E-Workflow und Online Mandats-Aufnahme – mit RA-MICRO lassen sich die Arbeitsabläufe einer Rechtsanwaltskanzlei hervorragend digital abbilden. Komplettiert wird die virtuelle Kanzleiorganisation mit vOffice, das digitale Kommunikation und Teamwork ermöglicht. Mit vOffice können vertrauliche Gespräche verschlüsselt und ohne zwischengeschaltete Server per Video oder Audio geführt werden.

Diese Werkzeuge der virtuellen Kanzleiorganisation können im vOffice Warteraum optimal zusammengeführt werden. Integriert die Kanzlei dort ihre Website mit der Online Mandats-Aufnahme, können Mandanten bereits im Warteraum ihre Angaben hinterlegen und sicher verschlüsselt in die Kanzlei senden, wo sie direkt in die RA-MICRO Kanzleisoftware übernommen werden. So liegt die digitale Akte der Rechtsanwältin oder dem Rechtsanwalt zu Beginn des Gesprächs mit dem Mandanten bereits vollständig vor.

Über vOffice kann dem Mandanten während der Besprechung sicher verschlüsselt auch die erforderliche Vollmacht vorgelegt und unterschrieben zurückgesandt werden. Kurzum: Über vOffice lässt sich der Mandantenbesuch so abbilden, als ob der Mandant in der Kanzlei wäre. Zudem sind termingenaue Einladungen möglich, in Kürze sogar als PayCall gegen Vorkasse. Es entfallen für alle Beteiligte lediglich Aufwand und Zeit, die mit einem realen Besuch in der Kanzlei verbunden sind.

Mitte Juli hat die WesRoc GbR – entstanden aus den Unternehmen Westernacher Solutions GmbH und Rockenstein AG – planmäßig den Betrieb des beA-Systems von der bisherigen Betreiberin Atos GmbH übernommen. Die BRAK hat im Vorfeld der Betriebsübernahme ein Sicherheitsgutachten beauftragt. Das Ziel dieser IT-Sicherheitsprüfung bestand darin, im Rahmen des Betriebsübergangs eine bessere und nachhaltigere Basis für die Beschreibung des Sicherheitskonzepts und für die Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen zu erreichen.

Die beauftragte secuvera GmbH, ein BSI-zertifizierter Sicherheitsdienstleister und Prüfstelle, hat im Rahmen dieser Sicherheitsüberprüfung die fortgeschriebenen und angepassten Anteile des IT-Sicherheitskonzepts untersucht. Dabei lag der wesentliche Kern der Untersuchung auf dem Betrieb der zentralen Infrastruktur. Die Clientkomponenten sowie das Verschlüsselungskonzept waren nicht Gegenstand der Prüfung.

Bei der Untersuchung wurde u. a. die Dokumentationslage, aber auch die konkreten Konfigurationen vor Ort überprüft. Ebenso fand ein Penetrationstest der extern erreichbaren Schnittstellen aus Sicht eines anonymen Angreifers statt. Es wurden 6 Befunde mit hohem und 8 Befunde mit mittlerem Risiko eingestuft, von denen der Großteil noch während der Begutachtung verbessert werden konnten. Darüber hinaus wurden 2 Anmerkungen und 3 Verbesserungen gefunden.

Im Ergebnis wurde der Infrastrukturumgebung des beA-Systems eine hohe Güte attestiert. Die Abläufe sind auf einem sehr belastbaren Sicherheitsniveau. Zusammenfassend konnte im Rahmen der Prüfung kein Risiko für die Sicherheit der beA-Anwendung durch den Betriebsübergang identifiziert werden. Die Gutachter empfahlen eine zielgerichtete und weitere Bearbeitung der noch offenen Befunde.

Das vollständige Gutachten kann auf der beA-Informationsseite der BRAK abgerufen werden: https://bea.brak.de/sicherheit-im-bea/

Das Bundesjustizministerium hat den Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Justizkosten- und des Rechtsanwaltsvergütungsrechts veröffentlicht (Kostenrechtsänderungsgesetz 2021–KostRÄG2021). Er sieht vor, zu 2021 und somit acht Jahre nach der letzten Reform die Gebühren insbesondere der Rechtsanwaltsvergütung anzuheben. Entsprechend den Forderungen aus den Anwaltskammern begründet der Entwurf die Änderungen mit der Teilhabe an der wirtschaftlichen Entwicklung sowie als Reaktion auf gestiegene Kosten im Kanzleibetrieb.

Kern der Reform soll eine zehnprozentige (lineare) Erhöhung der RVG-Gebühren sein. Daneben finden sich verschiedene punktuelle Anpassungen, u.a. weitere zehn Prozent Erhöhung in sozialrechtlichen Mandaten sowie Anhebungen im Bereich der Kindschaftssachen. Damit realisieren sich die Reformvorschläge aus dem Eckpunktepapier der Justizministerkonferenz. Weitere Informationen bietet die Bundesrechtsanwaltskammer.

Die Corona-Pandemie hat dem digitalen Wandel der Unternehmenskultur eine Schubkraft verliehen, die bisherige politische Maßnahmenpakete nicht erreichen konnten. Das Leibniz-Institut für Wirtschaftsforschung geht davon aus, dass die Corona-Krise in über der Hälfte aller Unternehmen in Deutschland eine spürbare Umstellung auf digitale Abläufe ausgelöst hat.

Gleichwohl betont das Münchner Marktforschungsinstitut die weiterhin vorhandenen Potentiale. Erst ca. ein Drittel der Unternehmen setzt auf Videokonferenzlösungen wie vOffice, um die Kommunikation intern und mit Externen zu erleichtern. Auch Digitalisierung und E-Learning seien Gewinner. Beide Bereiche fördert RA-MICRO mit der Kanzleisoftware und dem umfangreichen Online-Schulungsangebot bereits seit Jahren.

Weitere Informationen zu Homeoffice und Digitalisierung finden Sie auch in unserer Musterkanzlei.

vOffice ist um die Funktion des „Warteraums“ erweitert worden. Damit können tradierte Aufenthalte im Empfangsbereich durch die digitale Variante vereinfacht werden, was wertvolle Vorteile der Zeitersparnis und des Customizings verspricht:

Der Video-Gesprächspartner wird zunächst in den digitalen vOffice Empfangsbereich geleitet. Der Mandant kann sich dort über die Kanzlei individuell informieren. Modalitäten wie Formulare oder die Koordination mehrerer Teilnehmer können zeiteffizient im Empfangsbereich vorbereitet werden.

Informieren Sie sich in unserem neuen Film über weitere Vorteile.

Schon vor dem Corona-bedingten Lockdown erfreuten sich die vCloud Lösungen aus der RA-MICRO Unternehmensgruppe einer großen Nachfrage. Begründet wurden die Entscheidungen, in die vCloud zu gehen, primär mit der gewünschten Unabhängigkeit von physischer Hardware in der Kanzlei bzw. der Entlastung von der Verantwortung, diese ständig in Betrieb und aktuell zu halten. Immer häufiger war aber auch der Wunsch, außerhalb der Kanzleiräume mit einer guten Performance mit RA-MICRO und DictaNet arbeiten zu können, um z. B. flexiblere Arbeitszeitmodelle anbieten zu können.

Mit den ersten Lockdowns ist der Bedarf nach Fernzugriffmöglichkeiten sprunghaft gewachsen. Die erfreuliche Nachricht ist, dass wir alle anfragende Kanzleien zeitnah mit entsprechenden Anlagen ausstatten konnten.

Es deutet sich an, dass viele Unternehmen über Corona hinaus auf Homeoffice setzen werden. Zu den betriebswirtschaftlichen Gründen auf Unternehmensseite kommt ein zunehmendes Interesse für Homeoffice-Möglichkeiten bei Bewerbern (vgl. faz.net vom 13.07.20). Auch in Kanzleien hält dieser Wandel Einzug und kann durch die flexiblen Möglichkeiten von RA-MICRO vCloud optimal unterstützt werden.

Ergänzt wird vCloud durch das virtuelle Büro vOffice, das reales Büro und Homeoffice zum virtuellen Büro kombiniert. vOffice bietet u. a. eine sicher Ende-zu-Ende-verschlüsselte Videokommunikation und ein interaktives Organigramm, um das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit dem Unternehmen auch im Homeoffice zu garantieren. Aktuell ergänzt wurde ein virtueller Warteraum für Mandanten mit individueller Warteraumgestaltung. Zeitnah wird die Möglichkeit, Beratungstermine über vOffice vertraulich per Video erst gegen bezahlte Vorauszahlung anzubieten, integriert werden.

Auf der RA-MICRO Website finden Sie weitere Informationen zu vOffice und vCloud. Gerne stehen wir Ihnen – auch per vOffice – für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

Das neue RA-MICRO vOffice ist Thema in der aktuellen Ausgabe des Legal Tech-Fachmagazins REthinking Law. Ausgehend von der Frage, welche innovativen Software-Lösungen den Kanzleien und Unternehmen schon heute das Arbeiten erleichtern, berichten auch Early Adopter von ihren Erfahrungen.

Im Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit vOffice Ihr Büro und Homeoffice zum virtuellen Büro integrieren. Die Firmenstruktur und der Mitarbeiterzusammenhalt bleiben dabei durch ein interaktives Organigramm und eine sicher Ende-zu-Ende-verschlüsselte (Video-)Kommunikation jederzeit präsent.

Zur aktuellen Ausgabe der REthinking Law.

In vielen Bundesländern hat die Ferienzeit begonnen. Dabei stellt sich im Zusammenhang mit der Organisation und Vorbereitung des Jahresurlaubes für viele Kolleginnen und Kollegen auch die Frage: Wer übernimmt während des Urlaubes die Überwachung des elektronischen Posteingangs im beA?

Grundsätzlich gilt für die passive Nutzungspflicht des beA während des Urlaubs das Gleiche wie auch in der analogen Welt: Nach § 53 BRAO hat der Rechtsanwalt bei einer Urlaubsabwesenheit von länger als einer Woche für eine Vertretung zu sorgen. Eine Anzeige über die Vertreterbestellung gegenüber der zuständigen Rechtsanwaltskammer gemäß § 53 Abs. 6 BRAO dürfte in vielen Fällen jedoch nicht ausreichend sein, denn die Bundesrechtsanwaltskammer räumt nach § 25 Abs. 3 RAVPV dem Vertreter für die Dauer seiner Bestellung nur einen beschränkten Zugang zum beA des urlaubsabwesenden Kollegen ein.

Gemäß § 25 Abs. 3 S. 2 RAVPV ist für den Urlaubsvertreter lediglich der Absender und der Eingangszeitpunkt einer Nachricht einsehbar, nicht jedoch der Betreff, der eigentliche Nachrichtentext sowie die Anhänge der Nachricht selbst.

Damit der Vertreter in der Lage ist, Nachrichten zu öffnen und Anhänge zur Kenntnis zu nehmen, um im Bedarfsfall seine Rolle als Urlaubsvertreter auch umfassend wahrnehmen zu können, muss ihm der abwesende Kollege zuvor entsprechende Rechte in der Benutzerverwaltung des beA-Webzugangs einräumen.

Wie dabei vorzugehen ist, erläutert der beA-Newsletter der BRAK vom 02.07.2020.

Wenn Sie bereits mit der beA-Schnittstelle von RA-MICRO arbeiten, ist darauf zu achten, dass für den urlaubsabwesenden Kollegen innerhalb der gleichen Kanzlei das beA-Postfach auch im RA-MICRO E-Posteingang eingerichtet und mit dem entsprechenden Zugriffsrecht ausgestattet ist. Alternativ können die beA-Eingänge vom zugangsberechtigten Sekretariat abgerufen und zur weiteren Bearbeitung an das beA-Postfach des Vertreters weitergeleitet werden. So ist es möglich, eEBs auch während der Abwesenheit des Kollegen über die RA-MICRO beA-Schnittstelle der BRAK zu bearbeiten sowie Anträge auf Schriftsatzverlängerung etc. zu stellen.

Weitere Informationen zur Nutzung der beA-Integration in RA-MICRO finden Sie in der RA-MICRO Online-Hilfe.

Dank der direkten Integration eines modernen Helpdesk-Systems in die RA-MICRO Kanzleisoftware konnte das kurzfristig auf den 1.7.2020 durchgeführte Programmupdate mit der Version 2020.1 gleichzeitig an alle Anwenderkanzleien sehr gut bewältigt werden. Das Helpdesk-System verstärkt die Kapazität der Support-Erledigung durch Einbindung von Chat und E-Mail in einen Ticket-Workflow. Von der Anwenderschaft wurde diese Neuerung gut angenommen. Binnen weniger Tage konnte dadurch das bei einem gleichzeitigen Update an alle Anwender naturgemäß vervielfachte Supportaufkommen mit langen Support-Wartezeiten abgebaut und das Supportaufkommen auf ein übliches Maß reduziert werden.

So wurde das Supportaufkommen am 14.7.2020 von rund 500 Supportanfragen, davon 300 E-Mail-/Textanfragen, 100 Chatanfragen und 100 Telefonanfragen bearbeitet. Die Wartezeiten im Telefonsupport, die regelmäßig auf der RA-MICRO Homepage/Support veröffentlicht werden, haben im Durchschnitt wieder das Niveau üblicher kurzer Wartezeiten erreicht.

Autor: RA Dr. Peter Becker

Mit Inkrafttreten des 2. Corona-Steuerhilfegesetzes zum 01.07.2020 wurde die Mehrwertsteuer vorübergehend von 19% auf 16% bzw. von 7% auf 5% reduziert. Die in der RA-MICRO Kanzleisoftware erforderlichen Anpassungen sind umgesetzt.

Das Fachteam Fibu hat die häufigsten Fragen zur Handhabung im Programm zusammengefasst und als FAQ online gestellt. Diese FAQ werden fortlaufend ergänzt sowie aktualisiert und bieten eine gute Informationsmöglichkeit für den Anwender in der täglichen Arbeit.

Zu den RA-MICRO FAQ.