Neu:

In Kanzleiverwaltung, Modul Einstellungen steht unter E-Workflow, E-Akte/Speichern die zentrale Einstellung PDF vollständig durchsuchbar machen und Schriften einbetten mit zwei zusätzlichen Unteroptionen Speichern in E-Akte und Senden an beA zur Verfügung.

Zweck:

Die Einstellungen legen fest, ob und zu welchem Zeitpunkt PDF-Dateien inklusive Grafiken – soweit technisch von OmniPage möglich – vollständig durchsucht und mit eingebetteten Schriften gespeichert bzw. an beA gesendet werden sollen.

Funktion:

Voraussetzung hierfür ist die gesetzte Einstellung OCR und Volltextsuche aktivieren in Kanzleiverwaltung, Modul Einstellungen, E-Workflow, E-Akte/Speichern.

Damit wird bestätigt, dass OmniPage an mindestens einem Arbeitsplatz installiert ist, siehe hierzu auch entsprechender Infopoint. Zusätzlich muss an mindestens einem Arbeitsplatz der Arbeitsplatzdienst OCR nutzen im RA-MICRO Dienste Starter aktiv sein.

Im beA Postausgang können so PDF-Dateien pro beA-Nachricht inklusive Grafiken – soweit technisch von OmniPage möglich – per Kontextmenü manuell vollständig durchsuchbar gemacht und die Schriften eingebettet werden.

Mit der neuen Einstellung PDF vollständig durchsuchbar machen und Schriften einbetten wird automatisch die Unteroption Senden an beA angewählt. Dies hat die Auswirkung, dass PDF Dokumente, die an beA gesendet werden, vollumfänglich durchsuchbar und die Schriften eingebettet sind.

Mit der Unteroption Speichern in E-Akte werden alle PDF-Dateien inklusive Grafiken – soweit technisch von OmniPage möglich – entsprechend der neuen Einstellung durchsuchbar und mit eingebetteten Schriften in die E-Akte gespeichert.

Achtung:

Diese Veränderung des PDF-Dokumentes mittels OmniPage verursacht häufig eine verminderte Darstellungsqualität der PDF Ansicht. Das ist nach heutigem Stand der Technik nicht zu vermeiden.

Hinweise zu Einstellungen in OmniPage

1. Bildqualität

Um den Verlust der Bildqualität bei der Verwendung von OmniPage gering zu halten, können in OmniPage unter Extras, Optionen, OCR, Layout-Beschreibung die Einstellungen angepasst werden. Standardmäßig ist hier Automatisch eingestellt. Stattdessen sollte eine der Optionen angewählt werden, die den Zusatz keine Tabelle enthält:

2. Komprimierung

Ferner können unter Extras, Speichereinstellungen, Textkonverter, Durchsuchbares PDF-Bild, Optionen ebenfalls die Einstellungen angepasst werden. Im Bereich Komprimierung kann dort zwischen drei Optionen gewählt werden, die nach unseren bisherigen Erkenntnissen folgende Ergebnisse liefern:

  • Die Option Beste Komprimierung (kleinste Dateigröße) ist die Standardeinstellung und führt zu Dateien, die deutlich kleinere Dateigrößen aufweisen als die Original PDF-Dateien, die aber auch die entsprechend sichtbaren Qualitätseinbußen zeigen.
  • Die Option Mittlere Komprimierung führt zu Dateien, die geringfügig kleiner sind als die Original PDF-Dateien und nur verminderte Qualitätseinbußen aufzeigen.
  • Die Option Verlustfreie Komprimierung (beste Qualität) führt zu Dateien, die sehr große Dateigrößen aufweisen, die durchaus um den Faktor 5-20 größer sein können als die Original PDF-Dateien.

3. PDF/A Standard

Gemäß Bekanntmachung zu § 5 ERVV, ERVB 2019 muss eine an das Gericht per beA-Nachricht übermittelte PDF-Datei den PDF/A Standard erfüllen.

Der PDF/A Standard ist in den unterschiedlichen Varianten von OmniPage nicht voreingestellt. Der PDF/A Standard kann wie folgt eingestellt werden.

  • Einstellung für PDF/A Standard in OmniPage 18 bzw. OmniPage Standard:

  • Einstellung für PDF/A Standard in OmniPage 19 bzw. OmniPage Ultimate:

Nach Anpassung der Einstellungen sollte OmniPage jeweils neu gestartet werden. Die Anpassung muss jeweils an den Arbeitsplätzen stattfinden, an denen OmniPage installiert ist.