E-Workflow

Seit dem 1. Juli 2019 sind elektronische Dokumente an Gerichte in durchsuchbarer Form zu übermitteln (soweit dies technisch möglich ist, vgl. § 2 ERVV). Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist das aktenbezogene Scannen der Eingangspost und die nachfolgende Texterkennung mittels OCR. So werden alle Papierdokumente digital aufbereitet und sind anschließend durchsuchbar in der E-Akte gespeichert.
Wir raten allen Kanzleien, die elektronische Aktenführung zeitnah auf den Weg zu bringen und den RA-MICRO E‑Workflow mit seinen Elementen E-Akte, Posteingang, Postkorb und Outlook Schnittstelle zur Grundlage der Kanzlei-Arbeitsabläufe zu machen.
An technischer Ausstattung empfehlen wir:

  1. Scanner mit OCR-Texterkennung.
  2. Installation der OCR-Software Omnipage ab Version 15 an mindestens einem Arbeitsplatz. Omnipage kann beim zuständigen Vor-Ort-Partner bestellt werden.
  3. Für eine optimale Performance empfehlen wir für die Datenspeicherung auf dem Server moderne NVMe SSD Speichermedien mit kurzen Zugriffszeiten.

Effiziente Scan-Prozesse in der Kanzlei

Dokumente unterwegs einfach mit Camscanner ablichten, aufbereiten und an RA-MICRO senden

Camscanner ist eine nützliche kostenlose App, mit der man unterwegs Dokumente mit der Camera des Smartphones einscannen kann (1). Dabei wird das fotografierte Bild (2) begradigt (3), bearbeitet (4 und 5) und in eine übliche Dokumentgröße, z. B. das DIN-A4-Format, gebracht. Mittels OCR wird der Text erkannt (6) und steht dann für weitere Bearbeitung zur Verfügung. Das Dokument kann u. a. als PDF gespeichert werden.

Besonders effektiv ist diese App durch die Möglichkeit, so unterwegs Dokumente zu fotografieren und aufzubereiten und sie dann per E-Mail an das RA-MICRO Posteingangsfach zu senden (8). Dort können die Dokumente, wenn man im Betreff der E-Mail eine Aktenkurzbezeichnung eingegeben hat, direkt einer RA-MICRO Akte zugeordnet werden.

Die App ist für Mobilgeräte mit Android und iOS verfügbar.

Google-PlayStore: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner

ItunesStore: https://itunes.apple.com/de/app/camscanner-free/id388627783?mt=

Homepage der Herstellers INTSIG: https://www.camscanner.com

BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)

In Verwaltung, Justiz und privatwirtschaftlichen Unternehmen (zum Beispiel im Gesundheitswesen, der Versicherungswirtschaft sowie im Steuer- und Buchführungswesen) werden im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung zunehmend elektronische Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme eingesetzt. Zur Umsetzung des elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehrs mehren sich Rechtsvorschriften, die die elektronische Aktenführung zulassen oder vorschreiben. Der parallele Umgang mit Papierdokumenten ist aber nach wie vor erforderlich und wird es auch zukünftig sein, da die Digitalisierung von Altbeständen längst noch nicht abgeschlossen ist und weiterhin Neu-Eingänge in Papier erfolgen werden. Die Originale werden bislang in einer Vielzahl von Fällen weiter aufbewahrt, um ggfs. folgenreiche Konflikte mit gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften zu vermeiden. Gleichzeitig werden sie zur Erleichterung der internen Aktenbearbeitung häufig eingescannt.

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Besondere Scanner-Lösungen für RA-MICRO Anwender

Beim täglichen Scannen in der Kanzlei ist zwischen dem Erfassen der Tagespost (täglich!) auf der einen und dem Erfassen von Einzeldokumenten (im Einzelfall) auf der anderen Seite zu unterscheiden.

Hierzu werden moderne Lösungen auf Basis von XML-Beschreibungsdateien angeboten.

Unser Vor-Ort-Partner RA-MICRO Vertriebs GmbH Köln hat hierzu gemeinsam mit namhaften Herstellern zwei verschiedene Scan-Lösungen mit Anbindung an RA-MICRO zur Post- und Dokumentenerfassung entwickelt:

  • Scannen mit Multifunktionsgeräten:
    Mit einer speziellen Scansoftware namens Drivve Image werden Einzeldokumente erfasst. Die Scanprozesse werden hierdurch verbessert und nahtlos in die vorhandene IT-Infrastruktur integriert. Hierfür werden Scanner verschiedener Hersteller angeboten. Welche Lösung für Ihre Kanzlei die richtige ist, hängt von individuellen Faktoren wie Kanzleigröße, Zahl der Anwälte, Kanzleimitarbeiter und Mandate, der Höhe des Postaufkommens etc. ab. Unser Vor-Ort-Partner berät Sie hierzu gerne in einem persönlichen Gespräch.

Im nachfolgenden Clip und auf der Website des Anbieters finden Sie weitere Informationen zum Scannen-Dokumenten Management-Workflow mit dem Drivve-System.

Beschreibung des Scan-Workflows

Beide Scanner-Lösungen liefern als Ergebnis „fertige“ PDF-Dateien für den Import über das RA-MICRO E-Postfach. Bereits vor dem Import werden folgende grundlegende Funktionen innerhalb des Scan-Workflows ausgeführt:

1. Erfassung der Tagespost per Stapelverarbeitung

Verarbeitung von Dokumenten (Poststücke) im Stapel mit Hilfe von Trennseiten oder Barcode(-Aufkleber). Vorteil: Die Verarbeitung erfolgt im Stapel und nicht einzeln, in der Regel ist der Vorgang dadurch viel schneller.

2. Verarbeitung mit OCR-Texterkennung

Es wird vor dem Import in RA-MICRO eine Texterkennung (OCR) durchgeführt. Vorteil: Umfangreiche PDF-Dateien können durchsucht werden und die RA-MICRO Volltextsuche kann die Dokumente indexieren.

3. Ablage im E-Postfach

Die „fertigen“ PDF- bzw. Text-Dateien werden sodann in eine Ordnerstruktur (optional auch mit Unterordner pro Anwalt oder Dezernat) abgelegt. Das Format ist PDF-A (S/W max. 200 dpi) mit Archivattribut. Vorteil: Das RA-MICRO E-Postfach kann auch mehrere Ordner gleichzeitig verarbeiten, das PDF-A-Format ist sicher und platzsparend.

Weitere Informationen zu beiden Scan-Lösungen können Sie den jeweiligen Produktblättern entnehmen:

Button Fujitsu
Button-Drivve_Solution_RA-Micro

OmniPage mit OCR-Texterkennung

Omnipage18Ein wichtiger Bestandteil auf dem Weg zur digitalen Kanzlei mit der papierlosen E-Akte ist das konsequente Scannen der Eingangspost, damit sämtliche relevanten eingehenden Dokumente digital aufbereitet und anschließend in die E-Akte gespeichert werden können.

Dabei ist es wichtig, die Dokumente nicht nur einfach zu scannen, sondern sie durch den Einsatz von sogenannter OCR-Software in bearbeitbare Dokumente zu verwandeln. Werden die Dokumente nur gescannt, erhält man lediglich Grafiken, die Textinhalte werden dabei nicht erfasst und können bei einer Volltextsuche in der E-Akte nicht berücksichtigt werden. Erst wenn die gescannten Dokumente, speziell die darin enthaltenen Texte, in einem zweiten Arbeitsgang mit einer OCR-Software (OCR: optical character recognition, also optische Erkennung von Buchstaben) erschlossen werden, wird aus der Grafik ein – mit OCR erkennbarer – Text, welcher z. B. als RTF-Datei gespeichert und bearbeitet werden kann. Wesentlicher Vorteil im Hinblick auf die Nutzung der E-Akte ist, dass der Text-Inhalt beim Durchsuchen im Rahmen einer Volltextsuche berücksichtigt wird. Das sekundenschnelle Finden von Suchbegriffen in allen Dokumenten einer Akte mit Hilfe der Volltextsuche ist einer der großen Vorteile der E-Akte.

Wir empfehlen die OCR-Software Omnipage in der neuesten Version. Wichtig ist dabei, dass die gescannten Texte zuverlässig erkannt werden. Häufig ist dieses Tool bereits Bestandteil der beim Kauf eines Scanners mitgelieferten Software, es kann aber auch nachträglich einzeln bezogen und installiert werden.

 

PDF

Im Zuge der Digitalisierung stellen sich für anwaltliche Berufsträger entscheidende Fragen zum Thema E-Akten Archivierung. RA-MICRO hat sich mit 3 Fragen an die RAK Berlin gewandt, deren Beantwortung wir mit unseren RA-MICRO Kunden teilen wollen.

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Das sind die 3 wichtigsten Entscheidungskriterien:

Ob Dokumente, Scans, Formulare oder Verträge – Unternehmen setzen das PDF-Format für alle möglichen Zwecke ein. Genau das birgt aber Risiken. Denn häufig werden Dokumente mit sensiblen Daten als PDF-Datei abgespeichert und verschickt. Was geschieht, wenn diese Daten in die falschen Hände geraten oder manipuliert werden, kann man sich denken. Security ist für Unternehmen deshalb ein wesentliches Kriterium, um sich für eine PDF-Lösung zu entscheiden – allerdings nicht das einzige.

Das PDF-Format ist bei Unternehmen und Behörden sehr beliebt. Verträge oder elektronische Rechnungen werden bevorzugt in diesem Format per E-Mail verschickt. Der Grund liegt auf der Hand: PDF-Dateien können plattformunabhängig eingesetzt werden. Egal über welches Betriebssystem oder Device der Empfänger die Datei öffnet – das Layout bleibt, zumindest im Idealfall, vollständig gleich. Besonders für Verträge oder elektronische Rechnungen ist das essenziell.

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