Abschluss­leiste der Rechnungsvorschau ist erforderlich, um die elektronische Kommunikation mit der RSV nicht zu unterbrechen. Nach Übermittlung an den Postausgang erfolgt dort der Rechnungsversand an die Mandantschaft und – in maschinenlesbarer Form – an die RSV.

Der Posteingang prüft automatisch auf Übermittlungs­bestäti­gungen und Antworten der Versicherer. Diese werden zur zeitnahen Bearbeitung durch den zuständigen Benutzer – falls im Posteingang so eingestellt – an den gewählten Postkorb weitergeleitet. Über die Erweiterten Einstellungen der Elektronischen Versicherungskommunikation kann zusätzlich gewählt werden, ob Benachrichti­gungen der Versicherungen auch per E-Mail erfolgen.

Für die Nutzung der Elektronischen Versicherungs­kommunikation wird die Erfassung der RA-MICRO Online (RMO-) Benutzerdaten in der RA-MICRO Benutzerverwaltung erwartet.

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Outlook-Schnittstelle RA-MICRO Tools: Neuheit RA-MICRO 2022

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Die Outlook Tools ergänzen Microsoft Office Outlook um für jede Anwaltskanzlei nützliche Funktionen. Die Tools sind für jede dt. Anwaltskanzlei kostenlos nutzbar, der Einsatz von RA-MICRO Kanzleisoftware ist nicht Voraussetzung; nur eine Registrierung als dt. Anwaltskanzlei bei RA-MICRO Online ist erforderlich. Die Tools werden durch das RA-MICRO Technische Supportcenter supportet, die Software wird durch Updates aktuell gehalten.

Die kostenlose RMO Registrierung ermöglicht die Nutzung der RA-MICRO Online Dienste. Nach der Registrierung sind Kunden zunächst als Einzelbenutzer registriert. Im Gegensatz zu vielen Online-Konten anderer Anbieter ermöglicht das RMO Konto jedoch die Anlage und Verwaltung von weiteren Benutzern innerhalb der bestehenden Registrierung, insbesondere von Mitarbeitern der Kanzlei. Jeder Benutzer erhält nach der Anlage im RMO Konto eigene Zugangsdaten und kann verschiedene Berechtigungen erhalten.

Mit den RA-MICRO Tools stehen in MS Outlook diverse Funktionalitäten für den E‑Mail-Versand und -Empfang zur Verfügung:

  • Leere Betreffzeilen in E-Mails können zugelassen und so der Outlook-Hinweis vor dem Versand übergangen werden, ob die Nachricht ohne Angabe eines Betreffs gesendet werden soll.
  • Hyperlinks können in eingehenden E-Mails deaktiviert werden, um deren etwaige Ausführung zum Schutz des Posteingangs vor Schadlinks zu verhindern.

  • Die Krypt E-Mail Verschlüsselung dient der sicheren geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz mit verschlüsselten Outlook E-Mail-Anhängen.

Die gewünschten Korrespondenz E-Mail-Adressen sind als Krypt-Kontakt E-Mail-Adressen über die Schaltfläche Kontakte mittels des nachfolgend hervorgehobenen Diskettensymbols – ­– zu speichern. Bereits erfasste E-Mail-Adressen können auch über das Minuszeichen-Symbol entfernt bzw. über das Pluszeichen-Symbol hinzugefügt werden. Optional ist die Erfassung einer Bemerkung, z. B. als Erinnerungshilfe zur jeweiligen Adresse, möglich.

Der verschlüsselte Versand eines E-Mail-Anhangs erfolgt je nach Auswahl des Verschlüsselungstyps und je nach Speicherung zum Krypt-Kontakt

  • automatisch als Standard-Verschlüsselung mit automatisch generiertem und wechselndem Kennwort
  • oder mit einem einzugebenden Schlüssel-Kennwort. Die Kennwort-Verschlüsselung zeichnet sich durch höchstmögliche Sicherheit aus, da das Kennwort nur dem Absender und dem Empfänger bekannt sind.

Nach Empfang einer Anlage von einem Krypt-Kontakt erfolgt die Entschlüsselung dann je nach Verschlüsselungstyp automatisch oder manuell über die Schaltfläche Entschlüsseln der RA‑MICRO Tools.

Im Anschluss an das Speichern der Maske besteht die Möglichkeit, den erfassten Krypt-Kontakten eine automatisierte Einladung mit Informationen zu den RA-MICRO Tools inkl. Download-Link zu senden. Die Nutzung sowie die Hotline und der E-Mail-Support ist für den Empfänger für bis zu zwei Korrespondenz-Adressen kostenlos.

Einladungs-E-Mails können jederzeit erneut über die Schaltfläche Einladung versandt oder hinzugefügt werden.

Im RA-MICRO Adressfenster kann darüber hinaus zu den dort gespeicherten Adressen im Bereich E-Versand vermerkt werden, ob und wie Anlagen mit RA-MICRO Tools verschlüsselt an dort gespeicherte E‑Mail-Adressen, z. B. aus der RA-MICRO Word Schnittstelle oder dem Modul Gebühren, versandt werden sollen:

Die Installation der RA-MICRO Tools erfolgt am RA-MICRO Arbeitsplatz mit dem Start von Outlook.

  • In Vorbereitung befindet sich die beA Senden und Empfangen Schnittstelle.
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Fibu I: Abrechnung Aktenkonto

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Im Modul Finanzbuchhaltung I wird mit der Jahresversion 2021/2022 die Funktionalität der Programmfunktion Abrechnung Aktenkonto erweitert.

Die Abrechnung Aktenkonto kann nun auch bei vorsteuerabzugsberechtigten Mandanten als arbeitszeitsparende Alternative zur Abrechnung mit dem Gebührenprogramm eingesetzt werden.

Sind im Aktenkonto Kostensollstellungen gebucht, insb. Kostenfestsetzungsanträge und ZV Kosten, können diese nun unter Ausweis der noch nicht dem Mandanten als Vorsteuer formwirksam ausgewiesenen Umsatzsteuer automatisiert als Rechnung mit Umsatzsteuer und Rechnungsnummer erstellt werden.

Die Kostensollstellungen sollten dann als Anlage beigefügt werden, das ermöglicht die Funktion E-Akten Dokumente Anhang.

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Zwangsvollstreckung: GiroCode in Rechnungen einfügen

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Im Modul Zwangsvollstreckung wurde für das Übersendungsanschreiben an den Mandanten mit Vergütungsberechnung die Funktionalität des Girocode-Drucks aufgenommen.

GiroCode drucken dient der schnellen Übernahme der Rechnungsdaten in die Banking-App des Rechnungsempfängers. Alle notwendigen Zahlungsinformationen wie Empfänger, IBAN, BIC, Über­weisungs­betrag und Verwendungszweck können komfortabel über die entsprechende Überweisungs­funktion der verwendeten Banking-App eingescannt und in den Überweisungsauftrag übernommen werden.

GiroCode drucken ist verfügbar

  • im Mahnschreiben bei der Einzel– und Stapelerstellung mit Wahl der Option Rechnung an Mandant erstellen:

  • bei ZV-Maßnahmen, z. B. in der Maske Vollstreckungsandrohung mit Wahl der Option Mit Vergütungsrechnung:

Die Rechnung wird dann mit GiroCode erstellt:

 

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Fibu I: Buchungen E-Import

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Kontoumsätze zur effizienteren Buchung und Vermeidung von Fehleingaben automatisiert zu erfassen, anstatt mittels Papierbelegen – zeitintensiv und fehleranfällig – manuell zu buchen, das leistet der RA-MICRO Kontoimport in Zusammenspiel mit der Programmfunktion Buchen.

So werden Kontoumsätze online aus dem Datenbestand einer oder mehrerer Banken abgerufen und stehen anschließend umgehend für eine tagesaktuelle elektronische Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Dank modernster Sicherheitsverfahren der Banken wie Chipkarte, Schlüsseldatei oder PIN-TAN-Verfahren ist dabei durchgehend eine risikoarme Verarbeitung gesichert.

Die Abholung der Kontoumsätze ist direkt aus RA‑MICRO über das Zugangsverfahren der kontoführenden Bank oder bei Nutzung einer gesonderten Bankensoftware als MT940 Sammel-Import über die Buchen-Maske, Menü Kontoimport oder wie nachfolgend dargestellt, über Buchungen E-Import möglich:

Die Umsätze werden über Kontoauszüge anzeigen/drucken angezeigt. Im Bereich Kontoauszüge sind dort die Anzahl der Zahlungen und die Anfangs- und Endsalden der Kontoauszüge auf einen Blick ersichtlich. Der Bereich Zahlungen weist die jeweiligen Umsätze auf den Kontoauszügen im Detail aus.

Über Vorschlagswerte lassen sich – beispielsweise für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Büromiete, Gehälter – auch Buchungsschablonen für Sonderbuchungen auf Sachkonten vor­de­fi­nieren, welche dann für Kontoimport buchen zur Verfügung stehen:

Über Kontoimport buchen in der Buchen-Maske startet die automatisierte Buchung der abgeholten Umsätze:

Hier können die angezeigten Umsätze – bei möglicher Markierung aller Haben- und Sollbuchungen – auf das gewählte Konto gebucht und Teilbeträge, z. B. im Fall abgeholter Sammelüberweisungen, gesplittet werden.

Über die Schaltfläche Aktennummer ermitteln und buchen kann unter Umständen die Rechnungs- und/oder Aktennummer ermittelt werden.

Für den Kontoimport werden die Einzelrechte Kontoimport und Journal buchen in der Rechteverwaltung der RA-MICRO Benutzerverwaltung sowie ein HBCI- (Homebanking Computer Interface) fähiges Konto bei einem Geldinstitut vorausgesetzt. Die Einrichtung des Homebanking-Kontakts erfolgt ab Windows 10 über Rechtsklick auf das Windows-Icon in der Task-Leiste und Aufruf der Systemsteuerung. Dort ist dann in den Unterordner Alle Systemsteuerungselemente zu wechseln. Über den Eintrag Homebanking Administrator (32-Bit) ist die Einrichtung der Homebanking-Kontakte möglich. Sobald diese als Finanzkonten in den Kontenplan der Fibu aufgenommen wurden, stehen sie automatisch unter Buchungen E-Import, Einstellungen als Angelegte Bankkonten für den Import zur Verfügung.

Über Einstellungen können Finanzkonten einzeln als Importkonten aufgenommen und mittels Bank zuordnen mit dem Homebanking-Kontakt verknüpft werden.

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Gebühren: GiroCode in Rechnungen einfügen

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Im Modul Gebühren wurde für alle Rechnungstypen die Funktionalität des GiroCode-Drucks aufgenommen.

GiroCode drucken dient der schnellen Übernahme der Rechnungsdaten in die Banking-App des Rechnungsempfängers. Alle notwendigen Zahlungsinformationen wie Empfänger, IBAN, BIC, Überweisungsbetrag und Verwen­dungs­zweck können komfortabel über die entsprechende Überweisungsfunktion der verwendeten Banking-App eingescannt und in den Überweisungsauftrag übernommen werden.

GiroCode drucken ist im jeweiligen Rechnungstyp im Bereich Zahlungen verfügbar:

Die Rechnung wird dann mit GiroCode erstellt:

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Gebühren: RVG – Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht

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Die zum 1. Oktober 2021 mit dem Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht und zur Änderung weiterer Vorschriften in Kraft tretenden Änderungen werden in den RVG Berechnungsfunktionen zur Verfügung gestellt. Sie betreffen auch die Vergütung der Rechtsanwälte, im Wesentlichen bei Nutzung der Tatbestände 2300 VV RVG sowie 1000 Nr. 2 VV RVG.

  • Mit Beginn des gewählten Leistungszeitraums werden neben der Geschäftsgebühr 2300 VV RVG die zwei neuen Tatbestände 2300 II 1 RVG Außergerichtliche Inkassodienstleistung über eine unbestrittene Forderung und Nr. 2300 II 2 RVG Außergerichtliche Inkassodienstleistung über eine unbestrittene Forderung in einem einfachen Fall zur Verfügung gestellt. Mit Auswahl dieser Tatbestände und einem Gegenstandswert bis 50,00 € beträgt die Wertgebühr nach § 13 Abs. 2 RVG neue Fassung (n. F.) 30,00 € statt 49,00 €. Bei Nr. 2300 II 1 RVG wird als Quote standardmäßig 0,9 vorgeschlagen, die Quote kann von 0,5 bis 1,3 gewählt werden. Bei Nr. 2300 II 2 RVG wird als Quote 0,5 vorgeschlagen und die Quote kann nicht geändert werden.
  • Für die Einigungsgebühr 1000 Nr. 2 VV RVG wird eine Quote von 0,7 vorgeschlagen. Die bisherige Deckelung des Gegenstandswerts bei Nutzung des Tatbestandes 1000 Nr. 2 VV RVG steigt von 20 auf 50 % des Streitwerts.
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