Durch die Einbindung von beA sind die Anforderungen an die Leistung der E-Akte gestiegen.

Wir empfehlen, ab 4 Arbeitsplätzen für die E-Akte den Microsoft SQL Server als Datenbank auf dem Kanzleiserver zu nutzen.

Die kostenlose SQL Server Express Edition ist bis zu einer Datenbankgröße bis zu 10 GB einsetzbar, was für die meisten Kanzleien ausreichend ist, darüber hinaus ist die kostenpflichtige SQL Server Version einzusetzen.

Neu:

Nicht durchsuchbare PDF-Dokumente werden beim Speichern in die E-Akte in durchsuchbare Dateien konvertiert.

Der beA Postausgang prüft bei allen Nachrichten automatisch, ob beigefügte PDF‑Dateien in durchsuchbarer Form vorliegen und ermöglicht eine automatische Konvertierung in durchsuchbare PDF‑Dateien, sofern dies technisch möglich ist.

Zweck:

Nach § 2 ERVV sind PDF‑Dateien an Gerichte in durchsuchbarer Form zu übermitteln.

Funktion:

Voraussetzung für eine Konvertierung ist die Installation der kostenpflichtig zu erwerbenden OCR‑Software OmniPage ab Version 15 an mindestens einem Arbeitsplatz und die Aktivierung der zentralen Einstellung Dokumente durchsuchbar speichern in den Einstellungen E‑Workflow unter Speichern. Diese Einstellung gilt auch für die Volltextsuche und ersetzt die lokale Einstellung OCR mit OmniPage in den Einstellungen E-Workflow unter Scanner.

Mit gesetzter Einstellung werden von allen Benutzern OCR-Aufträge für die Konvertierung von PDF- Dateien angelegt. Gleichzeitig wird der Dienst OCR nutzen für die Benutzer aktiviert, die sich an Arbeitsplätzen mit installiertem Omnipage anmelden. Der Dienst OCR nutzen verarbeitet bei diesen Benutzern die OCR-Aufträge im Hintergrund.

Von RA-MICRO erzeugte PDF-Dateien sind bereits durchsuchbar. D. h., ein Großteil der PDF-Dateien in der E-Akte erfüllt die Anforderung.

OCR-Aufträge werden für nicht durchsuchbare PDF-Dateien angelegt, die z. B. über den Posteingang oder einen Scanner, der keine durchsuchbaren PDF-Dateien erzeugt, in RA-MICRO gespeichert werden.

Im beA Postausgang werden alle Nachrichten geprüft, ob diese nicht durchsuchbare PDF‑Dateien enthalten. Für Nachrichten, die nicht durchsuchbare PDF-Dateien enthalten, werden priorisierte OCR-Aufträge angelegt und die Nachrichten in grauer Schrift und in der Spalte Wartend seit mit einem Warndreieck Symbol angezeigt.

Warndreieck

Bedeutung (Anzeige über Tooltip)

Gelbes Warndreieck

Nicht durchsuchbare PDF-Dateien, OCR-Auftrag vorhanden

Rotes Warndreieck

Nicht durchsuchbare PDF-Dateien, kein OCR-Auftrag vorhanden

Rotes Warndreieck

Nicht durchsuchbare PDF-Dateien, OCR-Auftrag konnte nicht bearbeitet werden

 

Beim Versand von beA Nachrichten mit nicht durchsuchbaren PDF‑Dateien wird eine Hinweismeldung mit einer Warnung angezeigt, verbunden mit der Möglichkeit, die Nachricht dennoch zu senden.

Durchsuchbare PDF-Dateien, erhalten in der E-Akte und im Postkorb ein gesondertes Symbol.

Symbol

Bedeutung

Nicht durchsuchbare PDF-Datei

Durchsuchbare PDF-Datei

Die Erkennbarkeit im Postausgang und im E-Brief anhand der PDF‑Symbole ist mit einer zukünftigen RA-MICRO Version vorgesehen.

 

Neu:

Für jedes Referat kann eine eigene Liste für Unterordner in E-Akten gespeichert werden.

Zweck:

Die Anlage von Unterordnern für E-Akten kann individueller und schneller erfolgen.

Funktion:

In den Programmfunktionen Akte anlegen oder Akte kopieren gibt es eine neue Option referatsbezogen.

Bei Auswahl dieser Option wird für das in der Programmfunktion gewählte Referat einmalig eine neue Auswahlliste für die Unterordner zur E-Akte angelegt. Dabei kann gewählt werden, ob eine bereits vorhandene allgemeine Liste der Unterordner übernommen oder eine neue/leere Liste angelegt werden soll.

Die Liste Unterordner E-Akte kann über die Schaltfläche  bearbeitet werden.

Neu:

In den Allgemeinen Einstellungen kann unter 1 Allgemein gewählt werden, ob in Listen vollständige Aktenbezeichnungen angezeigt werden.

Zweck:

Anzeige und Druck vollständiger Aktenkurz- und Aktenlangbezeichnungen.

Funktion:

Die Einstellung 1.30 Vollständige Aktenbezeichnungen in Listen anzeigen steuert die Darstellung der Aktenbezeichnungen in RA-MICRO Listen wie Aktenregister, Wiedervorlagenliste, OP-Liste. Diese werden nicht gekürzt, sondern mit den jeweils möglichen 80 Zeichen angezeigt und gedruckt, wenn die Einstellung gesetzt ist. Diese Funktionalität steht nur bei Aktenhaltung unter SQL zur Verfügung.