Neu:

Über die RA-MICRO E-Akte Schnittstelle für MS Outlook erstellte E-Mails können direkt durch Eingabe einer Aktennummer im Empfängerfeld zur E-Akte gespeichert werden.

Zweck:

Schnelles Speichern ohne zusätzliche Nutzung des Dialogs Speichern in E-Akte.

Funktion:

Im Empfängerfeld der E-Mail können zusätzlich Aktennummern eingegeben werden. Mehrere Aktennummern werden – wie bei mehreren E-Mail-Adressen – durch ein Komma oder Semikolon getrennt. Die Aktennummern können in verschiedenen Formaten, z. B. 1/21, 1-21, 1.21 oder 121 eingegeben werden.

Über die Outlook-Funktion Senden oder Senden und Speichern in E-Akte wird die E-Mail im PDF-Format (nebst Anlagen im Originalformat – sofern vorhanden) direkt in die jeweilige E-Akte gespeichert und – sofern eine E-Mail-Adresse enthalten ist – auch an den Empfänger versandt.

 

Neu:

Wie in der RA-MICRO Word-Schnittstelle können nun auch im Textfeld von Outlook linksbündig Textbausteine, insb. auch Kurzbrieftexte und Grußformeln, eingelesen werden. Zudem können Briefköpfe von E-Briefen verwendet werden.

Zweck:

Das Verfassen einer neuen E-Mail ist durch die bekannten Aufrufmöglichkeiten von bereits vorhandenen oder neu erstellten Textvorlagen über Sternchen-Befehle effizienter und komfortabler.

Funktion:

Nach Eingabe eines Sternchen-Befehls, z. B. *textl1 für das Einfügen eines Kurzbrieftextes und Enter, wird der Textbausteininhalt in das E-Mail-Fenster eingelesen. Die Eingabe des *E-Befehls kann genutzt werden, um Briefköpfe von E-Briefen einzulesen und eine entsprechende E-Mail zu erstellen. Mittels Eingabe einer Sternchen-Befehlskette, z. B. *E7/20*textl1*texts1, kann ein komplettes Anschreiben zur Akte bestehend aus Briefkopf, Kurzbrieftext und Grußformel generiert werden.

Über das Einstellungsmenü können die Einstellungen der Textbausteine aus Word eingesehen und für die Anwendung in der Schnittstelle Outlook geändert werden.

Über das Einstellungsmenü können die Einstellungen der Textbausteine aus Word eingesehen und für die Anwendung in der Schnittstelle Outlook geändert werden.

Neu:

Mehrere markierte E-Mails können gleichzeitig mithilfe des E-Akte Speicherdialogs zu einer E-Akte gespeichert werden.

Zweck:

Sollte mehr als eine E-Mail in MS Outlook zu einer E-Akte gespeichert werden, so konnte dies bisher nur einzeln und nacheinander erfolgen. Um ein schnelleres und effizienteres Arbeiten zu ermöglichen, können mehrere markierte E-Mails gleichzeitig in einer E-Akte gespeichert werden.

Funktion:

Nach dem Markieren mehrerer E-Mails kann über das Kontextmenü (rechte Maustaste)

nachfolgender Speicherdialog aufgerufen werden:

Nach Eingabe einer Aktennummer ist die Auswahl eines Schlagwortes, einer Rubrik und/oder eines Unterordners möglich.

Die Option Bemerkung aus E-Mail-Betreff ist standardmäßig gesetzt. Hierbei wird der jeweilige E‑Mail-Betreff als Bemerkung zu den in der E-Akte zu speichernden E-Mail-Dokumenten übernommen.

Soll für alle E-Mails eine identische Bemerkung zur Akte gespeichert werden, so ist die Option Bemerkung aus E-Mail-Betreff abzuwählen und ein eigener Betreff zu erfassen, der für die gewünschten E-Mail-Dokumente als einheitliche Bemerkung übernommen wird.

Bei nur einer markierten E-Mail erfolgt der Aufruf des Standard-Speicherdialogs zur E-Akte.

Technische Voraussetzung:

Aktivierung der RA-MICRO Office Schnittstelle Microsoft Outlook EA E-Akte im Modul Kanzlei unter Office-Schnittstellen.

Neu:

Im Outlook Add-in RA Krypt kann für jede gespeicherte Korrespondenz E-Mail-Adresse zwischen den beiden Verschlüsselungstypen Standard- und Kennwortverschlüsselung gewählt werden.

Als weiteres Sicherheitsfeature für den Arbeitsplatz können die Einstellungen für RA Krypt durch ein Start-Kennwort geschützt werden.

Außerdem wurde das Hinzufügen und Löschen von Korrespondenz E-Mail-Adressen komfortabler gestaltet.

Zweck:

Bei Nutzung der Standardverschlüsselung wird ein von RA-MICRO automatisch generiertes und stetig wechselndes Kennwort für die Verschlüsselung der E-Mail-Anlagen verwendet und muss vorab nicht mehr abgestimmt werden. Bei Auswahl der Kennwortverschlüsselung wird ein selbst definiertes und mit dem Empfänger abgestimmtes, statisches Kennwort eingetragen.

Das Start-Kennwort für die RA Krypt Einstellungen schützt vor ungewollten Änderungen der Sicherheitseinstellungen für RA Krypt durch unbefugte Dritte.

Funktion:

Die Standardverschlüsselung ist ausschließlich in Verbindung mit der automatischen Entschlüsselung von E-Mail-Anlagen bei deren Empfang nutzbar. Die Eingabe eines Kennworts beim Hinzufügen einer neuen Korrespondenz E-Mail-Adresse mit dieser Einstellung ist bei diesem Verschlüsselungstyp nicht erforderlich. Das Add-in generiert selbstständig ein wechselndes Kennwort.

Beim Empfang von E-Mails mit Anlagen prüft das Add-in, mit welcher Verschlüsselungsart die Anlagen verschlüsselt wurden. Ist die Standardverschlüsselung beim Absender aktiv gewesen, werden die Anlagen automatisch entschlüsselt. Hierbei ist es unerheblich, welcher Verschlüsselungstyp in den RA Krypt Einstellungen des Empfängers zu der jeweiligen Korrespondenz E-Mail-Adresse gespeichert ist.

Beim Empfang einer E-Mail mit Anlagen, die der Absender mit dem Typ Kennwortverschlüsselung gesendet hat, wird stets das Kennwort zur Entschlüsselung der Anlagen benötigt. Dieses ist auch beim Empfänger in den RA Krypt Einstellungen zu speichern.

Im E-Brief steht weiterhin vorerst ausschließlich die Kennwortverschlüsselung zur Verfügung. Eine Erweiterung des Programms auf die wahlweise Standardverschlüsselung wird erfolgen.

Zusätzlich wurde das Hinzufügen und Löschen von neuen bzw. bestehenden Korrespondenz E-Mail-Adressen in den RA Krypt Einstellungen komfortabler gestaltet: Zum Hinzufügen einer neuen Adresse steht zur Verfügung. In der Auswahlliste erscheint der Vermerk <Neue Korrespondenz-Adresse> und der Cursor steht in der Eingabezeile bearbeiten, um eine neue E-Mail-Adresse einzutragen. Insgesamt können 5 E-Mail-Adressen im Add-in gespeichert werden.

Gespeicherte E-Mail-Adressen können mit Hilfe von  aus den RA Krypt Einstellungen gelöscht werden. Dazu ist in der Auswahlliste die zu löschende Adresse zu wählen.

Neu:

Mithilfe des neuen Outlook Add-ins RA Krypt haben Kanzlei und Mandantschaft die Möglichkeit, verschlüsselt zu kommunizieren, indem E­‑Mail Anlagen verschlüsselt übertragen werden können.

Zweck:

Zur Erfüllung berufs- bzw. datenschutzrechtlicher Anforderungen können mit dem Outlook Add-in RA Krypt E-Mail Anlagen verschlüsselt versendet und auf Empfängerseite entschlüsselt werden.

Funktion:

RA Krypt wird bei Installation der Schnittstelle + (extern) für Microsoft Outlook in den MS-Office Einstellungen automatisch installiert. Ferner steht es im Downloadbereich der RA-MICRO Homepage zur Verfügung.

Nach Installation und Start von Outlook mit installiertem RA Krypt sind zunächst Einstellungen zur Nutzung des Add-ins vorzunehmen.

In den Einstellungen sind drei E-Mail-Adressen nebst Kennwörtern speicherbar. Von diesen E-Mail-Adressen können Anlagen einer E-Mail entschlüsselt bzw. an diese verschlüsselt übergeben werden. Zusätzlich wird für den Empfänger ein Hinweis in Form einer TXT-Datei beigefügt. Diese enthält Erläuterungen und die Download-Links zu RA Krypt bzw. zum Decrypter:

Der Decrypter kann weiterhin zum Entschlüsseln der Anlagen genutzt werden, wenn die Gegenstelle bspw. nicht über Outlook verfügt.

Hat die Gegenstelle das Add-in ebenfalls installiert, werden die Anlagen gemäß den Einstellungen entweder beim Start von Outlook oder direkt beim Empfang entschlüsselt, sofern das entsprechende Kennwort, über das man sich im Vorfeld einigen sollte, verwendet wird.

Sind beide Einstellungen zum automatischen Entschlüsseln deaktiviert, können die Anlagen über die Funktion Entschlüsseln unter dem RA Krypt Ribbon oder über das Kontextmenü per Rechtsklick auf die empfangene E-Mail entschlüsselt werden:

 

Technische Voraussetzungen:

Das Add-in ist ab Office 2010 nutzbar. Eine RA-MICRO Installation ist nicht erforderlich.