Auch beim Thema Diktieren und Spracherkennung stellt sich die Frage nach der Sicherheit der Daten. Vor allem wenn beides im anwaltlichen Umfeld eingesetzt wird – hier muss der berufsrechtliche Vertrauensschutz des Mandats gewahrt werden.

Mit DictaNet können Diktate und Dokumente unter Wahrung des Datenschutzes von jedem Ort in die Kanzlei gesendet werden. Für die Übertragung wird entweder der kanzleieigene verschlüsselte Exchange Server oder ein SSL-verschlüsseltes IMAP-Konto verwendet. Zudem wird jede Datei noch einmal zusätzlich mit einer 256-Bit-AES-Verschlüsselung gesichert.

Die DictaNet-Software nutzt dabei ausschließlich Techniken, die im Zugriffsbereich des Anwaltes liegen, sodass eine gesonderte Datenverarbeitungsvereinbarung nicht erforderlich ist. Durch die verschlüsselte Diktat-/Dokumentenspeicherung im Kanzlei-Netzwerk ergibt sich ein lückenlos sicheres System zum Schutz der sensiblen Mandantendaten. Die Spracherkennung findet ebenfalls ausschließlich im eigenen Zugriffsbereich statt. Spracherkannter Text wird sicher verschlüsselt automatisch an das Mobilgerät zurückgesendet.

Auch andere Daten können aus der Kanzlei dank des sicheren Übertragungsweges auf das Mobilgerät übermittelt werden. Möglich ist das für allerlei Dokumentarten wie Excel-Dateien und PowerPoint-Präsentationen, Textnachrichten oder Fotos. Die Funktion „Diktieren auf das Dokument“ ermöglicht es, diese Dateien dann wiederum zur Ansicht als Basis für ein Diktat zu verwenden und als Einheit wieder zurück zu senden. Auf diese Art kann beispielsweise eingescannte Eingangspost unterwegs mit einem Diktat versehen werden, ohne dass Daten ungesichert per Mail zwischen Kanzlei und Smartphone gesendet werden müssen.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Musterkanzlei.