Neu:

vOffice Statusänderung und Besucheranzeige im Hauptmenü (PD).

Funktion:

Wurde vOffice im Hauptmenü (PD) eingerichtet, nimmt das vOffice-Icon die Farbe des vOffice-Status an, der mit Klick auf das vOffice-Icon angepasst werden kann.

Ein Counter am vOffice-Icon zeigt die Anzahl der wartenden Besucher an, auch wenn vOffice noch nicht gestartet wurde. Die Informationen zu den im vOffice-Warteraum wartenden Besuchern werden als erweiterter Tooltip für die vOffice-Kachel im Hauptmenü (PD) angezeigt.

Neu:

Die E-Akte App ist die kostenlose mobile Ergänzung exklusiv für Kanzleien, Rechtsanwälte und Gerichtsreferendare für die vereinfachte elektronische Fallbearbeitung. Alle erforderlichen Akten und Termine sind auf dem mobilen Endgerät (iPad) stets dabei.

Funktion:

Die Kopplung der App mit dem RA-MICRO Benutzer (Schnittstelle zur/von der RA-MICRO Kanzleisoftware) erfolgt einmalig, komfortabel sowie sicher verschlüsselt in der RA-MICRO Benutzerverwaltung. Eine aufwendige Eingabe von Zugangsdaten in der App ist nicht erforderlich.

Der universelle und sichere Versand von E-Akten zum iPad ist aus dem RA-MICRO App Akten-Sender heraus möglich. Zusätzlich kann bei Bedarf direkt vom Mobilgerät eine Akte aus dem RA-MICRO Datenbestand angefordert werden.

Die Oberfläche wurde übersichtlich in einer Stapel-Optik – bestehend aus 6 verschiedenen Akten-Stapeln – gestaltet. Der Anwender kann sich eine eigene Übersicht durch individuelle Gestaltungsmöglichkeiten schaffen (Veränderung der Stapelfarbe). Eine optionale Umbenennung der Stapel-Überschriften Prio 1, Prio 2 und Prio 3 ist möglich. Weiterhin können die Stapel durch Verschiebung individuell positioniert werden. Weiteres Highlight ist die Gestaltungsmöglichkeit des Hintergrunds bzw. des Deckblatts durch Wahl aus verschiedenen Holzoptiken, Art-Covern oder eigenen Bildern.

Unter Beachtung ggf. verwendeter Datenpools können Akten, Fristenakten, Terminsakten sowie der eigene Postkorb empfangen werden. Grundlage ist stets der manuelle Export aus dem App Akten-Sender.

Zusätzlich gibt es eine Kalender-Wochenübersicht (rückseitig zur Stapelansicht der Akten). Diese gibt Auskunft über die anstehenden Termine der aktuellen Woche. Auch hier ist der direkte Aufruf der dem Termin zugeordneten E-Akte möglich, um sich einen schnellen Überblick zum Vorgang verschaffen zu können.

Die Dokumente der E-Akte sowie deren Anlagen werden übersichtlich und mit Inhaltsverzeichnis dargestellt und können schnell durchblättert oder direkt angesteuert werden. Verfügungen/Notizen, Dokumentenkennzeichen und Rubriken, die den Dokumenten zugeteilt wurden, werden ebenso in der E-Akte der App dargestellt.

Die E-Akte App empfängt über zwei mögliche optional zu verwendende Versandwege aus der RA‑MICRO Kanzleisoftware (App Akten-Sender):

Der Import der aus der RA-MICRO Kanzleisoftware gesandten Akten/Dokumente erfolgt in der App bei Touch auf das Synchronisationsrädchen oben links wahlweise per ELAN innerhalb oder per RA‑MICRO Sync außerhalb der Kanzlei.

Neu:

Die RA-MICRO Dialoge Speichern in E-Akte, Drucken, Druckdatei speichern, E-Versand wurden um die Buttons Verfügung, Notiz, Wiedervorlage sowie Symbol-Buttons SClip Sprachnachricht und E-Brief-Rotzettel erweitert.

Funktion:

Eine SClip Sprachnachricht wird mit dem zu speichernden Dokument in die E-Akte gespeichert.

Für Aufnahme und Wiedergabe von SClips sind im Windows Betriebssystem aktive Audio Aufnahme- bzw. Ausgabegeräte erforderlich.

Das zu speichernde Dokument kann per E-Brief Rotzettel an Beteiligte versandt werden.

Im Verfügungsfenster können auch mehrere Verfügungen an verschiedene Postkörbe erfolgen.

Neu:

Im Postkorb und der E-Akte können die technischen Dateianhänge, wie z. B. qualifiziert elektronische Signaturen und Strukturdatensatz-Dateien zu beA-Nachrichten ausgeblendet werden.

Zweck:

Durch das Ausblenden der technischen Dateianhänge werden der Postkorb und die E-Akte auf die vom Benutzer lesbaren Dateien reduziert und die Übersicht der E-Akte erhöht.

Funktion:

Mit aktivierter Einstellung Technische Dateianhänge ausblenden in den Einstellungen E-Workflow, E-Akte, Anzeige werden Dateien mit den Dateiendungen *.pkcs7 und *p7s sowie xjustiz_nachricht*.xml-Dateien nicht als Anhänge der beA-Nachricht dargestellt.

Aktivierte Einstellung:

Deaktivierte Einstellung:

Über den Kontextmenüeintrag Technische Dateianhänge einblenden in der E-Akte können diese Dateianhänge temporär wieder angezeigt werden. Das Einblenden der Dateianhänge kann über den Aktenknoten, einen Unterordner oder ein Dokument erfolgen:

Neu:

Mit einer neuen Schaltfläche im Adressfenster kann das Online Mandantenkonto (OMK) zu einer Mandantenadressnummer aktiviert/deaktiviert werden.

Zweck:

Sicherer Internet-Kommunikationszugang für Mandanten.

Funktion:

Mit einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein Fenster zur Aktivierung/Deaktivierung des OMKs.

Bei der Aktivierung wird im Anschluss eine Einladungsmail mit Übermittlung der als Zugangs-PIN dienenden Mandanten-Adressnummer und einem Zugangslink zum OMK erzeugt und als E-Mail versandt. Die Mail-Textvorlage ist der Standardtextbaustein Textomka1:

Unsere Kanzlei bietet ausgewählten Mandanten einen sicheren Internet-Kommunikationszugang, genannt Online Mandantenkonto.

Das Online Mandantenkonto bietet die Möglichkeit, unserer Kanzlei einfach und sicher Mandatsaufträge über das Internet zu erteilen.

Dieser Online Dienst wird gehostet von der RA-MICRO Software AG, dem deutschen Marktführer für Anwalts-EDV.

Bitte loggen Sie sich mit dem nachfolgenden Link mit einem PC in Ihr Online Mandantenkonto ein:
[Link OMK Kanzlei Muster]

Geben Sie im Login Ihre PIN [Mandantennummer] ein.

Neu:
Das RA-MICRO Online Mandantenkonto (OMK) ist ein sicherer Internet-Kommunikationszugang für Mandanten.

Zweck:
Das OMK bietet in der derzeitigen ersten Ausbaustufe die Möglichkeit, unkompliziert und produktiv Mandate in einfachgelagerten Sachverhalten zu erteilen.

Funktion:
Über Neues Mandat können weitere Mandate online erteilt werden: Ein Webformular als digitaler Mandatsaufnahmebogen, über den Mandanten persönliche und fallbezogene Stammdaten selbst online erfassen können. Die eingegebenen Daten werden sicher verschlüsselt und elektronisch an die RA-MICRO Kanzleisoftware gesandt und dort automatisiert für die Anlage einer neuen Akte verarbeitet.

Zusatzblätter, die für die Bearbeitung eines Falles erforderlich sind – wie z. B. Vollmachten – können für den Download zur Verfügung gestellt werden.

Sofern ein DASD-Abonnement (https://www.anwaltssuchdienst.de) vorhanden ist, werden neben dem Bereich der Kanzlei auch die Rechtsanwälte einzeln angezeigt. Über Weitere Informationen erfolgt eine Weiterleitung in das Anwaltsprofil. Der DASD ist die kostengünstige Werbeplattform von RA-MICRO zur Präsentation der Kanzlei, ihrer Schwerpunktgebiete und Kompetenzen. Außerdem werden mit bestehendem Abo Profilbild und Rechtsgebiete auch im OMK angezeigt.

Neu:

Wie in der RA-MICRO Word-Schnittstelle können nun auch im Textfeld von Outlook linksbündig Textbausteine, insb. auch Kurzbrieftexte und Grußformeln, eingelesen werden. Zudem können Briefköpfe von E-Briefen verwendet werden.

Zweck:

Das Verfassen einer neuen E-Mail ist durch die bekannten Aufrufmöglichkeiten von bereits vorhandenen oder neu erstellten Textvorlagen über Sternchen-Befehle effizienter und komfortabler.

Funktion:

Nach Eingabe eines Sternchen-Befehls, z. B. *textl1 für das Einfügen eines Kurzbrieftextes und Enter, wird der Textbausteininhalt in das E-Mail-Fenster eingelesen. Die Eingabe des *E-Befehls kann genutzt werden, um Briefköpfe von E-Briefen einzulesen und eine entsprechende E-Mail zu erstellen. Mittels Eingabe einer Sternchen-Befehlskette, z. B. *E7/20*textl1*texts1, kann ein komplettes Anschreiben zur Akte bestehend aus Briefkopf, Kurzbrieftext und Grußformel generiert werden.

Über das Einstellungsmenü können die Einstellungen der Textbausteine aus Word eingesehen und für die Anwendung in der Schnittstelle Outlook geändert werden.

Über das Einstellungsmenü können die Einstellungen der Textbausteine aus Word eingesehen und für die Anwendung in der Schnittstelle Outlook geändert werden.

Neu:

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben wurden in Lohn/Gehalt zum 01.01.2021 nachstehende Änderungen vorgenommen:

1. Anpassung der Gehaltsabrechnung nach Lohnsteuertabellen 2021 und Änderungen der Bemessungsgrundlagen für die Sozialversicherung.

2. Versand der Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung.

Zweck:

Änderungen ermöglichen die korrekte Erstellung der Abrechnung, Meldungen und Bescheinigungen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.

Funktion:

Nach einer erfolgreichen Protokollabholung ist das nochmalige Versenden der Lohnsteuer­bescheinigung 2020 nicht mehr möglich. Das hat zur Folge, dass auch keine Neuberechnung des Gehalts für diesen Zeitraum durchgeführt werden kann.

Die Lohnsteuerbescheinigung 2020 sollte daher erst übermittelt werden, wenn alle Berechnungen noch einmal geprüft und korrekt durchgeführt wurden. Es wird eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt:

Für evtl. anfallende Nachberechnungen oder Nachzahlungen muss außerhalb von
RA-MICRO eine Anzeige nach § 41 c EStG erfolgen.

Neu:

Die Checkliste Corona-Steuerhilfe listet auf, in welchen Akten zu viel Umsatzsteuer gezahlt worden sein könnte.

Zweck:

Wegen des Zweiten Corona-Steuerhilfegesetzes galt vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 ein Steuersatz von 16% USt. Wurden zu 19% USt. versteuerte Zahlungen als Gebührenguthaben gebucht und auf eine Rechnung zu 16% USt. verrechnet, so hat die Kanzlei die Differenz der Umsatzsteuer zu viel entrichtet. In einer Übersicht werden alle Akten aufgelistet, in denen Umsatzsteuer angefallen ist und vom Finanzamt wegen der Umsatzsteuersenkung im 2. Halbjahr 2020 zurückverlangt werden kann.

Funktion:

Über das Modul Aktenkonto kann für Fibu I – Anwender die Checkliste Corona-Steuerhilfe aufgerufen werden. Diese ist ebenfalls über die Toolbar der Mandatssaldenliste verfügbar.

Die Checkliste Corona-Steuerhilfe listet per Knopfdruck alle Aktenkonten auf, in denen möglicherweise zu viel Umsatzsteuer entrichtet wurde und in denen das USt.-Gebührenguthaben noch nicht vollständig umgebucht worden ist. Ist eine vollständige Umbuchung erfolgt, wird die Zeile Corona-Steuerhilfe im Aktenkonto und damit auch in der Checkliste Corona-Steuerhilfe nicht mehr angezeigt. Die von RA-MICRO empfohlene Vorgehensweise zur Umbuchung wird in den FAQs beschrieben.

Die Liste kann nach Aktennummer und Datum eingegrenzt werden. Per Klick auf die blau unterlegte Aktennummer gelangt der Anwender direkt in das Aktenkonto Fenster der jeweiligen Akte.

Zur weiteren Auswertung kann die Liste gedruckt oder nach Excel exportiert werden.

Neu:

In Buchungen E-Import gibt es nun die Option des MT940 Sammel-Imports.

Zweck:

In einer MT940 Sammel-Datei enthaltene Umsätze können automatisch den jeweiligen Finanzkonten zugeordnet werden.

Funktion:

Enthält eine Datei Umsätze zu mehreren Kontonummern, so kann die Funktion MT940 Sammel-Import ausgewählt werden. Nach Bestätigung der anschließenden Abfrage erfolgt die automatische Übernahme der Umsätze in die jeweiligen Finanzkonten.