Neu:

Im Aktenvorblatt wurde im Bereich der Zusatzblätter ein neues Formular für die Hinweise zum Datenschutz zur Verwendung gegenüber den Mandanten eingebunden.

Zweck:

Seit dem 25.05.2018 gilt die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Mandantschaft wird mit dem Formular entsprechend unterrichtet und kann der elektronischen Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten zustimmen.

Funktion:

Über Akten, Aktenvorblatt kann nun im Bereich der Zusatzblätter das neue Formular Hinweise DSGVO gewählt, optional gedruckt und der E-Akte hinzugefügt werden.

Hierfür setzen wir voraus, dass der Textbaustein über Kanzlei, Standardtexte/Textbaustein­aktualisierung für das Aktenvorblatt zur Verfügung gestellt wurde. Dazu erfolgt nach Auswahl der bei Installation von RA-MICRO gewählten Wir- bzw. Ich-Form der Textbausteine

der Aufruf der Maske Textbausteinaktualisierung WIR- bzw. ICH-Texte. Dort kann der neue Textbaustein als TEXTZB8.rtf.neu gewählt und übernommen werden.

 

Neu:

Im Aktenregister können Adressen über die Spalte Bet. (Beteiligte) gelöscht werden.

Funktion:

Über das Aktenregister und Klick auf den Editierbutton in der Spalte Bet. wird die Maske Aktenbeteiligte aufgerufen. Mit Rechtklick auf den Beteiligten wird über Adresse bearbeiten die Adresse im Adressfenster aufgerufen.

Im Adressfenster besteht nun die Möglichkeit, die Adresse zu löschen. Dies geschieht über die gleichnamige Schaltfläche.

Sobald auf Löschen geklickt wird, blinkt der Rahmen der Schaltfläche Löschen blau auf und zeigt dadurch an, dass die Funktion aktiviert wurde. Wird das Adressfenster nun mit der Schaltfläche bestätigt, folgt eine Sicherheitsabfrage, ob die Adresse wirklich gelöscht werden soll.

Sobald die Abfrage Adresse löschen bestätigt wird, werden Vor- und Nachname im Aktenregister aus den Spalten Mandant, Gegner oder Beteiligter 3 entfernt, sofern diese Adresse dort verwendet wurde.

 

Neu:

Bei aktiver Einstellung E-Akte archivieren in den Einstellungen Akten im Bereich Aktenablage, werden die in den jeweiligen Programmeinstellungen aktivierten und für die E-Akten Archivierung relevanten Einstellungen in den Ablageoptionen zur abzulegenden Akte informativ angezeigt.

Ferner erfolgt die Archivierung von Druck-/Briefdateien sowie Dokumenten im Textverzeichnis ohne vorherige automatische Speicherung in die E-Akte, wenn in den Format-Einstellungen für die E-Akte (Einstellungen E-Workflow, E-Akte/Anzeige) die Einstellung Dokumente zusätzlich zum PDF im Originalformat speichern aktiv ist.

Zweck:

Durch die ausführlichere Beschreibung der für die E-Akten Archivierung wirksamen Programm­einstellungen in den Ablageoptionen erhöht sich die Transparenz der Auswirkung auf die Archivierung.

Werden Druck-/Briefdateien sowie Dateien im Textverzeichnis gem. Grundeinstellung im PDF- und im Originalformat gespeichert und werden diese Dokumente vor Ablage der Akte nicht als endgültige Fassung in die E-Akte gespeichert, bleiben diese Dokumente als solche bestehen. Sie werden dem E-Akten Archiv hinzugefügt und vom ursprünglichen Speicherverzeichnis in den Ordner <Archivlaufwerk:>\ra\ea-archiv\gelöscht verschoben. Bei Reaktivierung der Akte und der damit verbundenen Wiederherstellung des Archivs in der E-Akte können Druck-/Briefdateien und Dokumente im Textverzeichnis weiterhin geändert und überschrieben werden.

Funktion:

Alle für die E-Akten Archivierung relevanten Einstellungen werden informativ in den Ablageoptionen angezeigt und näher beschrieben. Zusätzlich stehen Info-Points zur Verfügung, die die Funktionalität der einzelnen Einstellungen erläutern.

Geändert werden können diese zentral für alle Benutzer wirkenden Einstellungen von einem Benutzer mit Verwalterrechten in den Einstellungen Akten und in den Einstellungen E-Workflow:

Ist z. B. die E-Workflow Einstellung Dokumente zusätzlich zu PDF im Originalformat speichern aktiv, werden Druck-/Briefdateien und Dokumente im Textverzeichnis als solche in das E-Akte Archiv übernommen, damit sie – im Falle einer Reaktivierung der Akte – wiederhergestellt und zur weiteren Bearbeitung genutzt werden können. Zuvor wurden diese Dokumententypen im Rahmen der Archivierung automatisch zur E-Akte gespeichert und konnten nach Reaktivierung der Akte nicht überschrieben werden.

Ist die E-Workflow Einstellung Dokumente zusätzlich zu PDF im Originalformat speichern nicht aktiv, bleibt es dabei, dass Druck-/Briefdateien und Dokumente im Textverzeichnis im Rahmen der Archivierung ins PDF-Format gewandelt, dem E-Akten Archiv hinzugefügt und aus dem ursprünglichen Speicherverzeichnis gelöscht werden. Bei Reaktivierung der Akte werden diese Dateitypen im PDF-Format in der E-Akte wiederhergestellt.

Neu:

Bei der Aktenanlage auf SQL oder über Akte ändern wurde die Eingabemöglichkeit der Akte-Kurzbezeichnung und Akte-Langbezeichnung in den Aktenstammdaten angepasst.

Die Kurzbezeichnung mit max. 30 und die Langbezeichnung mit max. 50 sind auf max. 80 Zeichen erweitert worden.

Weiterhin wurde in den Aktenstammdaten die Akte-Internbezeichnung hinzugefügt.

Zweck:

Die Akte-Internbezeichnung ermöglicht dem Anwender, interne Vermerke zur Akte zu hinterlegen.

Funktion:

In der Aktensuche ist es nun möglich, über Suchbegriff nach dem in den Aktenstammdaten zur Akte-Internbezeichnung hinterlegten Vermerk zu suchen und Akten entsprechend zu filtern.