„Ein Rechtsanwalt ist als Inhaber eines besonderen elektronischen Anwaltspostfaches nicht nur verpflichtet, die technischen Einrichtungen zum Empfang von Zustellungen und Mitteilungen über das beA lediglich vorzuhalten, vielmehr ist der Rechtsanwalt zugleich verpflichtet, sich die Kenntnisse zur Nutzung dieser technischen Einrichtungen anzueignen“ (LAG Schleswig-Holstein, Beschl. v. 19.09.2019, Az. 5 Ta 94/19

Der Beschluss des LAG Schleswig-Holstein und auch die seit Januar 2020 für die Arbeitsgerichtsbarkeit in Schleswig-Holstein verpflichtende aktive Nutzung zeigen: Es ist für Anwälte essenziell, sich mit der elektronischen Arbeitsweise im Kanzleialltag zu befassen.

RA-MICRO unterstützt Anwälte beim Erwerb des notwendigen Know-hows u. a. mit den kostenlosen Anwendertreffen. Unter dem Motto „Digitale Anwaltskanzlei“ informieren erfahrene Referentinnen und Referenten praxisnah über die in RA‑MICRO enthaltenen Möglichkeiten zur digitalen Arbeit. Neben Tipps zur Nutzung des beA umfassen die Veranstaltungen ein breites Themenspektrum von der elektronischen 24/7 Online Mandatsaufnahme über die einzelnen Schritte der Aktenbearbeitung im RA-MICRO E-Workflow bis hin zum Empfang und Versand digitaler Dokumente. Zusätzlich wird die Integration von Spracherkennung mit dem selbstschreibenden DictaNet Office Player vorgestellt.

Eine Übersicht der RA-MICRO Anwendertreffen in Ihrer Region finden Sie hier.

Mit der Einbindung des besonderen elektronischen Notarpostfachs (beN) bietet RA‑MICRO auch für Notare eine Möglichkeit, aktiv und komfortabel am elektronischen Rechtsverkehr teilzunehmen. Damit ist RA-MICRO – neben dem Produkt der BNotK – derzeit der einzige Anbieter, der eine solche Funktion integriert.

Seit diesem Jahr können über das E‑Notarpostfach Nachrichten eines aktivierten beN abgerufen und versendet werden. Dies geschieht unter Verwendung der Schnittstelle der Bundesnotarkammer (BNotK).

Voraussetzung für den Versand und den Abruf von Nachrichten ist das Vorhandensein einer Registerbox, eines Postfachzertifikats sowie die Aktivierung des persönlichen besonderen elektronischen Notarpostfachs über die von der BNotK hierfür bereitgestellte Software XNP. Weitere Informationen sind dem Aktuellen Hinweis zu entnehmen.

Kurz vor Ablauf der Umsetzungsfrist für die Neuerungen aus der europäischen Geldwäscherichtlinie wurde das Geldwäschegesetzes (GwG) weiter an die europarechtlichen Vorgaben angepasst. So hat sich zum 1. Januar 2020 der Anwendungsbereich erweitert. Die Änderungen betreffen u. a. „Rechtsanwälte, Kammerrechtsbeistände, Patentanwälte sowie Notare, soweit sie (…) den Mandanten im Hinblick auf dessen Kapitalstruktur (…) beraten“. Speziell diese Regelung könnte mitunter sehr weit verstanden werden. Die Gesetzesmaterialien deuten aber auf kapitalrelevante Beratungen von Unternehmen hin. Die Rechtsanwaltskammern informieren teilweise sehr detailliert über die Änderungen, zum Beispiel die RAK München und die RAK Sachsen.

Die RA-MICRO Aktenvorblätter eignen sich in diesem Zusammenhang sehr gut, um die Geldwäscheverdachtsprüfung standardmäßig einzupflegen. Mit einem entsprechenden Formular kann die Geldwäscheverdachtsprüfung insbesondere bei Verneinung aller Fragen einfach zur E-Akte dokumentiert werden. Auch in allen anderen Fällen ist eine zügige gesetzeskonforme Dokumentation möglich. Bei Fragen hierzu hilft Ihnen auch gerne Ihr Vor-Ort-Partner weiter.

Gastbeitrag von RA Alexander Zieschang, RA-MICRO Vor-Ort-Partner in Dresden.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) rückt von seiner bisherigen Empfehlung ab, Passwörter regelmäßig zu ändern. Ab sofort gilt: Ein Passwort sollte dann geändert werden, „wenn es einen Hinweis gibt, dass es tatsächlich in die Hände von unbefugten Dritten gelangt ist“.

Sichere Passwörter zeichnen sich u. a. dadurch aus, dass sie keinem System folgen. Gerade häufige Wechsel verleiten aber dazu, sich durch ein System leicht merkbare Variationen eines Passworts zu erstellen.

Die Empfehlung zur regelmäßigen Änderung von Passwörtern geht zurück auf Bill Burr, einen ehemaligen Mitarbeiter des amerikanischen National Institute of Standards and Technology. Dort verfasste Burr 2003 ein Dokument, das neben dem regelmäßigen Passwort-Wechsel auch die Verwendung von Sonderzeichen, Ziffern sowie Groß- und Kleinschreibung empfahl. Burr distanzierte sich 2017 von diesen Empfehlungen.

Weitere Tipps zur Erstellung und zum sicheren Umgang mit Passwörtern finden Sie auf der Website des BSI.

RA-MICRO bietet mit der Integration der beA-Schnittstelle der BRAK die Möglichkeit, komfortabel am ERV teilzunehmen. Voraussetzungen dafür ist zunächst die Erstregistrierung und Anmeldung (inkl. der Hinterlegung der nichtanwaltlichen Nutzer über die dortige Benutzer- und Rechteverwaltung) im beA-Webzugang der BRAK.

Nach der Einrichtung der beA-Schnittstelle können Sie folgende Funktionen nutzen:

  1. Empfang der beA-Nachrichten über das zentrale elektronische Posteingangsfach

    Tipp 1: Mit dem beA-Softwarezertifikat (erhältlich über die BNotK) werden alle beA-Nachrichten automatisiert abgerufen. Die mehrmalige PIN-Eingabe über das Kartenlesegerät entfällt.

    Tipp 2: Einzelanwälte, die keine Mitarbeiter beschäftigen, müssen aufgrund der passiven Nutzungspflicht für den Urlaubs-/Krankheitsfall die Vertretung regeln – ggf. gem. § 53 BRAO bei der jeweiligen RAK einen Vertreter bestellen.

  2. Empfang, Bearbeitung und Anforderung eines elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB).
  3. Vorbereitung und Fertigstellung von Schriftsätzen über die Kanzleitextverarbeitung/Word-schnittstelle mit Anlagenbezug und Übergabe an die beA-Schnittstelle per E-Versand.
  4. Versand von Schriftsätzen mit Anlagen über den beA-Postausgang. Hier gibt es für jeden anwaltlichen Berufsträger einen eigenen beA-Postausgangsordner. Dokumente werden nach Datum und Aktenbezug sortiert.

    Tipp 1: Sofern die Kanzleimitarbeiter den beA-Versand durchführen, sind die Dokumente vorab vom Berufsträger qualifiziert elektronisch zu signieren. Eine kostenlose Signaturfunktion bietet RA-MICRO mit dem aktuellen Patch vom 28.1. für den direkten Versand aus RA-MICRO heraus an.

    Tipp 2: Seit Mitte 2019 sind PDF‑Dateien, die an Gerichte übertragen werden, in durchsuchbarer Form zu übermitteln, sofern dies technisch möglich ist. Der beA-Postausgang in RA-MICRO prüft, ob beigefügte PDF‑Dateien in durchsuchbarer Form vorliegen und ermöglicht eine automatische Konvertierung in durchsuchbare PDF‑Dateien. Hierfür ist die Installation der kostenpflichtigen OCR‑Software OmniPage ab Version 15 an mindestens einem Arbeitsplatz und die Aktivierung der zentralen Einstellung Dokumente durchsuchbar speichern in den Einstellungen des E‑Workflows erforderlich.

    Tipp 3: Mit der RA-MICRO Version vom 28. Januar 2020 wird eine Zustellbestätigung bzw. ein Zustellnachweis in die E-Akte gespeichert. Weitere Informationen sind im Aktuellen Hinweis zusammengefasst.

  5. Auch für die Teilnahme am E-Mahnverfahren steht der Kommunikationsweg beA in RA-MICRO zur Verfügung.

    Tipp: Inkassobüros und Rechtsabteilungen können weiterhin das EGVP nutzen. Als Ersatz für den EGVP Classic Client gibt es zahlreiche Drittprodukte (wie z. B. den Governikus Communicator Justiz Edition).

  6. Der Versand von Vollstreckungsaufträgen wegen Geldforderungen über das ZV-Auftrag-Formular ist ebenfalls über beA aus RA-MICRO heraus an den Gerichtsvollzieher oder Gerichtsvollzieherverteilerstelle möglich.

    Tipp: Die Beifügung des Originaltitels ist nur unter den Voraussetzungen des § 754a ZPO entbehrlich.

Welche weiteren Schritte für die Nutzung der beA-Schnittstelle in RA-MICRO erforderlich sind, haben wir in der RA-MICRO Online-Hilfe unter dem Stichwort „Informationen zur Integration der beA-Schnittstelle“ zusammengefasst.

Für versandte beA-Nachrichten wird ab sofort eine Zustellbestätigung bzw. ein Zustellnachweis als PDF-Dokument in der RA-MICRO E-Akte gespeichert. Diese praktische Funktion ist mit dem RA-MICRO Patch 2020.01.015 vom 28. Januar 2020 verfügbar. Das PDF-Dokument enthält die wichtigsten Daten zum Versand und befindet sich in der E-Akte als Anlage zu der versendeten Nachricht.

 

 

Weitere Informationen können dem aktuellen Hinweis entnommen werden.

Das Forum „Zukunft Legal Tech“ der Sächsischen Anwaltskammer ist auf reges Interesse bei der sächsischen Anwaltschaft gestoßen. Knapp 100 Teilnehmer kamen in die Landeshauptstadt zur Podiums-Diskussion.

Kontrovers diskutiert wurden Chancen und Risiken für den Berufsstand, vor allem Aspekte des Berufsrechts, der effektiven Arbeitsgestaltung, der Mandantenakquise und der Mandanten-Services. So kontrovers die Stellungnahmen auch waren, so sicher waren sich Vertreter und Mitglieder der Kammer, dass die Digitalisierung alle Bereiche des anwaltlichen Berufs transformieren wird.

RA-MICRO begleitet diesen Prozess schon seit über 30 Jahren und stand auch für das Forum als Sponsor zur Seite. Gerade bei den praktischen und konkreten Themen konnten Kunden und Teilnehmer mit Vertretern aus dem Stammhaus sowie dem Dresdener Vor-Ort-Partner ins Gespräch kommen.

Mit dem kommenden RA-MICRO Patch (nach Version 2020.01.006 vom 14.01.2020) stellt RA-MICRO eine Funktion für das Signieren von Schriftsätzen bereit, die über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) eingereicht werden. Damit erweitert RA-MICRO den ohnehin bereits effizienten und bequemen Weg der beA-Nutzung direkt aus der Kanzleisoftware heraus.

Grundsätzlich ist die anwaltliche beA-Karte oder das Anwalts-Softwarezertifikat für das prozessual wirksame Einreichen von Schriftsätzen in vielen Fällen ausreichend. Wer allerdings arbeitsteilig in der Kanzlei arbeitet und das Versenden der Schriftsätze dem Büro überlässt oder im Rahmen eines Rechtsstreits Erklärungen abgibt, die dem materiell-rechtlichen Schriftformerfordernis genügen müssen, der sollte seine Schriftsätze mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Hierfür steht demnächst eine einfache Signaturfunktion im beA Postausgang von RA-MICRO zur Verfügung, mit der die Dokumente durch Eingabe der PIN komfortabel einzeln signiert werden können.

Nähere Informationen dazu finden Sie in den Aktuellen Hinweisen der kommenden RA-MICRO Version.

Übrigens: Wer Dokumente im Stapel ohne widerholte Eingabe einer PIN signieren möchte, kann dies mit einer Signatursoftware wie OpenLimit bewerkstelligen, die im RA-MICRO Postausgang angebunden und über RA-MICRO Online gebucht werden kann.

Auch 2020 bietet RA-MICRO seinen Kunden die Möglichkeit, mit Ansprechpartnern von RA-MICRO und anderen Anwendern Informationen und Erfahrungen auszutauschen. Die RA-MICRO Anwendertreffen stehen unter dem Motto Digitale Anwaltskanzlei. Auf den Veranstaltungen im ganzen Bundesgebiet wird Kunden mit wertvollen Anregungen und praktischen Tipps der Einstieg in eine digitale Arbeitsweise erleichtert. Außerdem erhalten Sie zahlreiche Hinweise für eine optimale Vorbereitung auf die zunehmende elektronische Arbeitsweise, damit Sie das gesamte Potenzial der Digitalisierung nutzen können.

Zu den RA-MICRO Anwendertreffen können Sie sich online anmelden.

Mit der Jahresversion 2020 steht die neue RA-MICRO Programmfunktion des „Aktenwächters“ zur Verfügung. Dieser kontrolliert dauerhaft in Ergänzung zur bewährten RA-MICRO Akteninfo die Entwicklung einer Akte. Der Aktenwächter überblickt Akten automatisiert nach bestimmten Kriterien zu bestimmten Tagen und trägt nach der Prüfung für den Folgetag eine Wiedervorlage ein. Akten werden dann zur Prüfung und ggf. weiteren Bearbeitung automatisch in der Wiedervorlagenliste aufgeführt. So müssen für diese Akten Wiedervorlagen nicht einzeln erfasst werden.

Dank vier verschiedener Optionen können Akten überwacht und Wiedervorlagen automatisiert erfasst werden:

  • Akten ohne Wiedervorlage
  • Akten ohne in vereinbarter Höhe eingegangener Ratenzahlungen
  • Akten ohne Kontobewegung
  • Ruhende E-Akten

Weitere Informationen sind im Aktuellen Hinweis und im Video zum Aktenwächter zusammengefasst.