FAQ – Häufig gestellte Fragen:

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In den Allgemeinen Grundeinstellungen ist der Mehrwertsteuersatz nicht mehr ändern, das Feld ist gegraut. Was kann ich tun ?

Der aktuelle gesetzliche Mehrwertsteuersatz liegt bei 16 %, daher ist er in den Allgemeinen Grundeinstellungen fest hinterlegt.

Dieser Vorschlag wird in den einzelnen Programmen (z.B. Gebühren) automatisch berücksichtigt. Er kann bei Bedarf jedoch in den jeweiligen Funktionen geändert werden.

Wird ab dem 01.07.2020 automatisch mit dem richtigen Steuersatz gebucht?

Diese Frage kann pauschal nicht beantwortet werden, da bei der Buchung immer der Rechnungsbeleg mit entsprechendem Leistungszeit-Ende ausschlaggebend ist.

Sind im Kontenplan der Finanzbuchhaltung I für die Buchungen ab dem 01.07.2020 neue Erlös-/Referatskonten anzulegen?

Grundsätzlich können die vorhandenen Konten zu unterschiedlichen Steuersätzen bebucht werden. Sofern kein separater Steuersatz im Kontenplan hinterlegt ist, wird immer auf den unter Kanzleiverwaltung/ allgemeine Einstellungen hinterlegten allgemeinen Steuersatz zugegriffen. Bei Bedarf kann dieser individuell bei Erstellung einer Rechnung angepasst werden. Dieser stellt dann die Grundlage für den im Anschluss in der Finanzbuchhaltung zu erfassenden Zahlungseingang dar. Im Zweifel ist Rücksprache mit dem Steuerberater zu halten.

Sind im Kontenplan der Finanzbuchhaltung I für die Buchungen ab dem 01.07.2020 die Steuersätze der Erlös-/Referatskonten zu ändern?

Grundsätzlich können die vorhandenen Konten unverändert im Kontenplan bleiben. RA-MICRO empfiehlt standardmäßig keine Steuersätze zu diesen Konten zu hinterlegen. Sofern kein separater Steuersatz im Kontenplan hinterlegt ist, wird immer auf den unter Kanzleiverwaltung/ allgemeine Einstellungen hinterlegten allgemeinen Steuersatz zugegriffen. Bei Bedarf kann dieser individuell bei Erstellung einer Rechnung angepasst werden. Dieser stellt dann die Grundlage für den im Anschluss in der Finanzbuchhaltung zu erfassenden Zahlungseingang dar. Im Zweifel ist Rücksprache mit dem Steuerberater zu halten. Hinweis: Auch für allg. Aufwandskonten empfiehlt es sich kein Steuersatz zu hinterlegen. Dieser steht in Abhängigkeit von dem auf dem Rechnungsbeleg ausgewiesen Vost Betrag und wird individuell bei der Kassen-/Bankbuchung erfasst.

Wie ist in der Finanzbuchhaltung I zu buchen, wenn z. B. für eine bereits bezahlte Rechnungsposition (aus z. B. Abo/Laufzeit-Verträgen) die reine Umsatzsteuer in Höhe der 3 % zurückerstattet wird?

Bei der Erstattung handelt es sich für die Kanzlei um eine Verminderung der Vorsteuer-Abzugsmöglichkeit. Im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Zufluss-/Abflussprinzip) ist zum Zeitpunkt der Rückerstattung die bereits vollumfänglich gebuchte Vorsteuer durch eine entsprechende Gegenbuchung zu mindern. Buchung
  1. Bereits gebuchte Zahlung der Rechnung mit 19 % über Finanzkonto mit individuell angesprochenem Sachkonto z.B. 4250 (diese Buchung erzeugt den Vorsteuerabzug im Formular Umsatzsteuervoranmeldung).
  1. Buchung der 3 % Vorsteuer als reinen Steuerrückerstattung über das Finanzkonto zu 100 % Vorsteuer mit Sachkonto 4000 (diese Buchung erzeugt einen Korrektur der Vorsteuer im Formular Umsatzsteuervoranmeldung).

Wie ist vorzugehen, wenn Vorschussrechnungen mit 19 % erstellt worden sind und die Endabrechnung jedoch mit 16% Ust erstellt werden soll ?

Um die Steuersatzänderung in der Umsatzsteuervoranmeldung richtig abbilden zu können, empfiehlt es sich, die zu 19% erstellte Vorschussrechnung über das Modul Gebühren / Korrekturrechnung zu stornieren. Die Endabrechnung ist dann über die komplette Summe mit 16 % Umsatzsteuer zu erstellen.

Wie ist in der Finanzbuchhaltung I vorzugehen, wenn Vorschussrechnungen mit 19 % erstellt worden sind und die Endabrechnung jedoch mit 16% Ust erfolgt ?

Bsp. Fall 1:

VSR mit 19% - VSR wird nicht bezahlt - Schlussrechnung mit 16% - VSR Netto identisch mit Schlussrechnung Netto

Diese Konstellation stellt im RA-MICRO in Verbindung mit der Umsatzsteuervoranmeldung keine Besonderheit beim Buchen dar. Das heißt, die Schlussrechnung muss bei Bezahlung vom Buchhalter mit 16 % gebucht werden. Seitens des Programms wird automatisch in der Aufteilungsmaske beim Buchen die entsprechende Gebühr bei den 16 % vorgeschlagen, so dass im Ergebnis eine automatische Zuordnung in der Umsatzsteuervoranmeldung zu den 16 %-igen Umsätzen erfolgt.

Bsp. Fall 2:

VSR mit 19 % - VSR wird bezahlt - Schlussrechnung mit 16 % - VSR Netto identisch mit Schlussrechnung Netto

Diese Konstellation stellt rein steuerlich, insbesondere in Verbindung mit der Umsatzsteuervoranmeldung, die Besonderheit dar, dass aus der bezahlten Vorschussrechnung in Verbindung mit der Endabrechnung ein reines 19 %-iges Steuerguthaben resultiert. Das heißt, auf Grundlage der Schlussrechnung muss die reine Umsatzsteuer in Höhe von 19 % an den Mandanten ausbezahlt und vom Buchhalter entsprechend für die Umsatzsteuervoranmeldung buchhalterisch berücksichtigt werden.

Buchung in der Finanzbuchhaltung I: Um für den Zeitraum der Mehrwertsteueranpassungen ein transparentes und einheitliches Vorgehen innerhalb der Kanzlei zu gewährleisten, empfiehlt sich vorab eine Absprache zwischen der Finanzbuchhaltung und den Mitarbeitern, die Rechnungen erstellen. Bitte beachten Sie, dass im Falle einer reinen Steuererstattung (Nettoabrechnungsbetrag Vorschussrechnung gleich oder größer der Abschlussrechnung) an den Mandanten es nicht ausreicht, diesen Guthabenbetrag über das Konto 8000 (100 % Umsatzsteuer) auszubuchen, da es hier zu fehlerhaften Umsatzsteuervoranmeldungen kommt. Es empfiehlt sich folgende Herangehensweise:

Unabhängig davon, ob überhaupt eine Vorschussrechnung erstellt wurde, die Vorschussrechnung ggfs. nach Bezahlung durch Korrekturrechnung gutgeschrieben wurde oder die bezahlte Vorschussrechnung mit der Endabrechnung verrechnet wird, empfiehlt folgende Herangehensweise:

  1. Am Tag der Schlussrechnungserstellung:

Umbuchung des erhaltenen Vorschusses mit 19 % über Umbuchungskonto 1300

  1. Gebührensoll zu 19 % (diese Buchung korrigiert die komplette Steuer 19 % im Formular Umsatzsteuervoranmeldung)
  2. auf Gebühren zu 16 % (diese Buchung erzeugt einen neuen Steuerausweis 16 % im Formular Umsatzsteuervoranmeldung) + Überschuss in Höhe der zu erstattenden Mehrwertsteuer auf Fremdgeld (Konto 1700) Achtung: Bei erfolgter Anrechnung der Vorschussrechnung auf die Abschlussabrechnung (also ohne Korrekturrechnung der Vorschussrechnung) bzw. Anrechnung eines sich im Aktenkonto befindlichen Gebührenguthabens gibt es keinen Offenen Posten; es kann demnach auch bei Bezahlung dieser Abschlussrechnung keine Rechnungsnummer ausgewählt werden. Aus praktischen Gründen empfiehlt es sich die Rechnungsnummer im Buchungstext mit aufzunehmen.

  1. Fremdgeldauszahlung (Umsatzsteuer) an den Mandanten

Auszug aus dem Aktenkonto und aus dem Journal:

Auszug aus dem Journal:

Bsp. Fall 3:

VSR mit 19% - VSR wird bezahlt - Abschlussrechnung mit 16% - VSR Netto nicht identisch mit Abschlussrechnung Netto (höher)

Unabhängig davon, ob überhaupt eine Vorschussrechnung erstellt wurde, die Vorschussrechnung nach Bezahlung durch Korrekturrechnung gutgeschrieben wurde oder die bezahlte Vorschussrechnung mit der Endabrechnung verrechnet wird, empfiehlt sich folgende Herangehensweise:

  1. Am Tag der Schlussrechnungserstellung:

Umbuchung des erhaltenen Vorschusses mit 19 % über Umbuchungskonto 1300

  1. Gebührensoll zu 19 % (diese Buchung korrigiert die komplette Steuer 19 % im Formular Umsatzsteuervoranmeldung)
  2. auf Gebührenforderung zu 16 % (diese Buchung erzeugt einen neuen Steuerausweis 16 % im Formular Umsatzsteuervoranmeldung)

  1. Buchung Zahlungseingang auf Abschlussrechnung: Buchungsart „1 Zahlung von Auftraggeber“ oder „0 Zahlung von Rechtsschutz“ auf Finanzkonto (bspw. 1002) zu Gebühren 16 % (diese Buchung erzeugt einen neuen Steuerausweis 16 % im Formular Umsatzsteuervoranmeldung).

Auszug aus dem Aktenkonto und aus dem Journal:

Wie erfasse ich Honorarauslagen mit der Buchungsart Y in der Finanzbuchhaltung ab dem 01.07.2020?

Entscheidend für eine richtige Erfassung in der Finanzbuchhaltung ist das Datum und der Steuerausweis auf dem Beleg der zu erfassenden Honorarauslage. Der für das Journal zu erfassende MwSt-Satz muss hierbei dem auf dem Beleg ausgewiesenen entsprechen. Der an das Aktenkonto/ Kostenblatt weiter gegebene MwSt-Satz steht in Abhängigkeit zum Leistungszeitraum-Ende.  

Wie ist mit bereits verauslagten Honorarauslagen (z.B. EMA Anfrage) welche mit 19% VoSt behaftet in das Aktenkonto gebucht worden sind umzugehen?

Handelt es sich hierbei um einen Abrechnungstatbestand, der mit einer bereits abgeschlossene Teilleistung (vor dem 01.07.) im Zusammenhang steht und mit 19% abzurechen ist, kann das über eine gesonderte Rechnung (die mit 19% erstellt wird) erfolgen. Alternativ könnte innerhalb einer Rechnung mit der Funktion Rechnung hinzufügen gearbeitet werden. Hier besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Steuersätze je Rechnungsteil verwenden zu können.

Handelt es sich um eine Honorarauslage die mit 19% im Aktenkonto gebucht wurde, deren Abrechnung jedoch nach dem 01.07. zu 16% erfolgt, wird automatisch ein Storno im Aktenkonto vorgenommen und im Anschluss automatisch erneut, im Rahmen der Sollstellung „RA-Rechnung“ mit 16% ins Soll gestellt.

Ist es möglich, eine Vorschussrechnung über Tätigkeiten mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen zu erstellen und den Zahlungseingang dementsprechend in die Finanzbuchhaltung I mit Buchungsart D „Zahlung auf Vorschuss-RG.“ zu buchen?

Eine Vorschussrechnung kann nur mit den gleichen MwSt.-Sätzen erstellt werden. Sollten es mehrerer Steuersätze bedürfen, so ist sind separate Vorschussrechnungen bzw. bei bereits erbrachter Leistung eine Rechnung zu erstellen.   Damit in der Finanzbuchhaltung I der Zahlungseingang auf Vorschussrechnungen (Buchungsart D „Zahlung auf Vorschuss-RG.“) korrekt in das Aktenkonto und in das Journal gebucht werden kann, sind Vorschussrechnungen nur mit einem MwSt.-Satz und nicht mit mehreren Rechnungskörpern zu erstellen. Sollen Vorschüsse zu unterschiedlichen Tätigkeiten und MwSt.-Sätzen abgerechnet werden, sind diese Vorschussrechnungen getrennt nach MwSt.-Satz zu erstellen, so dass jeweils eine eigene Rechnungsnummer vergeben wird und der Zahlungseingang auf die jeweilige Vorschussrechnung korrekt verbucht werden kann.

Ist im Rahmen der USt. Senkung zum 01.07.2020 bzw. der USt. Erhöhung ab 01.01.2021 bei der DATEV Konvertierung etwas zu beachten?

Grundsätzlich nein, Ausnahme ein Referats- bzw. Erlöskonto wird mit unterschiedlichen Steuersätzen bebucht und ist in der Umschlüsselungstabelle als Automatikkonto hinterlegt. In diesen Fällen ist nach Rücksprache mit dem Steuerberater die Hinterlegung als Automatikkonto zu entfernen, so dass es als ein reguläres Sachkonto geführt wird. Nur so ist es möglich, die zu diesem Konto erfassten Buchungen mit jeweils 16% und 19% USt mit dem richtig Buchungsschlüssel an die DATEV zu übergeben.

Support-Hotline:

 030 435 98 888