Von der Papierakte zur E-Akte
Seit dem 1. Juli 2019 sind elektronische Dokumente an Gerichte in durchsuchbarer Form zu übermitteln (soweit dies technisch möglich ist, vgl. § 2 ERVV). Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist das aktenbezogene Scannen der Eingangspost und die nachfolgende Texterkennung mittels OCR. So werden alle Papierdokumente digital aufbereitet und sind anschließend durchsuchbar in der E-Akte gespeichert.
Wir raten allen Kanzleien, die elektronische Aktenführung zeitnah auf den Weg zu bringen und den RA-MICRO E‑Workflow mit seinen Elementen E-Akte, Posteingang, Postkorb und Outlook Schnittstelle zur Grundlage der Kanzlei-Arbeitsabläufe zu machen.
An technischer Ausstattung empfehlen wir:
- Scanner mit OCR-Texterkennung.
- Installation der OCR-Software Omnipage ab Version 15 an mindestens einem Arbeitsplatz. Omnipage kann beim zuständigen Vor-Ort-Partner bestellt werden.
- Für eine optimale Performance empfehlen wir für die Datenspeicherung auf dem Server moderne NVMe SSD Speichermedien mit kurzen Zugriffszeiten.