Kanzlei: Modul Einstellungen, E-Workflow, E-Akte/OCR – Option OCR-Erkennung

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Um die teilweise verschärften gerichtlichen Anforderungen zur ERVV-Konformität im beA Postausgang einerseits erfüllen zu können und andererseits die von Anwendern vielfach beklagte – durch die OCR-Umwandlung der PDF-Dokumente verursachten – Verminderungen der grafischen Dokumentenqualität in der E-Akte möglichst weitgehend zu umgehen, wurde die gesamte Strecke von der Dokumenten-Erstellung im E-Versand der Word-Schnittstelle bis zum beA Postausgang neugestaltet.

Hinweis: Die PDF-Speicherung im OCR-Programm wie Omnipage sollte auf mittlere Qualität eingestellt sein. Dies erhält die Dokumentengröße des Original PDF-Dokumentes, hat aber typischerweise eine Verminderung der grafischen Qualität zur Folge. Die Einstellung hohe Qualität erhält die Dokumentenqualität, hat aber eine Dateivergrößerung bis auf das 20-Fache zur Folge; diese ist wegen der Begrenzung der beA-Sendungsgröße und wegen des Speicherplatzbedarfes der E-Akte nicht im Regelbetrieb nutzbar. Eine weitere Einstellung für bessere Dokumentenqualität bei Omnipage ist unter Extras, Optionen, OCR, Layout-Beschreibung zu finden, standardmäßig ist hier Automatisch eingestellt. Stattdessen soll eine der Optionen gewählt werden, die den Zusatz keine Tabelle enthält:

In den E-Workflow Einstellungen wurde ein neuer Bereich OCR mit vier (zentralen) Einstellungen eingefügt.

1. OCR Erkennung aktivieren

Hier wird (wie bisher) die OCR-Software aktiviert. Dies korrespondiert mit der OCR-Einstellung im Dienste Starter, der OCR-Dienst muss auf mind. einem Arbeitsplatz gestartet sein, um den Dienst ausführen zu können.

2. OCR Erkennung im beA-Postausgang

Die OCR Erkennung für beA-Postausgang ist standardmäßig aktiviert. Dies bewirkt, dass alle PDF-Dokumente, die Grafik enthalten, mit OCR durchsuchbar umgestaltet und neu gespeichert werden.

Die OCR-Umgestaltung der PDF-Datei zieht das Problem der Einbettung der Schriften nach sich, da die OCR die Originalschriften des Dokumentes entfernt. Es reicht nicht, dass irgendeine Schrift eingebettet wird, sondern es müssen die Original-Schriften eingebettet (mitgeliefert) werden, damit das Dokument insbesondere bei Druck im Gericht originalgetreu erscheint. Zu dieser Problematik sind im RA-MICRO Anwenderrundschreiben z. Vers. 2021 ausführliche Darlegungen enthalten. D. h. alle Schriften des Original-Dokumentes müssen am PC-Arbeitsplatz, auf dem der Postausgang läuft, im Zugriff sein, d. h. i. d. R. dort installiert sein.

Praktisch unlösbar wird die Anforderung der Schriften-Einbettung, wenn man fremde Anlagendokumente durchsuchbar macht, da die fremden Schriftarten in der Regel nicht zur Einbettung zur Verfügung stehen werden. Nach allen bisherigen Erkenntnissen aus der Praxis wird die ERVV-Konformität der Anlagen bislang nicht geprüft bzw. beanstandet.

3. OCR Erkennung für E-Akte

Diese Einstellung bewirkt, dass ALLE in die E-Akte gespeicherten Dokumente mit OCR-Software durchsuchbar umgestaltet und neu gespeichert werden. Dies ist insbesondere auch Voraussetzung für die Volltextsuche in den Dokumenten. Zur damit einhergehenden Verminderung der grafischen Darstellungsqualität s.o.

(Eine diese Einstellung ergänzende Programmfunktion ist in Vorbereitung, die rückwirkend jahrgangsweise E-Akten PDF-Dokumente durchsuchbar macht und für die Volltextsuche indiziert).

4. Eigene Dokumente nicht OCR-durchsuchbar machen (obwohl diese Grafiken enthalten)

Um die OCR-Verschlechterung zu vermeiden, kann man eigene Dokumente sowohl bei E-Akten Speicherung als auch im Postausgang von der OCR ausschließen. Bei beA-Sendungen unterlässt man dann im Schriftsatz die Einfügung von durchsuchungspflichtigen Grafiken, wie insbesondere Screenshots und Fotos mit enthaltenen Textzeichen. Bei eigenen Dokumenten in der E-Akte hätte man dann den wohl nicht praxiswichtigen Nachteil, dass solche Grafik-Einfügungen in eigenen Dokumenten enthaltene Textzeichen nicht bei der Suche (Volltextsuche) gefunden werden.

 Neue Einstellung in der Word-Schnittstelle / E-Versand: OCR Erkennung im Postausgang

Die Option ist gewählt, wenn im Dokument im Textspeicher Grafiken enthalten sind (z. B. ein Briefkopf-Logo (diese zu vermeiden in Briefköpfen für beA-Sendungen, ist grundsätzlich empfehlenswert)). Sie ist immer abgewählt, wenn die Einstellung (s. o. 4.) OCR für eigene Dokumente ausgeschlossen ist; dann kann im Einzelfall die OCR aktiviert werden.

Die in den E-Workflow Einstellungen aktivierte OCR-Behandlung kann für das im Textspeicher befindliche Dokument ausgeschlossen werden, wenn eine OCR-Behandlung überflüssig ist, weil es sich bei im Dokument enthaltenen Grafiken nur um Logos, künstlerisch gestaltete Schriftzeichen oder Fotos und Textinhalte handelt.

Es ist auch möglich, im Einzelfall bei im Dokument enthaltenen Grafiken durch das Programm Adobe Acrobat DC manuell am Schreibarbeitsplatz die OCR-Bearbeitung durchzuführen und dann eine nachfolgende erneute, dieses Ergebnis wieder verschlechternde OCR-Bearbeitung im Postausgang auszuschließen.