Der RA-MICRO E-Workflow im Überblick
Der RA-MICRO E-Workflow ermöglicht bei konsequenter Anwendung eine weitgehend papierunabhängige elektronische Arbeitsweise und damit Kosten- und Arbeitszeitersparnisse. Seine Nutzung ist Voraussetzung für die innovativen mobilen RA-MICRO Anwendungen wie die neue RA-MICRO App, welche über den App Store kostenlos erhältlich ist.
1. E-Postfach / E-Mail Konten
Die wichtigste Grundsatzentscheidung ist die konsequente lückenlose Erfassung aller Daten- und Informationszuflüsse im E-Workflow. Die zentrale Datenerfassung ist das E-Postfach (kurz E-Fach genannt) mit der zu diesem gehörenden E-Mail-Kontenverwaltung. Alle von außen kommenden Informationen (u. a. Dokumentenscans, Faxe, E-Mails, Telefonnotizen, Elektronische Nachrichten des ERV und der E-Versicherungskommunikation) werden in das E-Postfach eingelesen, den E-Akten zugeordnet und in den E-Workflow zur Weiterverarbeitung eingespeist, insbesondere an die E-Postkörbe der Sachbearbeiter weitergeleitet. Die verschiedenen Dateiformate werden auf das universelle PDF-Format egalisiert, das dann eine einheitliche Arbeitsweise und auch die Anbringung von Notizen auf Dokumenten bis hin zum RA Universal E-Workflow (UE Workflow) ermöglicht.
Insbesondere müssen alle mandatsbezogenen E-Mails, über die Informationen zu Kanzleiakten ankommen, in den E-Workflow über die E-Mail Kontenverwaltung in das E-Fach eingelesen werden. Gegebenenfalls müssen vom Anwalt in seinem persönlichen E-Mail-Konto zu Kanzleiakten bearbeitete E-Mails konsequent über CC an das Kanzlei-E-Mailkonto (zwecks Einspeisung in den E-Workflow) geschickt werden. Das E-Fach erkennt übrigens eine im E-Mail-Betreff enthaltene RA-MICRO Aktennummer automatisch.
Die Scanner-Technologie ist heute weit entwickelt und kann sehr einfach und schnell Dokumente in den E-Workflow einspeisen. Die RA-MICRO Stapelscan-Funktion mit einzulegenden schwarzen Trennseiten zwischen Dokumenten, die zu verschiedenen Akten gehören, ermöglicht eine schnelle Stapelverarbeitung (bei entsprechend ungeknickter Vorlagenqualität). RA-MICRO Vor-Ort-Partner bieten Hochleistungsscanner an, die auch die Eingabe der Aktennummer bereits am Scanner für den RA-MICRO E-Workflow ermöglichen.
2. E-Postkorb
Im E-Postkorb lassen sich alle elektronischen Posteingänge, die in RA-MICRO eingespeist wurden, einsehen und bearbeiten. Benutzer mit Verwalterrechten können standardmäßig die Postkörbe aller Benutzer und die des zentralen Postkorbes einsehen. Alle weiteren Benutzer mit dem Programmrecht „Andere Postkörbe bearbeiten“ haben die Möglichkeit, alle vom Verwalter freigegebenen Postkörbe einzusehen und vertretungsweise zu bearbeiten.
Über den E-Postkorb können neue Posteingänge dem Sachbearbeiter direkt in elektronischer Form vorgelegt werden. Gehen im E-Postkorb neue oder besonders eilige Nachrichten ein, wird der Benutzer des E-Postkorbs per Hinweismeldung darüber informiert. Dadurch wird der Benutzer zeitnah auf den Posteingang aufmerksam und kann Dokumente und Verfügungen zügig bearbeiten. Soll ein anderer Benutzer die weitere Bearbeitung übernehmen, werden die Dokumente einfach per Verfügung in einen anderen Benutzer E-Postkorb, optional mit einer begleitenden Notiz, weitergeleitet.
Mit Hilfe des Bearbeitungsstatus können einzelne Dokumente farblich als „erledigt“, „in Bearbeitung“ oder „überfällig“ markiert werden. So können z. B. Fristsachen optisch hervorgehoben werden.
3. E-Akte / WebAkte
Die RA-MICRO E-Akte zentralisiert alle Informationen zu einem Mandat und schafft kosten- und zeitsparende Arbeitsabläufe. Um die Arbeit mit Dokumenten effizient zu organisieren, stellt die E-Akte eine Reihe von unterschiedlichen Funktionen zur Verfügung, mit denen sich die eingescannte Tagespost, die eigenen Schriftsätze, E-Mails etc. komfortabel elektronisch verwalten, bearbeiten und elektronisch versenden lassen.
Bei konsequenter elektronischer Aktenführung stellt die E-Akte eine Abbildung der Papierhandakte dar. Ob in der Kanzlei, zu Hause oder beim Mandanten – mit der RA-MICRO E-Akte sind die wichtigsten Informationen überall dort digital verfügbar, wo sie benötigt werden. Jederzeit – und zugleich für mehrere Nutzer. Ist beispielsweise ein Mandant am Telefon, kann bequem und unkompliziert auf die benötigten Akteninhalte zugegriffen und Auskunft erteilt werden, auch wenn der zuständige Sachbearbeiter im Urlaub oder die Handakte mal wieder nicht auffindbar ist. Das lange Suchen nach der Handakte oder zeitaufwendige Rückrufe gehören mit der E-Akte der Vergangenheit an.
Durch die Anbindung der WebAkte von e.Consult ist auch eine Synchronisation der RA-MICRO E-Akte insgesamt oder in Teilen mit der online, z. B. zur Mandanteneinsicht, verfügbaren WebAkte möglich. Zudem können einzelne Dokumente bequem aus der E-Akte an die WebAkte versandt werden. Der Mandant wird über das neue Dokument sofort per E-Mail informiert.
4. E-Akte Fenster
Das RA-MICRO E-Akte Fenster stellt durch seine touchoptimierte Bedienung ein praxistaugliches Anzeigeprogramm für RA-MICRO E-Akten dar. Es kann sowohl die E-Akten touchoptimiert in der Kanzlei als auch offline, z. B. unterwegs im Gerichtssaal, auf einem Tablet anzeigen. Dabei kann der Nutzer durch horizontales Wischen von Schriftsatz zu Schriftsatz springen und durch vertikales Wischen innerhalb eines Schriftsatzes blättern. Durch Schnittstellen – sowohl zur RA-Box als auch zur Mobil-Box – können E-Akten nicht nur innerhalb der Kanzlei im Netzwerk, sondern auch, wenn man bereits außerhalb z. B. auf dem Weg zum Termin ist, von unterwegs durchgesehen werden.
5. E-Brief / A-Postfach
Überall dort, wo der Empfänger über eine E-Mail-Adresse oder über eine Schnittstellte erreichbar ist, empfiehlt sich der E-Brief als universelles Kommunikationsmittel. In RA-MICRO bestehen derzeit Schnittstellen zum EGVP-Client (Hersteller: Fa. Bremen online services GmbH & Co. KG) und zu RMO VS (RA-MICRO Online-Versicherungskommunikation).
Um den E-Brief zu nutzen, muss zunächst ein E-Mail-Konto in der RA-MICRO E-Mailkontenverwaltung hinterlegt werden. Im nächsten Schritt ist der bereits mitgelieferte Standard-E-Briefkopf an den Kanzleibriefkopf anzupassen. Nach Eingabe der Aktennummer kann der E-Brief über die Beteiligtenauswahl bequem an die dort aufgeführten Aktenbeteiligten über das A-Postfach versandt werden. Optional kann der E-Brief auch als Entwurf oder in den Genehmigungsordner des Sachbearbeiters gespeichert oder zum Signieren in den Signaturordner gestellt werden.
Wie bereits aus der Textverarbeitung in RA-MICRO bekannt, stehen auch im E-Brief Standardtexte sowie Grußformeln zur Verfügung. Alle Texte und Platzhalter können individuell bearbeitet werden. Somit lässt sich der E-Brief mit wenigen Klicks schnell in der RA-MICRO eigenen Art erstellen. Auf Wunsch können Anlagen mit dem E-Brief auch verschlüsselt übersandt werden.
6. RA-MICRO Online Versicherungskommunikation
Über die RA-MICRO Online-Versicherungskommunikation können Deckungsanfragen an die meisten RS-Versicherungen unter Zugriff auf die Aktenstammdaten elektronisch erstellt und übermittelt werden. Die meisten RS-Versicherungen bieten inzwischen die sogenannte vollstrukturierte, also vollständig elektronisch lesbare Deckungsanfrage an. Wählt man diese, müssen über ein in RA-MICRO enthaltenes Formular die wesentlichen Fragen der jeweiligen Versicherung zur Fallbearbeitung kurz ausgefüllt werden. Einen Teil der erforderlichen Daten fügt RA-MICRO bereits automatisch aus den Aktenstammdaten ein. Eine gesonderte Sachverhaltsdarstellung oder zeitaufwendige Rückfragen der RS-Versicherungen entfallen i. d. R. Falls die RS-Versicherung nur eine teilstrukturierte Deckungsanfrage unterstützt, steht Ihnen der E-Brief zur vereinfachten Anfrage wie oben beschrieben zur Verfügung.
Deckungszusagen erteilen die Versicherungen ebenfalls elektronisch. Diese werden direkt über das RA-MICRO E-Postfach oder – je nach Einstellung – auch direkt über den E-Postkorb des RA-MICRO Benutzers abgerufen (i. d. R. binnen 48 Stunden). Im nächsten Schritt kann über den E-Brief zeitnah eine Vorschussrechnung an die RS-Versicherung versandt werden. Eine Überweisung erfolgt dann grundsätzlich binnen sieben Tagen.