vOffice hat die Virtualisierung der personellen Zusammenarbeits-Struktur des Büros zum Gegenstand und damit die Ablösung des herkömmlichen arbeitsteiligen persönlichen Zusammenwirkens der Mitarbeiter in Büroräumen. RA-MICRO.vOffice ermöglicht den Mitarbeitern, ortsunabhängig arbeitsteilig Büroarbeiten auszuführen sowie die Büro-interne Kommunikation der Mitarbeiter und Büro-externe Kommunikation mit Dritten auf der Grundlage des visualisierten Organigramms. Das Konzept des vOffice Virtuellen Büros und die vOffice Software wurde durch die RA-MICRO Unternehmensgruppe unter Leitung von Programmarchitekt Rechtsanwalt Dr. Peter Becker für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) entwickelt, die wie Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater besonders hohe Geheimhaltungsanforderungen haben.

vOffice bietet serverlose Kommunikation mit sicherem Ende zu Ende verschlüsselten Peer-to-Peer-Datenaustausch: direkt zwischen den Endgeräten (PC, Smartphone, Tablet). Das vOffice Virtuelle Büro ist eine getrennte, selbständige „Dateninsel“.

Kernelement des Virtuellen Büros ist das Ersetzen der persönlichen realen Büro-Kommunikationen durch Videokommunikation. Der mit visuellem Kontakt der Gesprächspartner einhergehende nonverbale Kommunikationskanal ist entscheidend für die Qualität, Intensität, Wirksamkeit und Produktivität der Bürokommunikation. Telefonate können das nicht leisten. Herkömmliche Video-Kommunikationssysteme sind serverbasiert und begegnen damit in sicherheitskritischen Umgebungen Sicherheitsbedenken, zumal die großen gängigen Videoplattformen vom Ausland aus betrieben werden.

vOffice Leistungsmerkmale sind Bildschirmfreigaben während der Video-Kommunikation, Benutzer-Aufgabenverwaltung, Info-Boards („Schwarzes Brett“), benutzereigene Gruppen, die diesem u. a. eine Video-Sammeleinladung durch Organigramm in bis zu drei Hierarchie-Stufen ermöglichen: Bereiche, Abteilungen, Teams mit Zuordnung von Leitungs-Rechten. Das Organigramm kann per Excel lokal erstellt und dann hochgeladen werden und online vom vOffice-Verwalter gepflegt werden. So ist die aktuelle Organisation für alle Benutzer in der laufenden Arbeit stets visuell präsent, alle Mitarbeiter sehen sich als Bestandteil des Ganzen. Dies bietet die Grundlage für die besonders bei kleineren Unternehmen für die Produktivität wichtige Selbstorganisation der Mitarbeiter. Der häufig oder ausschließlich bei Homeoffice-Arbeit eintretende produktivitätsmindernden „Vereinzelung“ wird wirksam entgegengewirkt. Für alle Angehörigen des Virtuellen Büros sind die Leitungs- und Organisationstrukturen des Unternehmens durch ihre Visualisierung stets transparent und damit wirksam.

Die RA-MICRO Vertriebs GmbH vertreibt vOffice primär an deutsche Anwälte, Notare und Steuerberater sowie an verwandte Berufsgruppen. Die vOffice Mietlizenz enthält Beratung, Fern-Einrichtungsunterstützung und Hotline Support durch einen wählbaren RA-MICRO Händler als vOffice Supportpartner. Bis zu 500 Benutzer (Mitarbeiter, Geschäftspartner, Projektteams u. a.) können in einem vOffice zusammenarbeiten. Videokonferenzen sind bis zu fünf Teilnehmern möglich. Bei bis zu fünf vOffice Benutzern ist der Betrieb des vOffice kostenlos, aber dennoch mit voller Beratungs- und Support-Anwenderunterstützung der RA-MICRO Vertriebs GmbH ausgestattet.

vOffice ist eine Internet-Browser basierte Lösung, die keinen lokal zu installierenden Client und auch keine App auf Mobilgeräten benötigt. vOffice kann ab Mai 2020 mit dem Internet-Browser von der Seite www.ra-micro.de/voffice aus im Browser installiert und eingerichtet werden. Alle Nutzer im vOffice sollten den gleichen Internet-Browser für vOffice benutzen, empfohlen wird Google Chrome. Grundsätzlich können alle Endgeräte mit einem modernen Internet-Browser genutzt werden: PCs, Laptops, Tablets, Smartphones. Die vOffice Büros wählen bei der Einrichtung ihren einzigartigen vOffice-Namen, z. B. Kanzlei-Muster. Dieser wird dann der Domain voffice.pro vorangestellt.

Autor: RA Dr. Peter Becker