RA-MICRO E-Akte

1. E-Akte Struktur
Als elektronische Akte, Kurzform E-Akte, bezeichnet man eine Sammlung von elektronischen Dokumenten unter einem alphanumerischen Ordnungsbegriff, insb. einer Aktennummer. Das Verzeichnis der enthaltenen Dokumente nennt man Inhaltsverzeichnis, Verzeichnis oder Baum.  RA-MICRO verwendet den Begriff Baum; dieser kann eine verzweigte Unterstruktur haben, er kann nach Datum oder nach sachlichen Themen geordnet sein. Die E-Akte ist entweder als Dokumenten-Datei verschiedener Formate gespeichert und wird bei Nutzung jeweils temporär als Aktenexemplar dargestellt, oder die E-Akte kann als ein Gesamt-Dokument in einer PDF-Datei gespeichert sein. In PDF Dateien können verlinkte Dateinanhänge anderer Dateiformate eingebettet sein.

Eine E-Akte in einer PDF-Datei wird in RA-MICRO als „PDF E-Akte“ bezeichnet. Die Archivierung und der E-Akten Export insb. für die mobile lesende Nutzung erfolgt stets als PDF E-Akte; die Aktenführung im laufenden Betrieb in Einzeldokumenten oder als PDF E-Akte ist optional: RA-MICRO E-Akte 1 oder RA-MICRO E-Akte 2 (ab 2. Halbjahr 2019).

Das weltweit führende amerikanische System des Produzenten des PDF Formates Adobe nennt die gesamte PDF-Datei einer E-Akte: „Dokument“. Das Inhaltsverzeichnis für die Dokumenten-Elemente des Gesamt-Dokumentes werden bei Adobe in deren Windows und Apple iOS Software als „Lesezeichen“ bezeichnet, in der Adobe Android Fassung hingegen als „Inhaltsverzeichnis, das  hier wiederum durch Lesezeichen als Links zu Textstellen ergänzt werden kann.

Die Elemente des Inhaltsverzeichnisses der E-Akte (Baum) können zur besseren visuellen Erfassung der Struktur und Gliederung im Erscheinungsbild varieren: farbig, fett, kursiv, fett+kursiv. Ferner stellt  RA-MICRO beim Speichern von Dokumenten ein optionales Dokumenten-Kennzeichen-System (DKz) zwecks besserer Orientierung beim Lesen zur Verfügung, das aus zwei Buchstaben besteht und nach einer Legende dann Bedeutungen hat, wie z. B. aG an Gericht, vG=von Gericht, usw. Ein zugeordnetes DKz wird dann dem Inhvz-Element im Baum vorangestellt.

Einem Dokument zugehörige Informationen bezeichnet man als Metadaten. Das können dem Dokument auf der Oberfläche hinzugefügte Annotationen wie Notizen oder Verfügungen sein, oder interne Vermerke wie Dokumentenstatus: „Eilig, in Bearbeitung etc.“. Diese Metadaten der Dokumente werden in RA-MICRO E-Akte zur Information oder Bearbeitung in einer Tabelle zur E-Akte dargestellt.

Die E-Akte kann im RA-MICRO System nach E-Akten Unterordnern gegliedert werden. Das sind sachliche Themenbereiche. Unterordner werden in der PDF E-Akte als gesonderte Dateien gespeichert. Der Vorteil von E-Akten Unterordnern ist die bessere Handhabbarkeit kleiner Dateigrößen, zu große Dateien bereiten Probleme insb. beim E-Mail Versand.  E-Akten und auch Unterordner können in Teil-Akten Dateien gegliedert werden, deren Dateinamen haben eine Zählung _1, _2 usw. Eine Teilaktenstruktur dient der Aufteilung der Datei-Größe, bildet aber keine sachliche Struktur. RA-MICRO stellt weiter das logische System der „Rubriken“ zur Verfügung, das ist eine Metadaten-Kategorie, die Dokumenten zugeordnet werden kann. Rubriken können im Baum farblich unterschieden werden. Rubriken haben keinen Einfluss auf die Dateistruktur – und Größe der E-Akte, sondern betreffen nur die Baumstruktur.

Nachfolgend Beispiel RA-MICRO PDF E-Akte im Adobe Reader (Baum thematisch gegliedert).
E-Akte Struktur

2. Software für RA-MICRO E-Akten
Die Nutzung einer Einzeldokumenten E-Akte bedarf eines speziellen dafür entwickelten Programmes für Windows/Macintosh, für Apple iOS oder Android. Die Nutzung einer PDF E-Akte Datei erfolgt mit dem kostenlosen Adobe Reader für Windows, Macintosh, Apple iOS und Android. Die Bearbeitung von PDF Dateien, insb. auch die Wandlung in Word Dokumentenformat, bedarf einer je Benutzer im Abonnement kostenpflichtigen Adobe Acrobat Version.

RA-MICRO stellt für die Nutzung der E-Akte die Programme E-Akte, E-Akten Fenster und RA-MICRO APP für Apple iOS zur Verfügung. Auf Android Geräten ist die Nutzung lokal gespeicherter RA-MICRO E-Akten nur mit der kostenlosen Adobe Acrobat Reader App möglich.

Für die Bearbeitung von PDF-Dokumente oder PDF E-Akten steht die RA-MICRO Adobe Schnittstelle zur Verfügung, die zusätzliche Funktionalitäten bietet, wie z. B. auch den Entscheidungsfinder für das Darstellen von deutschen Gerichtsentscheidungen zu Fundstellen im PDF Dokument.

Der RA-MICRO PDF Builder ist ein RA-MICRO Kanzleisoftware Modul, das die Erstellung und strukturelle Gestaltung von E-Akten aus einer Dokumentensammlung in einem Windows Datei-Ordner ermöglicht. So kann z. B. einfach eine gescannte Akte als strukturierter Unterordner hinzugefügt werden oder bei neuem Mandat eine Dokumentensammlung in eine E-Akten Struktur überführt werden.

3. E-Akte Dokumente
RA-MICRO E-Akten begleiten wie die herkömmliche Papier-Akte die Bearbeitung des Falles. Die durch das Programm automatisiert erstellten Dokumente – beginnend mit dem Aktenvorblatt bei der Aktenanlage – werden der E-Akte hinzugefügt, ebenso die von den Benutzer erzeugten Dokumente wie Notizen, Verfügungen, Schriftsätze und die Eingänge von Dritten. Eingänge in Papierform werden durch Scannen in elektronische Form gebracht und der E-Akte hinzugefügt. Die Dokumente zur E-Akte werden im PDF Format gespeichert. Optional können die E-Akten-Dokumente parallel (also doppelt) auch im Original-Textformat gespeichert werden. RA-MICRO enthält zusätzlich zur E-Akte ein sog. Druckdatei-Dokumenten-System mit je Benutzer nummerierten Druck (Entwurfs-) Dateien im Originalformat, sodass von den eigenen Dokumenten auch verlinkte editierbare Dateien im Originalformat vorgehalten werden.

PDF Dokumente können nur aus reiner Grafik bestehen – das ist bei einfach gescannten Dokumenten der Fall. Dann sind diese nicht „durchsuchbar“, d. h. diese können auch durch eine Volltextsuche nicht gefunden werden. Die Einreichung von Dokumenten an das beA erfordert ab 30.6.2019 die Durchsuchbarkeit. Aus diesen Gründen empfielt es sich, die OCR Standard-Software Omnipage einzusetzen, die alle der E-Akte hinzugefügten Dokumente durchsuchbar macht und in diesem Format speichert, sodass diese per Volltextsuche gefunden und ohne Zeitverzögung durch Omnipage Bearbeitung an das beA als Anlagen gesandt werden können. Scanner in der Kanzlei sollten die Möglichkeit der Texterkennung beim Scannen bieten.

Elektronische Dokumente (auch mit Datei-Anhängen) werden von RA-MICRO auf mehreren Wegen empfangen und dann automatisch oder mit manueller Bearbeitung der E-Akte hinzugefügt:

  1. RA-MICRO PosteingangsfächerDie RA-MICRO Posteingangsfächer dienen der Zuordnung von eingehenden Dateien zu E-Akten mittels der RA-MICRO Aktennummern der Kanzlei sowie der optionalen Hinzufügung von Metadaten. Es kann ein zentrales Posteingangsfach genutzt werden, es kann aber auch je Anwalt ein Posteingangsfach genutzt werden.

    Ist die Aktennummer der Kanzlei linksbündig angegeben im E-Mail Betreff oder beim Empfang von strukturierten Datensätzen wie beA kann die Aktennummer automatisch ermittelt und eingetragen werden. Anhänge von Dokumenten werden als solche dem Dokument mit einer Hierachie-Ebene darunter zugeordnet. Bei hintereinander befindlichen Scan-Dokumenten kann eine Anhang-Hierarchie manuell verschoben werden.

    Es können diverse elektronische Eingangsquellen den Posteingangsfächern zugeordnet werden. Die häufigsten Eingänge sind E-Mail, beA und Scan, weitere u.a. die RA-MICRO E-Versicherungskommunikation, WebAkte, Online Mandats-Aufnahme (OMA).

    Bei Scans kann zentral im Stapel gescannt werden, wobei eine schwarze Trennseite Akten trennt. Es gibt auch komplexe Scanner-Lösungen, die eine Zuordnung der Aktennummer am Scanner-Gerät ermöglichen. Den zunehmend verbreiteten dezentralen Scan mit Arbeitsplatz-Scannern unterstützt die RA-MICRO Direkt-Scan Funktion: Die Aktennummer und Metadaten werden vom Papier-Dokument abgelesen, eingetragen, und dann im direkten Anschluss an die Eingaben wird dazu eingescannt. Empfehlenswert ist das Scannen mit OCR Texterkennung, damit die PDF-Dokumente durchsuchbar werden und damit diese später auch als Anlagen an das beA gesandt werden können.

    Eingerichtet werden kann eine automatische Weiterleitung von Eingängen, die bereits mit Aktennummern versehen sind – das betrifft insb. bea Nachrichten – an die (Bearbeitungs-) Postkörbe der RA-MICRO Benutzer: An einen zentralen Postkorb (z.B. Bürovorsteher) oder Postkörbe der Aktensachbearbeiter oder an deren Sekretariate.

  2. RA-MICRO Outlook Schnittstelle Posteingang
    E-Mails sowie E-Mail Anhänge können mittels der RA-MICRO EA (E-Akte) Outlook Schnittstelle in die RA-MICRO E-Akte gespeichert werden nebst optional hinzugefügten Metadaten:
    RA-MICRO Outlook Schnittstelle Posteingang
  3. RA-MICRO Outlook Schnittstelle Postkorb
    Eine weitere Möglichkeit der Speicherung von E-Mails und/oder E-Mail Anhängen besteht im optional nutzbaren RA-MICRO Outlook Postkorb. Werden E-Mails hierhin verschoben, insb. mit drag & drop, so startet die oben abgebildete E-Akte Speichermaske. Der RA-MICRO Outlook Add-In Postkorb ist synchronisiert mit dem RA-MICRO Modul Postkorb und ist Bestandteil der RA-MICRO E-Akten; d.h. dass alle Dokumente und E-Mails im Bereich RA Postkorb eine Akten-Nummer (im E-Mail Betreff ersichtlich) haben (müssen).
    RA-MICRO Outlook Schnittstelle Postkorb
4. Archivierung
RA-MICRO E-Akten werden zwecks Aufbewahrung mind. bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist in einem gesonderten Ordner „Archiv“ als PDF E-Akten gespeichert – optional verschlüsselt; als Folge muss vor jedem Öffnen einer archivierten E-Akte das Archiv-Verschlüsselungswort der Kanzlei eingegeben werden. Der Archiv-Ordner ist einem gesonderten Archivlaufwerk zugeordnet. Es wird empfohlen, das Archivlaufwerk auf einem gesonderten Datenträger zu unterhalten.  Das Datei-Speicherformat ist das für Langzeit-Archivierung vorgesehene PDF/A Format.

In der RA-MICRO PDF E-Akte sind etwaige den PDF Dokumenten zugrundeliegende Druckdateien im Textformat über die Druckdatei-Nummern verlinkt, – können also im Original-Textformat aufgerufen werden – solange diese laufenden Druckdateien nicht zur Speicherplatz- und Datensicherungs-Aufwand-Ersparnis gelöscht worden sind. Optional können auch mit der Akte verknüpfte Dokumente, insb. Druckdateien, als Anlagen in das PDF Format eingebettet werden. Dies ist aber auch Speicherplatz- und Datensicherungsgründen im Allgemeinen nicht zu empfehlen.

Mit der (kostenpflichtigen) Adobe Acrobat Version können PDF E-Akten in das  Word Format umgewandelt werden.

RA-MICRO Deutsche Gesetze App

Ebenso schnell und komfortabel wie auf die E-Akte muss auf die E-Gesetzessammlungen zugegriffen werden können. Eine dem Schönfelder & Co vergleichbare Produktivität kann keine Online Gesetzesdatenbank bieten. Dafür bedarf es einer App, die Offline einen der Praktiker Auswahl Schönfelder vergleichbaren Datenbestand im Gerätespeicher bietet. Die kostenlose RA-MICRO E-Akten App – verfügbar für Apple iOS und Windows 10 – ist für die integrierte Arbeitsweise mit der RA-MICRO E-Akte auf dem Tablet „maßgeschneidert“. Insb. der Multitasking „Split View“ auf dem iPad ermöglicht ein Maximum an performanter Produktivität bei der juristischen Tablet Arbeit.