Ein wichtiger erster Schritt zur flächendeckenden Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs steht kurz bevor:

Nachdem die Testphase des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) zum 31.12.2017 abläuft, beginnt für alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte ab dem 01.01.2018 die sogenannte „passive Nutzungspflicht“. Ab diesem Zeitpunkt sind alle anwaltlichen Berufsträger verpflichtet, über ihr eigenes beA Zustellungen sowie sonstige Mitteilungen von Gerichten, Kollegen und Behörden zu empfangen, zu lesen und zur Kenntnis zu nehmen.

Das RA-MICRO Stammhaus hat ab Mitte November 2017 damit begonnen, in Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen die geplante beA-Integration in RA-MICRO vorzustellen. Fast 500 Kunden an sieben Terminen folgten unserer Einladung und nutzen damit die Gelegenheit, sich über die technischen Voraussetzungen sowie die Art und Weise der Nutzungsmöglichkeiten zu informieren.

Viel Wohlwollen für die neuen Funktionen

Die Erweiterung des bewährten RA-MICRO E-Workflows um automatisierte Programmfunktionen zum Senden und Empfangen von beA-Nachrichten stieß dabei auf große Zustimmung. RA-MICRO bietet damit allen Kunden nicht nur eine einfache und komfortable Möglichkeit, der Pflicht zur passiven Nutzung des beA nachzukommen, sondern vielmehr auch aktiv am elektronischen Rechtsverkehr teilzunehmen und damit die vielen Vorteile wie Zeit-, Papier- und Kosteneinsparungen langfristig für sich zu nutzen. Die Integration der beA-Schnittstelle in RA-MICRO werden wir allen Kunden mit der Jahresversion 2018 zur Verfügung stellen.

 

 

Das letzte RA-MICRO Anwendertreffen in diesem Jahr fand am 07.12.2017 in den Räumen des Augustinerklosters in Erfurt statt. 60 Teilnehmer konnten sich unter anderem über den aktuellen Stand der Integration der beA-Schnittstelle informieren.

Kurz vor dem Start der passiven Nutzungspflicht am 01.01.2018 wurde live die Umsetzung in RA-MICRO gezeigt, die mit der Jahresversion allen Kunden zur Verfügung stehen wird.

Die Möglichkeit, beA direkt aus der Kanzleisoftware heraus mittels eines Softwarezertifikates zum Senden und Empfangen von Schriftsätzen zu verwenden, fand großen Anklang.

Viele Anwender zeigten sich erleichtert, dass sie mit Hilfe von RA-MICRO ein Werkzeug zur Verfügung gestellt bekommen, um den neuen Weg des beA in den bestehenden Arbeitsablauf zu integrieren.

Zum Abschluss wurde das digitale Diktieren mit der DictaNet APP für Smartphones in Verbindung mit der mobilen Aktenbearbeitung durch die RA-MICRO APP und die hervorragende Erkennungsleistung der DictaNet Spracherkennung gezeigt.

Auch im nächsten Jahr werden wir monatliche Anwendertreffen in den Landeshauptstädten im gesamten Bundesgebiet durchführen. Weitere Informationen sowie die Termine finden Sie demnächst hier.

RA-MICRO hat aktuell folgenden Planungsstand zur beA-Nutzung mit RA-MICRO ab 2018:

Die Ende 2017 bzw. Anfang 2018 erfolgende Auslieferung der RA-MICRO Jahresversion 2018 wird auch die den Softwareherstellern von der BRAK zur Verfügung gestellte beA-Schnittstellensoftware beinhalten. Diese ermöglicht das automatisierte Senden und Empfangen von elektronischen Dokumenten über das beA aus der RA-MICRO Kanzleisoftware.

  1. Der RA-MICRO E-Workflow wird durch automatisierte Programmfunktionen zum Senden und Empfangen von beA-Nachrichten über diese BRAK-Schnittstelle erweitert.
  2. Es wird einen automatischen beA-Empfang in den E-Postfächern geben mit optionaler Durchleitung von beA-Anwalts-Postfächern in einen RA-MICRO Benutzer-Postkorb.
  3. Das beA-Senden wird in die Word-Schnittstelle aufgenommen.
  4. Der RA-MICRO E-Brief erhält eine beA-Senden-Funktion. Der RA-MICRO Postausgang erhält für die beA-Teilnehmer je ein gesondertes beA Ausgangs-Postfach, in dem
    1. Dokumente signiert werden können,
    2. signierte Dokumente mit einem zur Versendung für diesen beA-Teilnehmer berechtigenden Zertifikat versendet werden können und
    3. alle im Ausgangs-Postfach enthaltenen Dokumente mit der beA-Karte im Kartenleser versendet werden können (im Fall des Versands mit beA-Karte entfällt das Erfordernis der Signatur der Dokumente).
  5. Das RA-MICRO Adressfenster erhält eine Erweiterung für beA-Adressdaten.
  6. Die bisherige manuelle beA-Schnittstelle über Upload-/Download-Ordner zur beA-Weboberfläche bleibt daneben erhalten.

Für die rationalisierende Nutzung des beA sind folgende Maßnahmen erforderlich oder empfehlenswert, diese sollten vorbereitend bereits 2017 erfolgen:

  1. beA-Softwarezertifikate sollten für die anwaltlichen beA-Teilnehmer und soweit organisatorisch zweckmäßig auch für Mitarbeiter und nicht-anwaltliche Vertreter im beA-Webzugang eingerichtet werden. Die Software-Zertifikate sind einstweilen lokal auf einem PC abzuspeichern. In RA-MICRO wird eine Zertifikatsverwaltung für die RA-MICRO Benutzer enthalten sein, so dass die Zertifikate der beA-Benutzer im E-Workflow automatisch einbezogen werden können. Für den automatisierten Abruf von beA-Nachrichten ist ein Zertifikat je beA-Postfach erforderlich.
  2. Der RA-MICRO Posteingang ist in Betrieb zu nehmen. Dieser ist die zentrale Komponente des RA-MICRO E-Workflow-Rationalisierungskonzeptes. ALLE elektronischen Dokumenteneingänge müssen an einer zentralen Stelle bearbeitet und in den Kanzlei-Arbeitsablauf eingefügt und insbesondere Akten zugeordnet werden. Die Grundregel von RA-MICRO ist, dass es keine Dokumente im RA-MICRO E-Workflow geben darf, die keiner Aktennummer zugeordnet sind. Dokumente, die nicht zu anwaltlichen Angelegenheiten gehören, sind Sammel-Akten zuzuordnen. Diese zwingend erforderliche Verknüpfung ALLER elektronischen Dokumente mit Aktennummern muss notwendigerweise zu Beginn jeder Bearbeitung von elektronischen Dokumenten in der Anwaltskanzlei stehen!
  3. Die RA-MICRO E-Mail-Konten-Verwaltung ist in Betrieb zu nehmen. E-Mail-Konten der Kanzlei, die nach außen als E-Mail-Adressen genutzt werden, sind dort anzulegen. Nach außen angegebene Kanzlei-E-Mail-Konten sind im Posteingang/Quellen einzutragen. Gehen E-Mails auf anderen E-Mail-Konten ein, insbesondere direkt bei Anwälten, so sind diese grundsätzlich an das hier eingestellte Kanzlei-E-Mail-Konto weiterzuleiten zwecks Einspeisung in den E-Workflow. Alternativ zu diesem Weg kann ein E-Mail-Konto auch direkt einem Postkorb zugeordnet und dort empfangene Dokumente unter Zuordnung der Aktennummer in den E-Workflow übernommen werden.
  4. Es sollte geprüft werden, ob ausnahmslos alle Sendungen nach außen in die E-Akte gespeichert werden bzw. sollte dies organisatorisch sichergestellt werden.
  5. Empfehlung: Der RA-MICRO E-Brief ist in Betrieb zu nehmen für den elektronischen Versand von Dokumenten und E-Mails an Dritte. Dafür ist lediglich die Speicherung eines E-Brief-Briefkopfes im HTML-Format erforderlich, der mit dem Programm Kanzlei/Briefköpfe/Briefköpfe E-Brief hergestellt werden kann. Der E-Brief wird eine „Senden an beA“-Funktion erhalten, so dass mit dem Kanzlei-Briefkopf an beA-Empfänger versandt werden kann. Der RA-MICRO E-Brief hat 2017 eine sehr komfortable „Rotzettel-Funktion“ erhalten (für standardisierte Kurzbriefe).
  6. Empfehlung: Nutzer sollten in der Kanzlei das Senden und Empfangen von beA-Nachrichten mit RA-MICRO mit der jetzigen händischen RA-MICRO Upload/Download-Schnittstelle mit der beA-Karte und mit Softwarezertifikaten üben.

beA-Ausblick / -Probleme:

Weitere funktionale Erweiterungen zum beA sind in RA-MICRO vorgesehen, diese werden je nach Entwicklungsstand des beA-Projektes ab 2018 realisiert, etwa die praxiswichtige Zustellung von Anwalt zu Anwalt. Manches steht zum derzeitigen Zeitpunkt noch nicht fest, so auch die Frage des im Gesetzgebungsverfahren befindlichen zwingenden Erfordernisses der Durchsuchbarkeit von PDF-Dokumenten, die alle Kanzleien zur Anschaffung und zum Betrieb von OCR-Texterkennungssoftware am beA-Postausgang zwingen würde. Der aktuelle Entwicklungsstand des beA erlaubt nicht den Test der beA-Schnittstelle der BRAK im Echtbetrieb, so dass die Mitglieder des Verbands der deutschen Anwaltssoftwarehersteller auf ihrer jüngsten Sitzung der BRAK ihren Standpunkt übermittelt haben, dass derzeit eine praxistaugliche und sichere Anbindung der BRAK-Schnittstelle zum 1.1.2018 kaum möglich erscheint.

Vom 20. bis 22. September 2017 fand der 26. Deutsche EDV-Gerichtstag in Saarbrücken unter dem Motto „Recht 4.0  vom elektronischen Rechtsverkehr zur digitalen Justiz“ an der Universität des Saarlandes statt. Hier konnten sich die über 700 Teilnehmer über die aktuellen Entwicklungen zur digitalen Justiz informieren die – wie bereits in den Anwaltskanzleien zu beobachten – zu erheblichen Veränderungen führen wird.

Dass zu einer digitalen Justiz mehr als die digitale Kommunikation gehört, zeigten die Aussteller auf der begleitenden Fachmesse. Neben diversen IT-Lösungen für die Justiz- und Behördenverwaltungen (etwa eine ergonomische digitale Gerichts- und Verwaltungsakte) präsentierten sich auch die Landesjustizministerien mit ihren neuen digitalen Projekten und Lösungen.

Aktueller Stand zum beA, beN und beBPo

Im Arbeitskreis „Die besonderen Elektronischen Postfächer – mit Exkurs zum ERV in Österreich“ wurden aktuelle Entwicklungen bei beA, beN und beBPo präsentiert. Laut BRAK gibt es bis dato mehr als 100.000 Bestellungen von beA-Karten; etwa 30.000 Rechtsanwälte haben sich beim beA registriert. Den Softwareanbietern stellt die BRAK eine beA-Schnittstelle bereit. Selbstverständlich wird RA-MICRO seinen Kunden rechtzeitig eine komfortable Nutzung des beA aus der Kanzleisoftware heraus anbieten.

Beim beN wurde die EGVP-Postfachimmigration der Notarpostfächer erfolgreich abgeschlossen, die Übertragung über das beN kann ab dem 1. Januar 2018 wie gesetzlich vorgeschrieben erfolgen. Auch RA-MICRO bietet die beN-Nutzung direkt aus der RA-MICRO Software heraus an (im Modul „Notariat“).

Der EDV-Gerichtstag ist ein hochrangiges Event

Das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) soll zum 1. Januar 2018 für die elektronische Kommunikation mit Behörden sowie Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts eingeführt werden. Zwar gibt es, anders als bei beA und beN, keine gesetzliche Verpflichtung. Die Justiz empfiehlt die Verwendung des beBPo aber ausdrücklich, da es alle fachlichen Anforderungen abbildet und die Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur entbehrlich macht.

Stetig wachsende Besucherzahlen, namhafte Gäste aus Wissenschaft und Politik und aktuell brisante Themen machen den EDV-Gerichtstag inzwischen zu einer hochrangigen Veranstaltung im Themenfeld des elektronischen Rechtsverkehrs. 2018 findet der EDV-Gerichtstag vom 19. bis zum 21. September mit dem Schwerpunkt „Künstliche Intelligenz und Legal Tech“ statt, wie immer in Saarbrücken. Weitere Informationen erhalten Sie direkt hier.

In den Kanzleien nimmt die Bearbeitung elektronischer Post einen immer größeren Stellenwert ein. Neben E-Mails, elektronischen Faxnachrichten und eingescannter Tagespost werden zukünftig auch die Gerichte ihre Post im Rahmen der flächendeckenden Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs in Zukunft vermehrt digital an die Kanzleien übersenden.

Für eine zentrale digitale Posteingangserfassung bietet RA-MICRO eine professionelle Lösung an: das E-Eingangsfach, welches seit der RA-MICRO Jahresversion 2017 mit einer komplett überarbeiteten Programmoberfläche und neuen Funktionen im Modul E-Workflow zur Verfügung steht. Das E-Eingangsfach erfasst alle elektronischen sowie zuvor digitalisierten Posteingänge, ordnet sie einer Aktennummer zu und verteilt sie gleichzeitig in die jeweiligen E- Postkörbe der Kanzleimitarbeiter zur weiteren Bearbeitung. Somit werden alle elektronischen Posteingänge nachvollziehbar und strukturiert verarbeitet. Nichts geht mehr verloren oder bleibt in separaten Mailprogrammen der Kanzleimitarbeiter liegen, in denen das Suchen und Auffinden meist nur schwer möglich ist.

E-Eingangsfach für beA-Schnittstelle nötig

Kanzleien, die das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) testen oder aktiv nutzen, können ihre beA-Nachrichten ebenfalls über das E-Eingangsfach importieren und anschließend wie gewohnt in die elektronischen Akten und Postkörbe speichern sowie weiterverarbeiten. Jenen Kanzleien, die das RA-MICRO E-Eingangsfach bislang noch nicht nutzen, empfehlen wir, dieses so schnell wie möglich einzurichten. Hierbei stehen die RA-MICRO Vor-Ort-Partner unterstützend und beratend zur Seite. Diese bieten auch regelmäßig Workshops und Schulungen zum Thema Digitalisierung und beA an. Weitere Informationen zu unseren Vor-Ort-Partnern gibt es hier.

Einen Überblick über den aktuellen Stand zum ERV sowie eine Einführung in die Nutzung des beA-Webzugangs mit RA-MICRO können Sie sich in der Video-Aufzeichnung des gleichlautenden Webinars vom 12. Juli 2017 hier ansehen.

Der Software Industrieverband Elektronischer Rechtsverkehr e.V. (SIV ERV) hat am 25.01.2017 eine neue Stellungnahme zur beA-Integration abgegeben. In dieser teilt der Verband mit, dass eine technisch hinreichend aufbereitete Schnittstelle zum beA und ein Zugriff auf die notwendige Testumgebung bis heute noch nicht zur Verfügung stehen. Erst wenn dies der Fall ist, können die Softwarehersteller mit der Integration richtig beginnen.

Nach Abschluss einer Phase zur Erprobung und Qualitätssicherung in Zusammenarbeit mit der BRAK geht die Schnittstelle dann in den Echtbetrieb und die Anwender können das beA komfortabel aus ihrer Kanzleisoftware nutzen.

Einen genauen Termin, zu dem die beA-Schnittstelle in den Echtbetrieb gehen wird, kann zum jetzigen Zeitpunkt daher noch nicht mitgeteilt werden.

Weitere Informationen über den SIV ERV e.V. erhalten Sie hier.