Notariat: Urkundsgeschäfte – Elektronisches Urkundenverzeichnis der BNotK

Mit dem 01.01.2022 ist der Anforderung des § 55 Beurkundungsgesetz (BeurkG) Rechnung zu tragen, ein elektronisches Urkundenverzeichnis (UVZ) und eine elektronische Urkundensammlung (USL) im Elektronischen Urkundenarchiv der BNotK (§ 78h der Bundesnotarordnung, BNotO) zu führen. Das UVZ löst die bisherige Urkundenrolle sowie das Erbvertragsverzeichnis und das dazugehörige Namensverzeichnis ab.

Die BNotK stellt zunächst eine Schnittstelle zur Verfügung, welche einen manuellen Import erforderlich macht. Eine automatisierte Schnittstelle, die eine Synchronisation mit der Notariats-Software ermöglicht, soll nachgereicht werden.

So enthält die Programmfunktion Urkundsgeschäfte die Möglichkeit, den bisherigen Eintrag der Urkundenrolle zu exportieren und in das elektronische Urkundenverzeichnis (UVZ) der Bundesnotarkammer (BNotK) zu importieren.

Die nachfolgenden Funktionen sind automatisch ab dem 01.01.2022 in der RA-MICRO Kanzleisoftware sichtbar.

Erforderlich, aber auch ausreichend, ist eine Version des Software XNP der BNotK in der derzeit kostenfreien Basisversion. In den Einstellungen des Notariats ist zunächst unter ERV ein Exportverzeichnis für die Exportdatei zu wählen.

Nach der Beurkundung wird die Urkunde wie gewohnt unter Notariat, Urkundsgeschäfte, Urkundenrolle, Neu erfasst. Es können zusätzliche Angaben hinsichtlich des Notarvertreters oder der Verwahrung eines Erbvertrages sowie Angaben zur Anzahl der Ausfertigungen erfasst werden.

Nach dem Speichern ist über Notariat, Elektron. Rechtsverkehr die Programmfunktion Export XNP/UVZ aufzurufen:

Mit Klick in die Spalte Export zu XNP zum jeweiligen Urkundeneintrag werden die Daten des Eintrags an die Exportdatei übergeben. Nach Bestätigung über die Schaltfläche  wird diese in dem in den Einstellungen hinterlegten Exportpfad gespeichert und kann von dort aus über XNP in das UVZ übernommen werden. Danach ist in die XNP-Software zu wechseln und die Exportdatei zu importieren.

Der importierte Eintrag ist im UVZ durch die bewusste Bestätigung des Eintrags abzuschließen. Es wird empfohlen, die Übergabe an das UVZ in der RA-MICRO Urkundenrolle – Export XNP in der Spalte Eingetragen ins UVZ zu dokumentieren.