Mit der neuen Allgemeinen Einstellung 1.44 E-Akte kann je Benutzer die neue E-Akte 2 Oberfläche eingestellt werden. Diese Modernisierung hat die Zielsetzung verbesserter Ergonomie und Performance. Die wesentlichen Funktionalitäten für die alltägliche Nutzung der E-Akte sind in der E‑Akte 2 bereits realisiert. Im Laufe der weiteren Entwicklung soll insb. auch in Berücksichtigung der Kunden-Anforderungen aus der Praxis der digitalen Kanzlei der Leistungsumfang erweitert werden.
Zwischen beiden Versionen der E-Akte kann gewechselt werden. Die WebAkte ist in der E-Akte 2 noch nicht implementiert; dies ist für den Sommer 2022 vorgesehen.
Wir empfehlen grundsätzlich allen Kunden nunmehr die Umstellung auf Microsoft SQL, um die RA‑MICRO Neuentwicklungen, insb. den Kalender 3 oder die neue E-Akte 2, nutzen zu können. RA‑MICRO legt künftigen Neuentwicklungen die SQL Datenhaltung zugrunde, weil nur so den stetig wachsenden Anforderungen der digitalen Anwaltskanzlei und den ansteigenden Dateimengen sicher und performant entsprochen werden kann.
Bei der i. d. R. nur mit geringem Aufwand verbundenen Umstellung sind bei kleineren Anlagen der RA-MICRO Technische Support, ansonsten stets auch die RA-MICRO Vor Ort Partner behilflich. Für die empfehlenswerte zusätzlich gesonderte Datensicherung des RA-MICRO SQL Servers steht ein RA‑MICRO Datensicherungsprogramm zur Verfügung.
Zur strukturierte Auswahl und Anlage von Unterordnern in der E-Akte sowie zur Anlage und Nutzung gesonderter referatsbezogener Unterordner bei der Aktenanlage werden in der E-Akte neu angelegte Unterordner nicht mehr automatisch zur Liste der Unterordner hinzugefügt, sondern nur zur jeweiligen Akte.
In der E-Akte werden Unterordner über Datei, Unterordner anlegen oder über das Kontextmenü eines Aktenknotens ebenfalls mit Unterordner anlegen angelegt bzw. gewählt:
Wird in die Zeile eine Ordnerbezeichnung eingegeben, die noch nicht vorhanden ist, wird der Unterordner einmalig nur zu dieser Akte gespeichert, nicht jedoch in der Auswahlliste für spätere Nutzung angezeigt.
Sollen Unterordner dauerhaft und als Auswahlliste zur Verfügung stehen, sind diese während der Aktenanlage referatsbezogen über die Auswahlliste anzulegen, die über den Drei-Punkte-Button aufgerufen wird:
Wird für ein Referat eine referatsbezogene Unterordner-Liste in Akte anlegen, Unterordner E-Akte, Option referatsbezogen angelegt, zeigt die Auswahlliste in der zugeordneten E-Akte ebenfalls nur diese referatsbezogenen Unterordner an. Neu hinzugefügte Unterordner werden nur in dieser E-Akte gespeichert, es sei denn, sie werden der Auswahlliste der referatsbezogenen Unterordner über den Drei-Punkte-Button hinzugefügt.
Zur Nutzung von Unterordnern ist die Einstellung 1.17 Unterordner verwenden unter Kanzlei, Modul Einstellungen, E-Workflow, 1 E-Akte, 1.2 Speichern zu setzen. Außerdem wird das Benutzerrecht E-Akte-Unterordner-Bezeichnungen anlegen/löschen/umbenennen unter Kanzlei, Benutzerverwaltung, Rechte, E-Workflow, E-Akte vorausgesetzt.
Um die Dokumentationsverpflichtung zu unterstützen, wurde die Kennzeichnungsmöglichkeit bei Aktenanlage oder Aktenänderung bei Vorliegen einer Verpflichtung nach dem Geldwäschegesetz (GwG) um die konkreten Verpflichtungstatbestände nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG und eine Formulareingabe zur Dokumentation der prüfungsrelevanten Tatsachen ergänzt.
Dazu kann in den Programmfunktionen Akte anlegen und Akte ändern im Auswahlmenü Prüfung GwG ein konkreter Verpflichtungstatbestand V1 bis V9 gewählt werden.
Bei der Aktenanlage öffnet sich dann ein Formular, welches bereits die aus der Akte übernommenen Vorschlagswerte enthält. Manuelle Änderungen sind jederzeit möglich. Für die Inhalte sind die Prüfenden verantwortlich.
Über Akte ändern öffnet sich mit Rechtsklick auf einen beliebigen Mandanten ein Kontextmenü. Die Wahl des Menüpunktes Daten für Prüfung GwG bearbeiten ruft das bereits bei Aktenanlage erstellte Formular auf und lässt die Bearbeitung der bereits erfassten Daten zu.
Ist zur Akte noch keine GwG-Prüfung erfasst, kann über Akte ändern die Prüfung GwG nachträglich gewählt werden. Nach dem Speichern der Akte öffnet sich dann der Textvariablenmanager TVM und übergibt die Daten zum Mandanten.
Der Info Desk und das Modul Berechnungen wurden aufgelöst und auf die übrigen Module verteilt.
Es ergeben sich folgende Änderungen:
* Entfallen sind die Programmfunktionen Blutalkohol, LHK-Index, Tabelle Unterhalt und Währungen.