Zu 16% USt. vereinnahmte Guthaben (insbesondere, wenn es sich um Vorschusszahlungen oder Teilleistungen handelt) können auf zu 19% USt. erstellte Rechnungen verrechnet werden.

RA‑MICRO schlägt von sich aus bei der Erstellung einer Rechnung in der Zeile „Nachversteuerung“ zu 16% USt. vereinnahmte Beträge vor:

Screenshot Gebührenprogramm Nachversteuerung

Wenn zuvor eine Vorschussrechnung erstellt wurde, ist die Zeile bereits mit einem Vorschlagswert befüllt. In allen anderen Fällen erhält der Anwender einen Hinweis:

Screenshot Gebührenprogramm Hinweis Nachversteuerung

Über die Schaltfläche „Details“ kann der Anwender daraufhin die Guthaben auswählen, die er nachversteuern will:

Screenshot Gebührenprogramm Nachversteuerung Auswahl

Die zu 19% USt. erstellte Rechnung mit der Verrechnung des zu 16% USt. vereinnahmten Guthabens wird wie gewohnt erstellt:

Screenshot Gebührenrechnung

Im Aktenkonto Fenster wird sodann eine Nachsteuer zu 100 % USt. ausgewiesen:

Aktenkonto Fenster Nachversteuerung Zeile

Bezahlt der Mandant anschließend den Restbetrag aus der Rechnung, nimmt RA-MICRO automatisch die richtige Aufteilung vor und bucht die nachzuzahlende USt. auf 100% Umsatzsteuer:

FiBu Buchen Aufteilungsmaske Nachversteuerung

Im Aktenkonto kann dies anschließend über das Journal eingesehen werden:

Aktenkonto Fenster Journal Schaltfläche

Dieser Posten wird bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung automatisch übermittelt:

Aktenkonto Journalbuchungen USt.

Ein gesondertes Umbuchen ist, anders als bei der Verrechnung von Zahlungen zu 19% USt. auf Rechnungen zu 16% USt., nicht notwendig.

Anmerkung: Eine Umbuchung der verrechneten Vorschusszahlung wäre in den o.g. Fällen nur erforderlich, wenn im Gebührenprogramm die Nachversteuerung nicht erfolgt und in der Buchen Maske die Restzahlung vollständig auf 19% USt. gebucht wurde.

Grundsätzlich nein, Ausnahme ein Referats- bzw. Erlöskonto wird mit unterschiedlichen Steuersätzen bebucht und ist in der Umschlüsselungstabelle als Automatikkonto hinterlegt.

In diesen Fällen ist nach Rücksprache mit dem Steuerberater die Hinterlegung als Automatikkonto zu entfernen, so dass es als ein reguläres Sachkonto geführt wird. Nur so ist es möglich, die zu diesem Konto erfassten Buchungen mit jeweils 16% und 19% USt mit dem richtig Buchungsschlüssel an die DATEV zu übergeben.

Eine Vorschussrechnung kann nur mit den gleichen MwSt.-Sätzen erstellt werden.

Sollten es mehrerer Steuersätze bedürfen, so ist sind separate Vorschussrechnungen bzw. bei bereits erbrachter Leistung eine Rechnung zu erstellen.

 

Damit in der Finanzbuchhaltung I der Zahlungseingang auf Vorschussrechnungen (Buchungsart D „Zahlung auf Vorschuss-RG.“) korrekt in das Aktenkonto und in das Journal gebucht werden kann, sind Vorschussrechnungen nur mit einem MwSt.-Satz und nicht mit mehreren Rechnungskörpern zu erstellen. Sollen Vorschüsse zu unterschiedlichen Tätigkeiten und MwSt.-Sätzen abgerechnet werden, sind diese Vorschussrechnungen getrennt nach MwSt.-Satz zu erstellen, so dass jeweils eine eigene Rechnungsnummer vergeben wird und der Zahlungseingang auf die jeweilige Vorschussrechnung korrekt verbucht werden kann.

Handelt es sich hierbei um einen Abrechnungstatbestand, der mit einer bereits abgeschlossene Teilleistung (vor dem 01.07.) im Zusammenhang steht und mit 19% abzurechen ist, kann das über eine gesonderte Rechnung (die mit 19% erstellt wird) erfolgen.
Alternativ könnte innerhalb einer Rechnung mit der Funktion Rechnung hinzufügen gearbeitet werden. Hier besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Steuersätze je Rechnungsteil verwenden zu können.

Handelt es sich um eine Honorarauslage die mit 19% im Aktenkonto gebucht wurde, deren Abrechnung jedoch nach dem 01.07. zu 16% erfolgt, wird automatisch ein Storno im Aktenkonto vorgenommen und im Anschluss automatisch erneut, im Rahmen der Sollstellung „RA-Rechnung“ mit 16% ins Soll gestellt.

Entscheidend für eine richtige Erfassung in der Finanzbuchhaltung ist das Datum und der Steuerausweis auf dem Beleg der zu erfassenden Honorarauslage. Der für das Journal zu erfassende MwSt-Satz muss hierbei dem auf dem Beleg ausgewiesenen entsprechen. Der an das Aktenkonto/ Kostenblatt weiter gegebene MwSt-Satz steht in Abhängigkeit zum Leistungszeitraum-Ende.

 

Bsp. Fall 1:

VSR mit 19% – VSR wird nicht bezahlt – Schlussrechnung mit 16% – VSR Netto identisch mit Schlussrechnung Netto

Diese Konstellation stellt im RA-MICRO in Verbindung mit der Umsatzsteuervoranmeldung keine Besonderheit beim Buchen
dar. Das heißt, die Schlussrechnung muss bei Bezahlung vom Buchhalter mit 16 % gebucht werden. Seitens des Programms
wird automatisch in der Aufteilungsmaske beim Buchen die entsprechende Gebühr bei den 16 % vorgeschlagen, so dass im
Ergebnis eine automatische Zuordnung in der Umsatzsteuervoranmeldung zu den 16 %-igen Umsätzen erfolgt.

Bsp. Fall 2:

VSR mit 19 % – VSR wird bezahlt – Schlussrechnung mit 16 % – VSR Netto identisch mit
Schlussrechnung Netto

Diese Konstellation stellt rein steuerlich, insbesondere in Verbindung mit der Umsatzsteuervoranmeldung, die
Besonderheit dar, dass aus der bezahlten Vorschussrechnung in Verbindung mit der Endabrechnung ein reines 19 %-iges
Steuerguthaben resultiert. Das heißt, auf Grundlage der Schlussrechnung muss die reine Umsatzsteuer in Höhe von 19 % an
den Mandanten ausbezahlt und vom Buchhalter entsprechend für die Umsatzsteuervoranmeldung buchhalterisch berücksichtigt
werden.

Buchung in der Finanzbuchhaltung I: Um für den Zeitraum der Mehrwertsteueranpassungen ein transparentes
und einheitliches Vorgehen innerhalb der Kanzlei zu gewährleisten, empfiehlt sich vorab eine Absprache zwischen der
Finanzbuchhaltung und den Mitarbeitern, die Rechnungen erstellen. Bitte beachten Sie, dass im Falle einer reinen
Steuererstattung (Nettoabrechnungsbetrag Vorschussrechnung gleich oder größer der Abschlussrechnung) an den Mandanten es
nicht ausreicht, diesen Guthabenbetrag über das Konto 8000 (100 % Umsatzsteuer) auszubuchen, da es hier zu fehlerhaften
Umsatzsteuervoranmeldungen kommt. Es empfiehlt sich folgende Herangehensweise:

Unabhängig davon, ob überhaupt eine Vorschussrechnung erstellt wurde, die Vorschussrechnung ggfs. nach Bezahlung durch
Korrekturrechnung gutgeschrieben wurde oder die bezahlte Vorschussrechnung mit der Endabrechnung verrechnet wird,
empfiehlt folgende Herangehensweise:

  1. Am Tag der Schlussrechnungserstellung:

Umbuchung des erhaltenen Vorschusses mit 19 % über Umbuchungskonto 1300

  1. Gebührensoll zu 19 % (diese Buchung korrigiert die komplette Steuer 19 % im Formular Umsatzsteuervoranmeldung)
  2. auf Gebühren zu 16 % (diese Buchung erzeugt einen neuen Steuerausweis 16 % im Formular Umsatzsteuervoranmeldung)
    + Überschuss in Höhe der zu erstattenden Mehrwertsteuer auf Fremdgeld (Konto 1700)
    Achtung: Bei erfolgter Anrechnung der Vorschussrechnung auf die Abschlussabrechnung (also ohne Korrekturrechnung
    der Vorschussrechnung) bzw. Anrechnung eines sich im Aktenkonto befindlichen Gebührenguthabens gibt es keinen
    Offenen Posten; es kann demnach auch bei Bezahlung dieser Abschlussrechnung keine Rechnungsnummer ausgewählt
    werden. Aus praktischen Gründen empfiehlt es sich die Rechnungsnummer im Buchungstext mit aufzunehmen.
  1. Fremdgeldauszahlung (Umsatzsteuer) an den Mandanten

Auszug aus dem Aktenkonto und aus dem Journal:

Auszug aus dem Journal:

Bsp. Fall 3:

VSR mit 19% – VSR wird bezahlt – Abschlussrechnung mit 16% – VSR
Netto nicht identisch mit Abschlussrechnung Netto (höher)

Unabhängig davon, ob überhaupt eine Vorschussrechnung erstellt wurde, die Vorschussrechnung nach Bezahlung durch
Korrekturrechnung gutgeschrieben wurde oder die bezahlte Vorschussrechnung mit der Endabrechnung verrechnet wird,
empfiehlt sich folgende Herangehensweise:

  1. Am Tag der Schlussrechnungserstellung:

Umbuchung des erhaltenen Vorschusses mit 19 % über Umbuchungskonto 1300

  1. Gebührensoll zu 19 % (diese Buchung korrigiert die komplette Steuer 19 % im Formular Umsatzsteuervoranmeldung)
  2. auf Gebührenforderung zu 16 % (diese Buchung erzeugt einen neuen Steuerausweis 16 % im Formular
    Umsatzsteuervoranmeldung)
  1. Buchung Zahlungseingang auf Abschlussrechnung: Buchungsart „1 Zahlung von Auftraggeber“ oder „0 Zahlung von
    Rechtsschutz“ auf Finanzkonto (bspw. 1002) zu Gebühren 16 % (diese Buchung erzeugt einen neuen Steuerausweis 16
    % im Formular Umsatzsteuervoranmeldung).

Auszug aus dem Aktenkonto und aus dem Journal:

Um die Steuersatzänderung in der Umsatzsteuervoranmeldung richtig abbilden zu können, empfiehlt es sich, die zu 19% erstellte Vorschussrechnung über das Modul Gebühren / Korrekturrechnung zu stornieren. Die Endabrechnung ist dann über die komplette Summe mit 16 % Umsatzsteuer zu erstellen.

Bei der Erstattung handelt es sich für die Kanzlei um eine Verminderung der Vorsteuer-Abzugsmöglichkeit.

Im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Zufluss-/Abflussprinzip) ist zum Zeitpunkt der Rückerstattung die bereits vollumfänglich gebuchte Vorsteuer durch eine entsprechende Gegenbuchung zu mindern.

Buchung

  1. Bereits gebuchte Zahlung der Rechnung mit 19 % über Finanzkonto mit individuell angesprochenem Sachkonto z.B. 4250 (diese Buchung erzeugt den Vorsteuerabzug im Formular Umsatzsteuervoranmeldung).
  1. Buchung der 3 % Vorsteuer als reinen Steuerrückerstattung über das Finanzkonto zu 100 % Vorsteuer mit Sachkonto 4000 (diese Buchung erzeugt einen Korrektur der Vorsteuer im Formular Umsatzsteuervoranmeldung).

Grundsätzlich können die vorhandenen Konten unverändert im Kontenplan bleiben. RA-MICRO empfiehlt standardmäßig keine Steuersätze zu diesen Konten zu hinterlegen.

Sofern kein separater Steuersatz im Kontenplan hinterlegt ist, wird immer auf den unter Kanzleiverwaltung/ allgemeine Einstellungen hinterlegten allgemeinen Steuersatz zugegriffen. Bei Bedarf kann dieser individuell bei Erstellung einer Rechnung angepasst werden. Dieser stellt dann die Grundlage für den im Anschluss in der Finanzbuchhaltung zu erfassenden Zahlungseingang dar. Im Zweifel ist Rücksprache mit dem Steuerberater zu halten.

Hinweis: Auch für allg. Aufwandskonten empfiehlt es sich kein Steuersatz zu hinterlegen. Dieser steht in Abhängigkeit von dem auf dem Rechnungsbeleg ausgewiesen Vost Betrag und wird individuell bei der Kassen-/Bankbuchung erfasst.

Grundsätzlich können die vorhandenen Konten zu unterschiedlichen Steuersätzen bebucht werden. Sofern kein separater Steuersatz im Kontenplan hinterlegt ist, wird immer auf den unter Kanzleiverwaltung/ allgemeine Einstellungen hinterlegten allgemeinen Steuersatz zugegriffen. Bei Bedarf kann dieser individuell bei Erstellung einer Rechnung angepasst werden. Dieser stellt dann die Grundlage für den im Anschluss in der Finanzbuchhaltung zu erfassenden Zahlungseingang dar. Im Zweifel ist Rücksprache mit dem Steuerberater zu halten.