Akten: Aktenwächter

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Neu:

Im Modul Akten steht die neue Programmfunktion Aktenwächter zur Verfügung. Die Einrichtung des Aktenwächters erfolgt unter Kanzlei im Dienste Starter als Kanzlei-Dienst.

Zweck:

Der Aktenwächter prüft die laufenden Akten auf Wiedervorlagen, überwacht die Akten zusätzlich auf Ereignisse und erfasst automatisch eine Wiedervorlage.

Funktion:

Der Aktenwächter wird als Kanzlei-Dienst am eingestellten Tag des Kalendermonats bei den gewählten Benutzern automatisch gestartet und ausgeführt. Ereignisse werden als Wiedervorlage eingetragen und können in Termine/Fristen in der Wiedervorlagenliste angezeigt werden.

Der Aktenwächter prüft die laufenden Kanzleiakten für folgende Bereiche und vermerkt eine Wiedervorlage:

1. Akten ohne zukünftige Wiedervorlage:

In laufende Akten ohne Wiedervorlage wird eine neue Wiedervorlage eingetragen. Abgelaufene Wiedervorlagen werden vorgetragen und aktualisiert.

2. Zahlungseingänge im Aktenkonto bei Ratenvereinbarung:

Aktenkonten werden auf den Eingang vereinbarter Zahlungen innerhalb der beschlossenen Ratenlaufzeit geprüft. Sind Zahlungen auf Aktenkonten nicht oder nicht in der vereinbarten Höhe eingegangen, wird eine Wiedervorlage eingetragen.

3. Forderungskonten der Zwangsvollstreckung:

Alle laufenden Forderungskonten werden auf Kontobewegungen überwacht. Bei erstmaligem Start des Aktenwächters wird ein 30 Tage zurückliegender Zeitraum geprüft; danach immer bis zur letzten Prüfung rückwirkend. Sind im Konto im durchsuchten Zeitraum keine Buchungen erfolgt, wird eine Wiedervorlage zur Akte eingetragen.

Forderungskonten und Forderungsunterkonten werden auf den Eingang vereinbarter Zahlungen innerhalb der beschlossenen Ratenlaufzeit geprüft. Sind Zahlungen nicht oder nicht in der vereinbarten Höhe eingegangen, wird eine Wiedervorlage eingetragen.

4. E-Akten:

In der E-Akte erfolgt die Überwachung aller laufenden Akten auf neue Dokumente. Die Prüfung auf Eingang von neuen Dokumenten in allen E-Akten erfolgt immer rückwirkend für den gewählten Zeitraum. Sind keine neuen Dokumente eingegangen, wird eine Wiedervorlage zur Akte eingetragen.