Bei der elektronischen Übermittlung von Dokumenten an die Gerichte gelten besondere Formvorschriften, die in der Elektronischen-Rechtsverkehrs-Verordnung (ERVV) geregelt sind. So schreibt § 2 ERVV vor, dass ein Dokument in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln ist.

Durchsuchbarkeit:

Der Begriff „Durchsuchbarkeit“ bedeutet, dass das Dokument in texterkannter Form (OCR) einzureichen ist. Mit dieser Anforderung soll das barrierefreie elektronische Vorlesen des Dokuments für blinde und sehbehinderte Personen ermöglicht und die elektronische Weiterverarbeitung durch die Gerichte, Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher, Behörden, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und weitere Verfahrensbeteiligten, denen das elektronische Dokument übermittelt wird, erleichtert werden.

Soweit technisch möglich:

Als Grundregel gilt, dass alle mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellten Dokumente, die im Nachhinein in ein PDF umgewandelt werden, auch durchsuchbar sind. Bei eingescannten Dokumenten hängt es davon ab, ob beim Scanvorgang eine Texterkennungssoftware eingesetzt wird. Enthält das eingescannte Dokument jedoch keinen Text (z. B. reine Bilddatei) oder ist dieser handschriftlich bzw. völlig unleserlich, so kann davon ausgegangen werden, dass auch mit Texterkennungssoftware keine Durchsuchbarkeit hergestellt werden kann.

Ob ein Dokument durchsuchbar ist, kann mit einem einfachen Test überprüft werden: Kann man in einer PDF einzelne Textpassagen markieren und kopieren, so handelt es sich um ein durchsuchbares PDF.

Anpassungen in RA-MICRO

In der RA-MICRO Kanzleisoftware stehen entsprechende Programmanpassungen bereit. So wird im beA Postausgang automatisch geprüft, ob die beigefügten PDF-Dateien in durchsuchbarer Form vorliegen. Zudem wird, sofern dies technisch möglich ist, eine automatische Konvertierung von nicht durchsuchbaren PDF-Dateien in durchsuchbare PDF-Dateien durchgeführt. Voraussetzung für eine Konvertierung ist die Installation der kostenpflichtig zu erwerbenden OCR-Software OmniPage ab Version 15 an mindestens einem Arbeitsplatz und die Aktivierung der zentralen Einstellung „Dokumente durchsuchbar speichern“ in den Einstellungen des RA-MICRO E-Workflows.

Über die Funktion „Patch prüfen“ kann die aktuelle Version der RA-MICRO Kanzleisoftware heruntergeladen werden.

Weitere Informationen zur Texterkennungssoftware OmniPage sowie zum Scannen erhalten Sie hier. Ihr Vor-Ort-Partner berät Sie gern bei allen weiteren Fragen.