Welche Vorteile hat die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs für meine Kanzlei?

Sicherer Datenaustausch und Zustellungsnachweis

Ein wesentlicher Vorteil wird der schnelle und sichere Datenaustausch mit Zustellungsnachweis sein. Über eine Eingangsbestätigung weiß der Anwalt schnell, ob und wann ein Dokument vollständig bei Gericht eingegangen ist (§ 130a Abs. 5 S. 2 ZPO n.F.). Zudem können strukturierte Datensätze elektronisch mit den Gerichten ausgetauscht werden. Bei Einreichung einer Klage wird über das Portal oder die Kanzleisoftware bereits ein eigener Datensatz angelegt, der beispielsweise die Parteidaten enthält. Die Gerichtsverwaltung kann diesen Datensatz in die eigene EDV automatisiert einlesen. Umgekehrt werden die Gerichte die strukturierten Daten auch an die Kanzleien übermitteln, die diese wiederum in ihre Kanzleisoftware einlesen können. Fristen könnten bspw. gleich automatisiert in den Kanzleikalender eingetragen werden und müssen anschließend nur noch durch den sachbearbeitenden Anwalt überprüft werden.

Flexibilität und Zeitgewinn

Weiterer Vorteil des elektronischen Rechtsverkehrs ist, dass Arbeitsabläufe innerhalb der Kanzlei straffer und effektiver gestaltet werden können. Die ausschließlich elektronische Arbeit mit PC, Laptop oder Tablet in einem umfassenden E-Workflow kann damit, wenn sie richtig eingesetzt wird, die tägliche Arbeit enorm erleichtern.

Die elektronische Aktenführung bietet eine enorme Flexibilität. Denn elektronische Akten sind praktisch von überall, wo ein Netzzugang vorhanden ist, zu erreichen. Auch Akteneinsichten oder Verfahrensstandabfragen werden zukünftig elektronisch und praktisch sogar von zu Hause oder dem Arbeitsplatz aus möglich werden. Insofern ist ein permanenter und ortsunabhängiger Zugriff möglich. Zukünftig wird der Anwalt oder Rechtssuchende durch den elektronischen Zugang auch nicht mehr an die Öffnungszeiten der Gerichte gebunden sein, sondern hat – ohne Wartezeiten –  zeitlich unbegrenzten Zugriff auf die einzusehenden Dokumente.

Effizientere Arbeitsweise und Kostenreduzierung

Eine Kosteneinsparung ergibt sich bereits daraus, dass Portokosten für das Versenden von Schriftsätzen etc. oder für die Anforderung von Akten entfallen – ebenso die Kosten für Versandumschläge und das Ausdrucken oder Kopieren der Akten und Schriftsätze. Außerdem führt eine elektronische Archivierung der Akten dazu, Akten- und Papierberge zu vermeiden. Somit müssen keine zusätzlichen Räumlichkeiten bereitgehalten werden, in denen die Akten aufbewahrt werden. Auch eine umständliche Suche im Aktenkeller entfällt künftig.

Eine elektronische Aktenführung ermöglicht zudem eine effektivere Mandatsbearbeitung als es mit Papierakten möglich ist. Dadurch wird die Aktenbearbeitung effizienter und schneller, denn es steht ein elektronischer Workflow für Sortierung, Suchfunktion und systematische Erfassung von Akteninhalten zur Verfügung. Akteninhalte können dadurch schneller aufgefunden und bearbeitet werden.