Buchungen im Massen- und Verwahrungsbuch sind jederzeit, auch nach der Durchführung des Jahresabschlusses, möglich. Die Durchführung des Jahresabschlusses erzeugt keine Sperrung der vorhandenen Bücher. Es ist lediglich zu beachten, dass ggf. die Bücher des Vorjahres erneut zu drucken und mit den notwendigen Vermerken zu versehen sind.
Mit der Durchführung des Jahresabschlusses im Notariat wird keine Sperrung für weitere Buchungen im Programm erzeugt, daher können Eintragungen für das neue Jahr auch vor der Durchführung des Jahresabschlusses des Vorjahres durchgeführt werden.
Bei der Erstellung des Jahresabschlusses werden zudem ausschließlich Buchungen aus dem Vorjahr berücksichtigt, wenn dies für den Jahresabschluss entsprechend gewählt wurde.
Zunächst wird die Programmfunktion Urkundenrolle/Neu aufgerufen. Hier wird die nächste freie Urkundennummer des aktuellen Jahrgangs vorgeschlagen. Im Feld Datum wird nun das Datum der Beurkundung erfasst. Nach Bestätigung des Datums mit Enter erfolgt ein Hinweis, ob die Eintragung im vergangenen Jahrgang erfasst werden soll.
Bei Beantwortung der Abfrage mit Ja wird die nächste freie Urkundennummer des vergangenen Jahrgangs vorgeschlagen:
Zunächst wird in der Programmfunktion Massebuch die zu buchende Massenummer erfasst. Nach Bestätigung der Massenummer und Auswahl der Funktion Buchen wird im Bereich Buchungsdaten im Feld Datum das Datum der Buchung erfasst. Nach Bestätigung des Datums mit Enter erfolgt ein Hinweis, ob die Eintragung im vergangenen Jahrgang erfasst werden soll.
Nach der Beantwortung der Abfrage mit Ja wird die nächste freie Nummer im Verwahrungsbuch für das vergangene Jahr vorgeschlagen:
