Die Outlook Tools ergänzen Microsoft Office Outlook um für jede Anwaltskanzlei nützliche Funktionen. Die Tools sind für jede dt. Anwaltskanzlei kostenlos nutzbar, der Einsatz von RA-MICRO Kanzleisoftware ist nicht Voraussetzung; nur eine Registrierung als dt. Anwaltskanzlei bei RA-MICRO Online ist erforderlich. Die Tools werden durch das RA-MICRO Technische Supportcenter supportet, die Software wird durch Updates aktuell gehalten.

Die kostenlose RMO Registrierung ermöglicht die Nutzung der RA-MICRO Online Dienste. Nach der Registrierung sind Kunden zunächst als Einzelbenutzer registriert. Im Gegensatz zu vielen Online-Konten anderer Anbieter ermöglicht das RMO Konto jedoch die Anlage und Verwaltung von weiteren Benutzern innerhalb der bestehenden Registrierung, insbesondere von Mitarbeitern der Kanzlei. Jeder Benutzer erhält nach der Anlage im RMO Konto eigene Zugangsdaten und kann verschiedene Berechtigungen erhalten.

Mit den RA-MICRO Tools stehen in MS Outlook diverse Funktionalitäten für den E‑Mail-Versand und -Empfang zur Verfügung:

  • Leere Betreffzeilen in E-Mails können zugelassen und so der Outlook-Hinweis vor dem Versand übergangen werden, ob die Nachricht ohne Angabe eines Betreffs gesendet werden soll.
  • Hyperlinks können in eingehenden E-Mails deaktiviert werden, um deren etwaige Ausführung zum Schutz des Posteingangs vor Schadlinks zu verhindern.

  • Die Krypt E-Mail Verschlüsselung dient der sicheren geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz mit verschlüsselten Outlook E-Mail-Anhängen.

Die gewünschten Korrespondenz E-Mail-Adressen sind als Krypt-Kontakt E-Mail-Adressen über die Schaltfläche Kontakte mittels des nachfolgend hervorgehobenen Diskettensymbols – ­– zu speichern. Bereits erfasste E-Mail-Adressen können auch über das Minuszeichen-Symbol entfernt bzw. über das Pluszeichen-Symbol hinzugefügt werden. Optional ist die Erfassung einer Bemerkung, z. B. als Erinnerungshilfe zur jeweiligen Adresse, möglich.

Der verschlüsselte Versand eines E-Mail-Anhangs erfolgt je nach Auswahl des Verschlüsselungstyps und je nach Speicherung zum Krypt-Kontakt

  • automatisch als Standard-Verschlüsselung mit automatisch generiertem und wechselndem Kennwort
  • oder mit einem einzugebenden Schlüssel-Kennwort. Die Kennwort-Verschlüsselung zeichnet sich durch höchstmögliche Sicherheit aus, da das Kennwort nur dem Absender und dem Empfänger bekannt sind.

Nach Empfang einer Anlage von einem Krypt-Kontakt erfolgt die Entschlüsselung dann je nach Verschlüsselungstyp automatisch oder manuell über die Schaltfläche Entschlüsseln der RA‑MICRO Tools.

Im Anschluss an das Speichern der Maske besteht die Möglichkeit, den erfassten Krypt-Kontakten eine automatisierte Einladung mit Informationen zu den RA-MICRO Tools inkl. Download-Link zu senden. Die Nutzung sowie die Hotline und der E-Mail-Support ist für den Empfänger für bis zu zwei Korrespondenz-Adressen kostenlos.

Einladungs-E-Mails können jederzeit erneut über die Schaltfläche Einladung versandt oder hinzugefügt werden.

Im RA-MICRO Adressfenster kann darüber hinaus zu den dort gespeicherten Adressen im Bereich E-Versand vermerkt werden, ob und wie Anlagen mit RA-MICRO Tools verschlüsselt an dort gespeicherte E‑Mail-Adressen, z. B. aus der RA-MICRO Word Schnittstelle oder dem Modul Gebühren, versandt werden sollen:

Die Installation der RA-MICRO Tools erfolgt am RA-MICRO Arbeitsplatz mit dem Start von Outlook.

  • In Vorbereitung befindet sich die beA Senden und Empfangen Schnittstelle.

Neu:

Über die RA-MICRO E-Akte Schnittstelle für MS Outlook erstellte E-Mails können direkt durch Eingabe einer Aktennummer im Empfängerfeld zur E-Akte gespeichert werden.

Zweck:

Schnelles Speichern ohne zusätzliche Nutzung des Dialogs Speichern in E-Akte.

Funktion:

Im Empfängerfeld der E-Mail können zusätzlich Aktennummern eingegeben werden. Mehrere Aktennummern werden – wie bei mehreren E-Mail-Adressen – durch ein Komma oder Semikolon getrennt. Die Aktennummern können in verschiedenen Formaten, z. B. 1/21, 1-21, 1.21 oder 121 eingegeben werden.

Über die Outlook-Funktion Senden oder Senden und Speichern in E-Akte wird die E-Mail im PDF-Format (nebst Anlagen im Originalformat – sofern vorhanden) direkt in die jeweilige E-Akte gespeichert und – sofern eine E-Mail-Adresse enthalten ist – auch an den Empfänger versandt.