Neu:

Im Rechnungsordner steht unter Dokumente eine neue Option für den Export von Rechnungen zur Verfügung.

Zweck:

Rechnungen, die als PDF-Dokument im Rechnungsordner gespeichert sind, können exportiert und an einem gewählten Ort gespeichert werden.

Funktion:

Mit Klick auf Rechnungen exportieren wird die Auswahlmaske für den Export gestartet. In der Maske kann festgelegt werden, welche Rechnungen exportiert werden sollen.

Nach Bestätigung der Auswahl kann der Speicherort für den Export festgelegt werden.

Mit Bestätigung der Auswahl des Speicherortes startet der Export.

Eine Slider-Meldung informiert über die Anzahl der erfolgreich exportierten Rechnungen.

Der Export lässt sich auch komfortabel mit Rechtsklick auf die gewählte Rechnung starten.

Neu:

Signaturordner können im Postausgang ein- und ausgeblendet werden.

Zweck:

Verbesserte Übersicht über die noch zu signierenden Nachrichten.

Funktion:

Hierzu steht mit Rechtklick auf den Eintrag Signaturordner die Menüzeile Sichtbare SB Ordner wählen… zur Verfügung.

Anschließend besteht die Möglichkeit, alle SB-Ordner anzuzeigen, alle auszublenden oder nur eine eigene Auswahl anzuzeigen:

Die Schaltflächen Deaktivieren, Alle aktivieren und Alle deaktivieren sind nur mit der Auswahl Nur folgende anzeigen nutzbar.

Der eigene Signaturordner kann nicht abgewählt werden und wird daher für den eigenen Benutzer immer angezeigt.

Neu:

Die E-Akte App wurde um die Möglichkeit der Anzeige/Suche nach Adressen erweitert.

Zweck:

Die neue Adressliste in der E-Akte App ermöglicht die Suche nach Kontaktdaten aus dem RA-MICRO Datenbestand.

Funktion:

Voraussetzung ist der Export von Adressdaten aus der RA-MICRO Kanzleisoftware heraus an den entsprechenden E-Akte App Benutzer. Hierfür muss über das Modul App Akten-Sender der Export an die App mit der Option Adressdaten senden durchgeführt werden.

Der Aufruf der Adressen kann in der E-Akte App über das entsprechende Icon oben rechts in der Kopfzeile erfolgen.

Die Adressen in der Liste können durch die alphabetische Navigation rechtsseitig angesteuert werden.

Oberhalb der gesamten Liste kann über die Suchzeile durch die Eingabe eines Suchbegriffs nach bestimmten Kontaktdaten gesucht werden.

Die Kontaktdaten einer Adresse können per Touch auf diese Zeile aufgerufen und direkt angesteuert werden.

Bei Touch auf die E-Mail-Adresse wird eine neue E-Mail an den Adressaten geöffnet.

Neu:

Die neuen Tatbestände RVG ab 01.01.2021 können nun in die Schnellauswahl übernommen werden.

Zweck:

Im Rahmen der Einführung des KostRÄG 2021 wurde das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz RVG in RA‑MICRO angepasst.

Auch in der Schnellauswahl wird die Auswahl der verschiedenen Gebührentabellen ermöglicht:

Funktion:

Um die erhöhten Gebührentatbestände zu nutzen, sind diese einmalig über Kanzlei, Modul Einstellungen, Gebühren, Schnellauswahl zur Gebührentabelle RVG hinzuzufügen.

Alle bisher in der Schnellauswahl hinterlegten Tatbestände, die von 7/2013 bis 12/2020 gelten, stehen weiterhin in der Schnellauswahl zur Gebührentabelle RVG bis 12/2020 zur Verfügung:

Neu:

Um die teilweise verschärften gerichtlichen Anforderungen zur ERVV-Konformität im beA Postausgang einerseits erfüllen zu können und andererseits die von Anwendern vielfach beklagte – durch die OCR-Umwandlung der PDF-Dokumente verursachten – Verminderungen der grafischen Dokumentenqualität in der E-Akte möglichst weitgehend zu umgehen, wurde die gesamte Strecke von der Dokumenten-Erstellung im E-Versand der Word-Schnittstelle bis zum beA Postausgang neugestaltet.

Hinweis: Die PDF-Speicherung im OCR-Programm wie Omnipage sollte auf mittlere Qualität eingestellt sein. Dies erhält die Dokumentengröße des Original PDF-Dokumentes, hat aber typischerweise eine Verminderung der grafischen Qualität zur Folge. Die Einstellung hohe Qualität erhält die Dokumentenqualität, hat aber eine Dateivergrößerung bis auf das 20-Fache zur Folge; diese ist wegen der Begrenzung der beA-Sendungsgröße und wegen des Speicherplatzbedarfes der E-Akte nicht im Regelbetrieb nutzbar. Eine weitere Einstellung für bessere Dokumentenqualität bei Omnipage ist unter Extras, Optionen, OCR, Layout-Beschreibung zu finden, standardmäßig ist hier Automatisch eingestellt. Stattdessen soll eine der Optionen gewählt werden, die den Zusatz keine Tabelle enthält:

In den E-Workflow Einstellungen wurde ein neuer Bereich OCR mit vier (zentralen) Einstellungen eingefügt.

1. OCR Erkennung aktivieren

Hier wird (wie bisher) die OCR-Software aktiviert. Dies korrespondiert mit der OCR-Einstellung im Dienste Starter, der OCR-Dienst muss auf mind. einem Arbeitsplatz gestartet sein, um den Dienst ausführen zu können.

2. OCR Erkennung im beA-Postausgang

Die OCR Erkennung für beA-Postausgang ist standardmäßig aktiviert. Dies bewirkt, dass alle PDF-Dokumente, die Grafik enthalten, mit OCR durchsuchbar umgestaltet und neu gespeichert werden.

Die OCR-Umgestaltung der PDF-Datei zieht das Problem der Einbettung der Schriften nach sich, da die OCR die Originalschriften des Dokumentes entfernt. Es reicht nicht, dass irgendeine Schrift eingebettet wird, sondern es müssen die Original-Schriften eingebettet (mitgeliefert) werden, damit das Dokument insbesondere bei Druck im Gericht originalgetreu erscheint. Zu dieser Problematik sind im RA-MICRO Anwenderrundschreiben z. Vers. 2021 ausführliche Darlegungen enthalten. D. h. alle Schriften des Original-Dokumentes müssen am PC-Arbeitsplatz, auf dem der Postausgang läuft, im Zugriff sein, d. h. i. d. R. dort installiert sein.

Praktisch unlösbar wird die Anforderung der Schriften-Einbettung, wenn man fremde Anlagendokumente durchsuchbar macht, da die fremden Schriftarten in der Regel nicht zur Einbettung zur Verfügung stehen werden. Nach allen bisherigen Erkenntnissen aus der Praxis wird die ERVV-Konformität der Anlagen bislang nicht geprüft bzw. beanstandet.

3. OCR Erkennung für E-Akte

Diese Einstellung bewirkt, dass ALLE in die E-Akte gespeicherten Dokumente mit OCR-Software durchsuchbar umgestaltet und neu gespeichert werden. Dies ist insbesondere auch Voraussetzung für die Volltextsuche in den Dokumenten. Zur damit einhergehenden Verminderung der grafischen Darstellungsqualität s.o.

(Eine diese Einstellung ergänzende Programmfunktion ist in Vorbereitung, die rückwirkend jahrgangsweise E-Akten PDF-Dokumente durchsuchbar macht und für die Volltextsuche indiziert).

4. Eigene Dokumente nicht OCR-durchsuchbar machen (obwohl diese Grafiken enthalten)

Um die OCR-Verschlechterung zu vermeiden, kann man eigene Dokumente sowohl bei E-Akten Speicherung als auch im Postausgang von der OCR ausschließen. Bei beA-Sendungen unterlässt man dann im Schriftsatz die Einfügung von durchsuchungspflichtigen Grafiken, wie insbesondere Screenshots und Fotos mit enthaltenen Textzeichen. Bei eigenen Dokumenten in der E-Akte hätte man dann den wohl nicht praxiswichtigen Nachteil, dass solche Grafik-Einfügungen in eigenen Dokumenten enthaltene Textzeichen nicht bei der Suche (Volltextsuche) gefunden werden.

 Neue Einstellung in der Word-Schnittstelle / E-Versand: OCR Erkennung im Postausgang

Die Option ist gewählt, wenn im Dokument im Textspeicher Grafiken enthalten sind (z. B. ein Briefkopf-Logo (diese zu vermeiden in Briefköpfen für beA-Sendungen, ist grundsätzlich empfehlenswert)). Sie ist immer abgewählt, wenn die Einstellung (s. o. 4.) OCR für eigene Dokumente ausgeschlossen ist; dann kann im Einzelfall die OCR aktiviert werden.

Die in den E-Workflow Einstellungen aktivierte OCR-Behandlung kann für das im Textspeicher befindliche Dokument ausgeschlossen werden, wenn eine OCR-Behandlung überflüssig ist, weil es sich bei im Dokument enthaltenen Grafiken nur um Logos, künstlerisch gestaltete Schriftzeichen oder Fotos und Textinhalte handelt.

Es ist auch möglich, im Einzelfall bei im Dokument enthaltenen Grafiken durch das Programm Adobe Acrobat DC manuell am Schreibarbeitsplatz die OCR-Bearbeitung durchzuführen und dann eine nachfolgende erneute, dieses Ergebnis wieder verschlechternde OCR-Bearbeitung im Postausgang auszuschließen.

Neu:

Die RA-MICRO EA Outlook Schnittstelle kann jetzt E-Mails direkt, unter ausschließlicher Verwendung von Microsoft Office Komponenten (MS Word), im PDF-Format speichern.

Zweck:

Die allgemein in RA-MICRO verwendete PDF Speichermethode führte in der Verwendung mit Outlook in Einzelfällen zu nicht optimalen grafischen Ergebnissen.

Funktion:

Für diesen Fall kann unter Kanzlei, Modul Einstellungen, E-Workflow, E-Akte/Speichern auf die direkte Speichermethode umgestellt werden.